Uma pesquisa recente da McKinsey sugere que 90% das organiza\u00e7\u00f5es adotar\u00e3o alguma combina\u00e7\u00e3o de trabalho remoto e no local \u00e0 medida que emergem das restri\u00e7\u00f5es da Covid. Este novo modelo trar\u00e1 consigo uma mudan\u00e7a dram\u00e1tica na forma como nos encontramos – uma mistura h\u00edbrida de participantes presenciais e participantes remotos de reuni\u00f5es parece um componente inevit\u00e1vel do nosso “novo normal”.<\/p>\n\n\n\n
Simplesmente n\u00e3o h\u00e1 como voltar ao mundo das “caixas de grito” na mesa da sala de confer\u00eancias, com aqueles ao telefone se esfor\u00e7ando para ouvir, sendo “falados por cima” ao tentar falar ou adivinhando o que est\u00e1 naquele slide do PowerPoint em uma tela onde apenas colegas na sala podem ver.<\/p>\n\n\n\n
Como Satya Nadella, CEO da Microsoft afirmou recentemente, \u201cQueremos garantir que aqueles que ingressam remotamente sejam sempre participantes de primeira classe\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Mas as reuni\u00f5es h\u00edbridas s\u00e3o muito mais complexas do que pessoalmente ou virtualmente. Elas s\u00e3o f\u00e1ceis de fazer mal e dif\u00edceis de fazer bem – os participantes remotos est\u00e3o a apenas um deslize de perder o status de primeira classe. Assim como os executivos aprenderam a realizar \u00f3timas reuni\u00f5es virtuais no ano passado, agora eles tamb\u00e9m precisam aprender a conduzir \u00f3timas reuni\u00f5es h\u00edbridas.<\/p>\n\n\n\n
Aproveitando nosso meio s\u00e9culo de experi\u00eancia combinada em projetar e facilitar reuni\u00f5es para equipes executivas e conselhos, reunimos oito pr\u00e1ticas recomendadas para ajudar a tornar suas reuni\u00f5es h\u00edbridas mais eficazes:<\/p>\n\n\n\n
1.Aumente o seu jogo de \u00e1udio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Embora os participantes remotos precisem ver quem est\u00e1 falando e o que est\u00e1 acontecendo na sala de reuni\u00f5es, um bom \u00e1udio \u00e9 realmente mais cr\u00edtico. No entanto, embora se d\u00ea muita aten\u00e7\u00e3o aos aspectos visuais das reuni\u00f5es, o \u00e1udio costuma ser esquecido at\u00e9 o \u00faltimo minuto. Antes da Covid, ouv\u00edamos muitas vezes participantes remotos dizerem: “Desculpe, voc\u00ea pode chegar um pouco mais perto do viva-voz e repetir o que acabou de dizer?” Agora, eles esperam ouvir tudo claramente – assim como podem no Zoom.<\/p>\n\n\n\n Para evitar confus\u00e3o de \u00faltima hora causada por \u00e1udio ruim, certifique-se de que a sala esteja equipada com microfones de alta qualidade suficientes para que os participantes remotos possam ouvir. Se voc\u00ea estiver em um hotel ou outro espa\u00e7o tempor\u00e1rio de reuni\u00e3o e v\u00e1rios microfones n\u00e3o forem uma op\u00e7\u00e3o vi\u00e1vel, considere complementar sua entrada de \u00e1udio fazendo com que os participantes passem um microfone de m\u00e3o antes de falar.<\/p>\n\n\n\n 2. Explore um impulso de tecnologia.<\/strong><\/p>\n\n\n\n A pandemia acelerou o uso e a evolu\u00e7\u00e3o da tecnologia de videoconfer\u00eancia para permitir reuni\u00f5es virtuais em PCs, tablets e telefones. Como os provedores investem pesadamente para habilitar melhor as reuni\u00f5es h\u00edbridas, novos recursos est\u00e3o sendo introduzidos para melhorar a comunica\u00e7\u00e3o face a face entre os participantes remotos e presenciais.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, a Smart Gallery do Zoom (com conclus\u00e3o prevista para este ano) usa intelig\u00eancia artificial para detectar rostos individuais em uma sala compartilhada e coloc\u00e1-los em pain\u00e9is na tela para que participantes remotos possam v\u00ea-los na agora familiar visualiza\u00e7\u00e3o da galeria. A Microsoft est\u00e1 desenvolvendo novos tipos de salas de reuni\u00e3o otimizadas para a experi\u00eancia h\u00edbrida. Voc\u00ea deve investigar quais atualiza\u00e7\u00f5es de tecnologia podem estar acess\u00edveis para ajudar a tornar a experi\u00eancia de sua equipe mais envolvente e aut\u00eantica.<\/p>\n\n\n\n 3. Considere o v\u00eddeo da perspectiva do participante remoto.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ao planejar a reuni\u00e3o, pergunte-se continuamente: O que os participantes remotos precisam ver para se engajar totalmente? Eles devem ser capazes de ver os rostos dos participantes na sala, apresenta\u00e7\u00f5es compartilhadas, documentos f\u00edsicos entregues, conte\u00fado criado durante a reuni\u00e3o em quadros brancos ou flipcharts, etc.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 tentador pedir aos participantes pessoalmente que abram seus laptops e participem de uma reuni\u00e3o do Zoom (no modo mudo), para que os participantes remotos possam ver os rostos de todos e os documentos possam ser facilmente compartilhados. Os clientes frequentemente sugerem este tipo de “reuni\u00e3o virtual na sala”. No entanto, se as pessoas reunidas na sala passarem a reuni\u00e3o em seus computadores, eles tamb\u00e9m poderiam ter ficado em suas casas ou escrit\u00f3rios. As pessoas que se encontram pessoalmente est\u00e3o – pelo menos por enquanto – t\u00e3o emocionadas por finalmente estarem juntas de novo, a \u00faltima coisa que voc\u00ea quer \u00e9 que elas fiquem agachadas sobre seus laptops individuais o dia todo para o bem dos participantes remotos.<\/p>\n\n\n\n Especialmente nos casos em que a tecnologia de v\u00eddeo de ponta \u00e9 inacess\u00edvel ou indispon\u00edvel, um pouco de engenhosidade pode ajudar muito para criar uma experi\u00eancia de v\u00eddeo de alta qualidade para todos.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, para um local externo de dois dias em um hotel da Fl\u00f3rida com 10 participantes presenciais e dois participantes remotos (um em Zurique e um em Los Angeles), conectamos tr\u00eas webcams a laptops e usamos um quarto laptop para compartilhar o que estava passando a tela principal (geralmente um PowerPoint). Montamos duas webcams em trip\u00e9s, que ficavam de frente para os participantes na sala para que os participantes remotos pudessem ver quem estava falando. Movemos a terceira c\u00e2mera para mostrar um close-up dos apresentadores, flipcharts e gr\u00e1ficos de parede ao longo da sess\u00e3o, conforme necess\u00e1rio. Os quatro laptops se juntaram aos dois usados por nossos dois executivos remotos para um total de seis “participantes” separados do Zoom na \u00fanica reuni\u00e3o do Zoom.<\/p>\n\n\n\n O feedback p\u00f3s-reuni\u00e3o confirmou que essa configura\u00e7\u00e3o permitiu que os participantes remotos se sentissem parte integrante da reuni\u00e3o, em vez de observadores distantes.<\/p>\n\n\n\n 4. Torne os participantes remotos em tamanho normal.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Outra maneira de dar aos participantes remotos a mesma estatura \u00e9 dar-lhes uma maior presen\u00e7a na sala. Al\u00e9m da tela principal no centro, configure dois monitores grandes adicionais – um em cada lado da sala – mostrando pain\u00e9is em \u201ctamanho real\u201d dos participantes remotos durante a reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Achamos que essas imagens grandes ajudam os participantes a aceitar colegas remotos como participantes plenos e fornecem um lembrete constante para inclu\u00ed-los na conversa. Da mesma forma, se poss\u00edvel, as vozes dos participantes remotos devem emanar dos mesmos monitores de seus rostos – alto-falantes de teto tendem a refor\u00e7ar a artificialidade da situa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n 5. Teste a tecnologia com anteced\u00eancia.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Nada mata o \u00edmpeto de uma reuni\u00e3o do que esperar para consertar uma falha no \u00e1udio ou v\u00eddeo. Antes de uma reuni\u00e3o importante, teste a configura\u00e7\u00e3o audiovisual – tanto na sala quanto para os participantes remotos. Agende uma simula\u00e7\u00e3o individual de 10 a 15 minutos para deixar os participantes remotos confort\u00e1veis com o que ver\u00e3o e ouvir\u00e3o durante a reuni\u00e3o, bem como para revisar quaisquer recursos de software que provavelmente ser\u00e3o solicitados a usar. Vale a pena o breve tempo necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n 6. Desenhe as reuni\u00f5es para todos os participantes.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reveja cada atividade ou exerc\u00edcio enfocando especificamente em como os participantes remotos ir\u00e3o se envolver. Considere quais ferramentas e t\u00e9cnicas, digitais ou n\u00e3o, podem ser usadas para maximizar sua intera\u00e7\u00e3o com os participantes na sala.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, se voc\u00ea precisar pesquisar o grupo, use uma ferramenta de pesquisa por telefone como Poll Everywhere para coletar a opini\u00e3o de todos em tempo real. Isso coloca os participantes remotos em p\u00e9 de igualdade, em vez de levantar as m\u00e3os ou confiar em feedback verbal. Para capturar anota\u00e7\u00f5es de reuni\u00f5es, use um quadro branco online (ou foque uma c\u00e2mera remota em um flip chart) para que todos possam ver o que est\u00e1 sendo escrito enquanto isso acontece.<\/p>\n\n\n\n Da mesma forma, se o design da reuni\u00e3o exigir que os participantes da sala coloquem pontos ou post-its em um gr\u00e1fico de parede, use uma webcam para permitir que os participantes remotos leiam as respostas de seus colegas antes de colocar as suas, da mesma forma que fariam se estivessem fisicamente presentes.<\/p>\n\n\n\n Se o design da reuni\u00e3o requer colocar as pessoas em grupos de pausa, a solu\u00e7\u00e3o mais f\u00e1cil \u00e9 incluir todos os participantes remotos em um \u00fanico grupo. Embora mais simples, isso envia a mensagem errada, refor\u00e7ando sua aus\u00eancia f\u00edsica. \u00c9 prov\u00e1vel que valha a pena o esfor\u00e7o log\u00edstico e t\u00e9cnico extra para integrar participantes remotos em v\u00e1rios grupos de pausa para acentuar seu status igual.<\/p>\n\n\n\n 7. Forne\u00e7a forte facilita\u00e7\u00e3o.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Gerenciar uma reuni\u00e3o h\u00edbrida \u00e9 mais dif\u00edcil do que quando todo o grupo est\u00e1 pessoalmente ou no Zoom juntos. Uma pessoa – um membro da equipe, um estranho ou um participante da reuni\u00e3o – deve ser designada para orientar a conversa e mant\u00ea-la sob controle.<\/p>\n\n\n\n Apesar do esfor\u00e7o que voc\u00ea pode fazer no design e na log\u00edstica da reuni\u00e3o, continua sendo muito f\u00e1cil para os participantes presenciais dominarem a discuss\u00e3o. Um facilitador deve atrair os participantes remotos, mant\u00ea-los engajados e garantir que suas vozes sejam ouvidas, n\u00e3o interrompidas ou falar em cima. \u00c0s vezes, o facilitador pode precisar chamar participantes na sala ou remotos para garantir que todas as vozes sejam ouvidas.<\/p>\n\n\n\n 8. D\u00ea a cada participante remoto um “avatar” na sala.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Pode haver momentos em que os participantes remotos precisam de uma presen\u00e7a f\u00edsica na sala. Pode ser t\u00e3o simples quanto o bloqueio da vis\u00e3o da c\u00e2mera. Talvez um microfone n\u00e3o esteja funcionando ou um participante precise ser lembrado de falar. Um post-it pode precisar ser colocado em um gr\u00e1fico de parede ou uma ficha de p\u00f4quer colocada em uma mesa como parte de um exerc\u00edcio de aloca\u00e7\u00e3o de recursos.<\/p>\n\n\n\n Para essas situa\u00e7\u00f5es, cada participante remoto deve ter o que chamamos de \u201cavatar na sala\u201d – uma pessoa da equipe (ou outro participante) que pode ser sua presen\u00e7a f\u00edsica na sala de reuni\u00e3o, conforme necess\u00e1rio. Seja por texto, chat ou telefone, eles t\u00eam uma linha privada de comunica\u00e7\u00e3o dispon\u00edvel constantemente durante a reuni\u00e3o. Os participantes remotos nos dizem que ter acesso confidencial a um \u00fanico ponto de contato ajuda muito a remover a sensa\u00e7\u00e3o de isolamento ou dist\u00e2ncia daqueles na pr\u00f3pria sala. \u00c9 muito embara\u00e7oso ter um participante remoto perguntando \u201cFred, por favor, fale mais alto. N\u00e3o consigo ouvir voc\u00ea\u201d toda vez que Fred fala? \u00c9 muito melhor ter outra pessoa vindo at\u00e9 Fred durante um intervalo e discretamente lembr\u00e1-lo \u201cFred. Por favor, fale mais alto. \u00c9 muito dif\u00edcil para Natasha ouvir voc\u00ea de Zurique. \u201d<\/p>\n\n\n\n \u00c0 medida que a pandemia diminui e voltamos a nos reunir pessoalmente, as reuni\u00f5es h\u00edbridas se tornar\u00e3o uma parte permanente do funcionamento das organiza\u00e7\u00f5es. Essas reuni\u00f5es aumentam a complexidade, ao mesmo tempo em que nosso ano coletivo de reuni\u00f5es conduzido pela Covid virtualmente aumentou as expectativas de participa\u00e7\u00e3o remota. Felizmente, ao alavancar tecnologia e ferramentas, ser cuidadosos no design de reuni\u00f5es e fornecer forte facilita\u00e7\u00e3o, podemos criar reuni\u00f5es h\u00edbridas em que todos os participantes – seja na sala ou em um oceano de dist\u00e2ncia – se sintam engajados, valorizados e iguais.<\/p>\n\n\n\n Artigo Traduzido da Harvard Business Review<\/a>. Fonte Original: https:\/\/hbr.org\/2021\/06\/what-it-takes-to-run-a-great-hybrid-meeting<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Al\u00e9m de aprender a realizar \u00f3timas reuni\u00f5es virtuais, veja 8 pr\u00e1ticas recomendadas para ajudar a tornar suas reuni\u00f5es hibridas mais eficazes.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":5222,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[328],"tags":[],"yoast_head":"\n