Estamos todos perseguindo o mesmo sonho indescrit\u00edvel: uma caixa de entrada de e-mail organizada, atualizada e vazia. Mas vamos encarar, a caixa de entrada zero \u00e9 dif\u00edcil – e \u00e0s vezes at\u00e9 imposs\u00edvel – de alcan\u00e7ar. N\u00e3o importa quantas subpastas criamos ou boletins informativos dos quais cancelamos a assinatura, os e-mails chegam e a ressaca nos puxa para baixo da corrente.<\/p>\n\n\n\n
O instinto de gerenciar apenas nossa caixa de entrada pessoal \u00e9 insuficiente. \u00c9 hora de inverter o roteiro de como lidamos com o e-mail. O segredo? Concentre-se em proteger as caixas de entrada de outras pessoas, e n\u00e3o as suas. A invers\u00e3o pode parecer contra-intuitiva. Mas \u00e9 eficaz – e quando todos fazem isso, leva ao que chamamos de cultura de e-mail compassiva, onde as equipes trabalham juntas para reduzir o tr\u00e1fego geral de e-mail. Mude o foco: priorizem uns aos outros.<\/p>\n\n\n\n
O B\u00e1sico da Etiqueta de E-mail<\/strong><\/p>\n\n\n\n Proteger as caixas de entrada de seus colegas come\u00e7a com o b\u00e1sico. Vamos revisar:<\/p>\n\n\n\n Esses princ\u00edpios b\u00e1sicos permanecem essenciais \u00e0 medida que adicionamos tr\u00eas h\u00e1bitos estrat\u00e9gicos que ajudar\u00e3o sua equipe a se mover em dire\u00e7\u00e3o a uma cultura de e-mail compassiva: a c\u00f3pia oculta (BCC); bom momento; e plug-ins.<\/p>\n\n\n\n Considere BCC<\/strong><\/p>\n\n\n\n Muitos de n\u00f3s ignoramos completamente o BCC – sabemos que existe, mas n\u00e3o temos certeza de como ou quando us\u00e1-lo. A verdade \u00e9 que o BCC pode e deve ser utilizado para emails frequentes e em grupo (duas ou mais pessoas). Use BCC para qualquer e-mail que n\u00e3o exija comunica\u00e7\u00e3o direta entre os destinat\u00e1rios. Isso elimina a possibilidade de que as conversas se expandam desnecessariamente ou saiam do assunto. Se for necess\u00e1ria uma discuss\u00e3o em grupo, considere uma reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Para entender como usar o BCC, \u00e9 importante primeiro entender como n\u00e3o us\u00e1-lo. Devido \u00e0 sua funcionalidade – todos os destinat\u00e1rios na linha BCC s\u00e3o cegos ou invis\u00edveis para todos os outros no e-mail – o BCC tem uma reputa\u00e7\u00e3o mista. Muitas vezes, \u00e9 visto como uma forma de facilitar a correspond\u00eancia secreta ou permitir que algu\u00e9m monitore furtivamente uma linha de comunica\u00e7\u00e3o. N\u00e3o recomendamos essa pr\u00e1tica; consideramos essa etiqueta pouco profissional, desrespeitosa, injusta e pode minar rapidamente a confian\u00e7a em uma equipe.<\/p>\n\n\n\n Portanto, \u00e9 fundamental sempre esclarecer no corpo quem est\u00e1 recebendo o e-mail, mesmo que esteja na linha BCC. Por exemplo, escreva \u201cPrezado David M. e Beverly J.\u201d ou \u201cOl\u00e1, equipe de gerenciamento\u201d no in\u00edcio do seu e-mail e coloque essas partes na linha BCC. Essa transpar\u00eancia cria confian\u00e7a, clareza e seguran\u00e7a psicol\u00f3gica. Al\u00e9m disso, protege os destinat\u00e1rios que n\u00e3o desejam que seus endere\u00e7os de e-mail sejam compartilhados.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, o uso de BCC reduz o risco de respostas para todas as pessoas, que podem rapidamente bagun\u00e7ar a caixa de entrada de todos. Imagine um e-mail enviado para um departamento inteiro a respeito de um evento de arrecada\u00e7\u00e3o de fundos ou um jantar festivo. Com todos os destinat\u00e1rios endere\u00e7ados na linha \u201cPara\u201d, aquele \u00fanico e-mail pode chegar a dezenas de respostas para todo o grupo. Uma abordagem mais cuidadosa? Solte todos para a linha BCC, escreva a sauda\u00e7\u00e3o para quem voc\u00ea est\u00e1 enviando e-mail e envie. Se voc\u00ea precisar de uma resposta de indiv\u00edduos, tudo bem; eles podem responder diretamente a voc\u00ea. Se necess\u00e1rio, voc\u00ea pode resumir as respostas ao grande grupo via BCC em um \u00fanico e-mail de acompanhamento \u00fanico.<\/p>\n\n\n\n Seja Cuidadoso Com o Tempo<\/strong><\/p>\n\n\n\n O hor\u00e1rio comercial varia (especialmente em um ambiente de trabalho h\u00edbrido), mas geralmente \u00e9 seguro presumir que s\u00e3o das 9h \u00e0s 17h, de segunda a sexta-feira. Fa\u00e7a o poss\u00edvel para garantir que o tempo de entrega do e-mail corresponda \u00e0s horas de trabalho dos destinat\u00e1rios. A correspond\u00eancia fora do hor\u00e1rio comercial distrai injustamente o destinat\u00e1rio, que pode, por reflexo, sentir a necessidade de responder naquele momento. Este efeito domin\u00f3 puxa ent\u00e3o o destinat\u00e1rio do lazer merecido e de volta ao local de trabalho. O e-mail compassivo pode ser usado para mensagens \u201cfora do trabalho\u201d – se o seu colega estiver de f\u00e9rias ou de licen\u00e7a com a fam\u00edlia, siga as regras e d\u00ea-lhes espa\u00e7o adiando o e-mail. Respeitar o rel\u00f3gio significa defender os limites da sua equipe.<\/p>\n\n\n\n N\u00f3s entendemos. \u00c9 dif\u00edcil evitar responder a um e-mail depois que ele chega. Voc\u00ea \u00e9 livre para redigir um e-mail fora do hor\u00e1rio comercial e program\u00e1-lo para ser implantado sempre que o destinat\u00e1rio estiver on-line novamente (mais sobre isso em um segundo). E se algo \u00e9 t\u00e3o urgente e absolutamente n\u00e3o pode esperar, o e-mail provavelmente \u00e9 a forma errada de comunica\u00e7\u00e3o, de qualquer maneira: pegue o telefone e fa\u00e7a uma liga\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Use Plug-ins<\/strong><\/p>\n\n\n\n Quando se trata de agendar mensagens com anteced\u00eancia, os aplicativos de assistente de e-mail, como plug-ins como Boomerang e Hubspot, s\u00e3o seus amigos. Alguns servi\u00e7os de e-mail (Gmail e Microsoft Outlook, por exemplo) possuem recursos integrados para agendar a entrega de e-mail. Com essas ferramentas, voc\u00ea pode redigir um e-mail ap\u00f3s o expediente em uma sexta-feira e program\u00e1-lo para ser enviado na segunda-feira de manh\u00e3. Essa pr\u00e1tica n\u00e3o \u00e9 ineficiente; pense nisso como algo compassivo para com os outros e sua caixa de entrada.<\/p>\n\n\n\n O outro caso de uso importante para plug-ins que protegem a caixa de entrada de sua equipe: agendar reuni\u00f5es. Os e-mails que come\u00e7am com \u201cPodemos nos encontrar na pr\u00f3xima semana?\u201d N\u00e3o s\u00e3o eficientes: eles levam facilmente a uma troca de mensagens antes de encontrar uma data e hora adequadas. Em vez disso, corte os e-mails e agende reuni\u00f5es usando os plug-ins de calend\u00e1rio dispon\u00edveis na maioria das plataformas de e-mail. Softwares de terceiros, como o Calendly, podem programar reuni\u00f5es automaticamente com base na disponibilidade da equipe, preencher calend\u00e1rios e incluir automaticamente um link de reuni\u00e3o virtual. E se voc\u00ea n\u00e3o quiser usar software adicional, ainda pode evitar com efici\u00eancia idas e vindas desnecess\u00e1rias sobre reuni\u00f5es. Declare antecipadamente os hor\u00e1rios em que voc\u00ea tem liberdade para se encontrar e pe\u00e7a ao seu colega para confirmar um hor\u00e1rio final na resposta. Depois de confirmado, voc\u00ea n\u00e3o precisa responder – basta enviar um convite da agenda e o local da reuni\u00e3o (ou link de videoconfer\u00eancia). Inclua links e documentos relevantes para refer\u00eancia no convite para evitar outro e-mail.<\/p>\n\n\n\n Alguns programas de software de e-mail, como o Microsoft Outlook, incluem um recurso \u201ccurtir\u201d, que envia uma notifica\u00e7\u00e3o com um clique que \u00e9 tanto uma mensagem de recebimento quanto de apoio. Esta \u00e9 uma ferramenta simples, mas poderosa, que ajuda a reduzir poss\u00edveis respostas de e-mail a um beleza. Se sua plataforma de e-mail inclui essa fun\u00e7\u00e3o, tente us\u00e1-la solicitando um \u201ccurtir\u201d de seus destinat\u00e1rios como um marcador de acordo.<\/p>\n\n\n\n Conclus\u00e3o<\/strong><\/p>\n\n\n\n Aproveitar esses conceitos poderosos, junto com a pr\u00e1tica dos fundamentos da etiqueta de e-mail, ajudar\u00e1 voc\u00ea a proteger as caixas de entrada de seus colegas e promover uma cultura de e-mail compassiva. Conforme voc\u00ea passa por essa mudan\u00e7a, inicie uma discuss\u00e3o cont\u00ednua com sua equipe para determinar e concordar sobre as melhores pr\u00e1ticas de e-mail, identificar \u00e1reas de melhoria e formar expectativas realistas como uma equipe.<\/p>\n\n\n\n Ao considerar a caixa de entrada de e-mail do seu grupo de trabalho, todos verificar\u00e3o menos os e-mails. Reconhecemos que essa mudan\u00e7a pode exigir uma reconfigura\u00e7\u00e3o de seus h\u00e1bitos usuais, o que pode ser dif\u00edcil. Erros e exce\u00e7\u00f5es ser\u00e3o cometidos, n\u00f3s tamb\u00e9m os cometemos. Mas se a comunidade coletiva come\u00e7ar a respeitar a carga de trabalho e a programa\u00e7\u00e3o dos outros, haver\u00e1 menos e-mails em todos os lugares. Nesse modelo, todos ganham.<\/p>\n\n\n\n Artigo Traduzido da Harvard Business Review<\/a>. Fonte Original: https:\/\/hbr.org\/2021\/03\/what-a-compassionate-email-culture-looks-like<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Proteger sua caixa de entrada come\u00e7a em proteger as dos outros. Veja 3 h\u00e1bitos para criar uma cultura de e-mail compassiva onde todos ganham.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":4977,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[78],"tags":[],"yoast_head":"\n