S\u00e3o 9 horas da manh\u00e3 de uma segunda-feira e voc\u00ea acabou de chegar ao trabalho. Sua lista de tarefas da semana \u00e9 longa: responder a e-mails, fazer liga\u00e7\u00f5es para clientes, participar de reuni\u00f5es, pesquisar as necessidades de um cliente, escrever uma proposta, atualizar um plano de projeto, ler sobre novos desenvolvimentos em seu campo… a lista n\u00e3o parece ter fim.<\/p>\n\n\n\n
Em quais tarefas\nvoc\u00ea deve se concentrar primeiro?<\/p>\n\n\n\n
A abordagem que\nmuitos de n\u00f3s frequentemente adotamos \u00e9 a verifica\u00e7\u00e3o de tarefas mais f\u00e1ceis de\nconcluir ou que s\u00e3o devidas primeiro, independentemente da import\u00e2ncia – um\nfen\u00f4meno que os estudiosos descrevem como o efeito de “mera\nurg\u00eancia”.<\/p>\n\n\n\n
Em 2018, os\npesquisadores documentaram esse efeito em cinco experimentos nos quais pediram\naos participantes para tomar decis\u00f5es de troca entre tarefas que variavam em\nurg\u00eancia e import\u00e2ncia. As tarefas urgentes expiraram mais rapidamente,\nenquanto as tarefas importantes pagaram mais. Eles descobriram que as pessoas\npreferiam tarefas urgentes a tarefas importantes – mesmo quando essas tarefas\npagavam menos. Parece que prestamos mais aten\u00e7\u00e3o ao tempo quando sentimos como\nse tiv\u00e9ssemos menos dele. Portanto, quando nos sentimos ocupados, temos mais\nchances de favorecer tarefas urgentes e sem import\u00e2ncia.<\/p>\n\n\n\n
Essa tend\u00eancia se\ntorna mais forte quanto mais ocupados somos. Quando temos muitas tarefas para\nexecutar e pouco tempo para realiz\u00e1-las (o que os pesquisadores chamam de\n“pobreza no tempo”), n\u00e3o temos largura de banda para determinar a\nimport\u00e2ncia relativa de cada uma de nossas tarefas. Portanto, voltamos a\nheur\u00edsticas ou dicas em nosso ambiente, como o comprimento da tarefa ou o prazo\nfinal da tarefa, para decidir como priorizar, e nos concentramos no que podemos\nrapidamente tirar de nossa lista para ter mais controle sobre nossas agendas\nocupadas.<\/p>\n\n\n\n
Mas priorizar\nconstantemente tarefas urgentes significa que tarefas importantes que n\u00e3o t\u00eam\nprazo urgente (como atualizar seu curr\u00edculo ou realizar trabalhos criativos)\ns\u00e3o deixadas de lado para mais tarde e mais tarde. Algumas simplesmente nunca\ns\u00e3o terminadas. Quando deixamos de fazer o que \u00e9 importante, geralmente o que \u00e9\nmais importante para n\u00f3s, nos sentimos estressados, sobrecarregados e\ndesmotivados – e as empresas s\u00e3o menos produtivas.<\/p>\n\n\n\n
O que os gerentes\npodem fazer para ajudar os funcion\u00e1rios a combater a tend\u00eancia muito natural de\nadiar para amanh\u00e3 o que n\u00e3o \u00e9 devido hoje? Nossa pesquisa mais recente sugere\numa solu\u00e7\u00e3o simples: pe\u00e7a aos funcion\u00e1rios que reservem um tempo para um trabalho\nimportante, mas n\u00e3o urgente. Chamamos isso de tempo proativo ou pr\u00f3-tempo.<\/p>\n\n\n\n
Para testar essa\nideia, realizamos um estudo com um grupo de 46 funcion\u00e1rios em tempo integral\nda Maritz, uma empresa de servi\u00e7os de marketing e pesquisa de experi\u00eancia do\ncliente nos EUA (onde dois de n\u00f3s trabalhamos). Atribu\u00edmos aleatoriamente\nmetade dos funcion\u00e1rios a uma condi\u00e7\u00e3o pr\u00f3-tempo, onde eles foram instru\u00eddos a\nconfigurar uma sess\u00e3o de planejamento semanal recorrente de 30 minutos em suas\nagendas. Durante esta sess\u00e3o, os funcion\u00e1rios foram solicitados a fazer uma\nlista de suas tarefas de trabalho mais importantes e urgentes, bloquear duas\nhoras em seus calend\u00e1rios por dia durante as pr\u00f3ximas 2-3 semanas e preencher\nesses blocos de calend\u00e1rio “pr\u00f3-tempo” com tarefas importantes, mas\nn\u00e3o urgentes. Dessa forma, quando o per\u00edodo pr\u00f3-tempo dos funcion\u00e1rios come\u00e7ou,\neles j\u00e1 estavam prontos para se concentrar em atividades que envolviam mais\ntrabalho pesado.<\/p>\n\n\n\n
Os outros\nfuncion\u00e1rios foram designados para o nosso grupo de controle – eles n\u00e3o foram\nconvidados a se envolver no procedimento pr\u00f3-tempo e continuaram fazendo o que\nnormalmente fazem no trabalho.<\/p>\n\n\n\n
Antes do in\u00edcio do\nper\u00edodo pr\u00f3-tempo, solicitamos aos dois grupos de funcion\u00e1rios que respondessem\na uma pesquisa de 25 itens que mostrava como eles se sentiam sobre estresse,\nprodutividade, gerenciamento de tempo, carga de trabalho e capacidade de resposta\naos clientes. Seis semanas depois, quando o per\u00edodo pr\u00f3-tempo terminou, pedimos\nque completassem os mesmos 25 itens.<\/p>\n\n\n\n
Ap\u00f3s seis semanas do\nprocedimento pr\u00f3-tempo, os funcion\u00e1rios em nossa condi\u00e7\u00e3o “pr\u00f3-tempo”\nrelataram ser 14% mais eficazes com seu tempo. Eles tamb\u00e9m relataram estar 9%\nmenos sobrecarregados com a carga de trabalho e 12% mais propensos a realizar\nmais, cumprir prazos importantes e realizar tarefas importantes mais\nrapidamente. Por outro lado, os funcion\u00e1rios na condi\u00e7\u00e3o de controle relataram\nser 6% menos eficazes com o tempo, 10% mais sobrecarregados pela carga de\ntrabalho e 4% menos produtivos. Tamb\u00e9m descobrimos que os funcion\u00e1rios que mais\nse beneficiaram com o \u201cpr\u00f3-tempo\u201d foram aqueles que pareciam ser os mais\npressionados pelo tempo.<\/p>\n\n\n\n
Mais relevantes para\nas organiza\u00e7\u00f5es, os funcion\u00e1rios de ambos os grupos responderam igualmente \u00e0s\nsolicita\u00e7\u00f5es dos clientes. O pr\u00f3-tempo n\u00e3o custou um bom atendimento ao\ncliente. Os funcion\u00e1rios do grupo pr\u00f3-tempo tamb\u00e9m se sentiram mais felizes com\no trabalho em geral. (Isso \u00e9 importante, dado que pesquisas recentes fornecem\nevid\u00eancias causais de que os funcion\u00e1rios mais felizes s\u00e3o mais produtivos.)\nEntre os participantes do grupo pr\u00f3-tempo, 84% recomendaram que o m\u00e9todo fosse\nusado em toda a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Estudos adicionais\ns\u00e3o necess\u00e1rios para entender como os funcion\u00e1rios usam seu tempo durante\nper\u00edodos pr\u00f3-tempo, como esses efeitos s\u00e3o duradouros e se existem benef\u00edcios\nfora do trabalho. No geral, nossas descobertas sugerem que ajudar os\nfuncion\u00e1rios a serem intencionais e disciplinados com o seu tempo pode aumentar\no bem-estar, a felicidade e at\u00e9 a produtividade.<\/p>\n\n\n\n
Como usar o pr\u00f3-tempo efetivamente<\/strong><\/p>\n\n\n\n Um participante nos\ndisse: \u201cA principal vantagem para mim ap\u00f3s essas seis semanas \u00e9 parar a\nmultitarefa e focar no in\u00edcio-t\u00e9rmino-seguinte. Tamb\u00e9m gostei muito de desligar\nmeu telefone celular e mensagens instant\u00e2neas por duas horas por dia.\nDefinitivamente continuarei fazendo isso. Todo o conceito levou cerca de uma\nsemana para se acostumar, mas foi f\u00e1cil seguir o processo depois disso. \u201d<\/p>\n\n\n\n Para que o pr\u00f3-tempo\nseja eficaz, ele deve ser livre de distra\u00e7\u00f5es: sem e-mail, sem mensagens de\ntexto. Embora possa ser tentador verificar e-mail e responder a uma solicita\u00e7\u00e3o\nurgente de 1 minuto de um cliente, a pesquisa sugere que esse sentimento de estar\nsempre ativo afeta nossa produtividade; precisamos de tempo para parar de\npensar em uma tarefa antes de podermos mudar totalmente nossa aten\u00e7\u00e3o para a\npr\u00f3xima. Por esse motivo, os empregadores devem garantir que os funcion\u00e1rios\npossam desativar todas as distra\u00e7\u00f5es sempre que poss\u00edvel, bloquear o pr\u00f3-tempo\nno calend\u00e1rio e serem permitidos para se concentrar nas tarefas que agendaram\npara cada per\u00edodo pr\u00f3-tempo.<\/p>\n\n\n\n Os empregadores\ntamb\u00e9m precisam estar cientes de que alguns funcion\u00e1rios gostam de agendar seu\nhor\u00e1rio com base no rel\u00f3gio, enquanto outros gostam de agendar seu hor\u00e1rio com\nbase em eventos. O procedimento pr\u00f3-tempo pode funcionar melhor para\nfuncion\u00e1rios com base no rel\u00f3gio que s\u00e3o mais produtivos e energizados quando\nseus dias s\u00e3o agendados por hora. Por outro lado, os funcion\u00e1rios com base no\nevento podem se beneficiar de um per\u00edodo mais flex\u00edvel para concluir uma tarefa\ncompletamente, como bloquear uma manh\u00e3 inteira toda segunda-feira ou uma tarde\ntoda sexta-feira.<\/p>\n\n\n\n Os gerentes desejam\nconsiderar outras perguntas como: devemos bloquear o pr\u00f3-tempo dos calend\u00e1rios\ndos funcion\u00e1rios para facilitar ainda mais o processo? Os per\u00edodos pr\u00f3-tempo\ns\u00e3o necess\u00e1rios a cada dia de trabalho para obter resultados positivos? Duas horas\ns\u00e3o muito ou pouco? Os gerentes podem come\u00e7ar simples pesquisando sua equipe\npara avaliar o interesse ou, como Maritz fez, os gerentes podem experimentar o\nprocedimento pr\u00f3-tempo para ver o impacto que isso pode ter nos funcion\u00e1rios (e\nnos clientes). Recomendamos experimentar por pelo menos seis semanas para que\nos funcion\u00e1rios se acostumem com o procedimento e aprendam quais tarefas\nagendar e em quais dias.<\/p>\n\n\n\n S\u00e3o necess\u00e1rias mais\npesquisas para entender como o procedimento funciona em diferentes contextos,\nquem mais se beneficia dele e quais s\u00e3o as melhores pr\u00e1ticas pr\u00f3-tempo.\nEnquanto isso, tente bloquear o tempo para tarefas importantes e n\u00e3o urgentes e\ninforme-nos como ser\u00e1.<\/p>\n\n\n\n Artigo Traduzido da Harvard Business Review<\/a>. Fonte Original: https:\/\/hbr.org\/2019\/11\/getting-your-team-to-do-more-than-meet-deadlines<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Quando deixamos de fazer o importante, nos sentimos estressados, sobrecarregados e desmotivados. Aprenda a reservar um tempo para a tarefa mais importante.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3511,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[324],"tags":[],"yoast_head":"\n