Todo mundo odeia reuni\u00f5es. Assistir a muitas pode ser altamente estressante e cansativo, e tanto a produtividade quanto a qualidade s\u00e3o prejudicadas quando os funcion\u00e1rios se desligam, ficam desmotivados e perdem um tempo valioso de trabalho. Como tal, n\u00e3o \u00e9 nenhuma surpresa que os gerentes em uma pesquisa relataram que 83% das reuni\u00f5es em seus calend\u00e1rios eram improdutivas, ou que os profissionais baseados nos EUA classificaram as reuni\u00f5es como o “assassino n\u00famero um da produtividade do escrit\u00f3rio”.<\/p>\n\n\n\n
Mas, apesar do que parece ser um consenso esmagador, intermin\u00e1veis check-ins, questionamentos, todas as equipes e liga\u00e7\u00f5es para a Zoom continuam a atormentar o mundo corporativo. O que ser\u00e1 necess\u00e1rio para nos libertarmos de nosso v\u00edcio coletivo em reuni\u00f5es?<\/p>\n\n\n\n
Como um cientista comportamental focado em felicidade e gerenciamento de tempo, e co-fundadores de um software de reuni\u00e3o de constru\u00e7\u00e3o de startups baseado em d\u00e9cadas de experi\u00eancia no design de ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o e colabora\u00e7\u00e3o, entendemos o poder da psicologia para nos ajudar a transformar a forma como agimos (e interagimos ) A seguir, exploramos as armadilhas psicol\u00f3gicas comuns que nos levam a realizar e participar de mais reuni\u00f5es do que dever\u00edamos e oferecer estrat\u00e9gias baseadas em pesquisas para ajudar funcion\u00e1rios, gerentes e organiza\u00e7\u00f5es inteiras a super\u00e1-las.<\/p>\n\n\n\n
1. Reuni\u00e3o MDP<\/strong><\/p>\n\n\n\n Um dos motivos mais comuns pelos quais acabamos participando de muitas reuni\u00f5es \u00e9 o MDP, ou medo de perder. Como participantes de reuni\u00f5es, temos medo de que nossos colegas nos julguem – ou pior ainda, nos esque\u00e7am de n\u00f3s – se n\u00e3o aceitarmos todos os convites. Normas profundamente arraigadas em torno do que significa ser um “trabalhador ideal” nos levam a equiparar presen\u00e7a com produtividade, e essas suposi\u00e7\u00f5es s\u00e3o refor\u00e7adas quando os chefes usam o tempo de face como um proxy para compromisso, ou quando deixam de representar as opini\u00f5es dos funcion\u00e1rios ausentes nas reuni\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Embora caiba aos gerentes evitar esses comportamentos prejudiciais, os funcion\u00e1rios podem trabalhar para superar esses medos, encontrando maneiras de demonstrar seu valor e envolvimento fora das reuni\u00f5es. Por exemplo, voc\u00ea pode se sentir mais autorizado a recusar um convite para uma reuni\u00e3o se fizer quest\u00e3o de fornecer sua opini\u00e3o antes da reuni\u00e3o ou de fazer um acompanhamento com o anfitri\u00e3o ap\u00f3s o fato.<\/p>\n\n\n\n Curiosamente, a reuni\u00e3o do MDP n\u00e3o se limita aos participantes – ela tamb\u00e9m pode afetar os organizadores, resultando em listas de convites excessivamente infladas. Se voc\u00ea estiver liderando uma reuni\u00e3o, lembre-se de que deixar algu\u00e9m de fora n\u00e3o \u00e9 um insulto se a reuni\u00e3o n\u00e3o for relevante para essa pessoa e que, na verdade, \u00e9 mais respeitoso reconhecer quando uma reuni\u00e3o seria uma perda de tempo. Considere pedir conselhos \u00e0s pessoas com anteced\u00eancia e verifique depois com os principais interessados para ter certeza de que eles t\u00eam as informa\u00e7\u00f5es de que precisam, sem submet\u00ea-los a toda a conversa.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, como l\u00edder da reuni\u00e3o, tamb\u00e9m depende de voc\u00ea fazer a sua parte para abordar as preocupa\u00e7\u00f5es do MDP dos participantes. Comunique claramente quando um convite \u00e9 opcional e se alguns funcion\u00e1rios n\u00e3o forem inclu\u00eddos, deixe claro que voc\u00ea aprecia seus conselhos e s\u00f3 os manteve fora da lista porque voc\u00ea acha que seu tempo seria melhor gasto em outras prioridades. Mais importante ainda, certifique-se de n\u00e3o usar a participa\u00e7\u00e3o em reuni\u00f5es como um proxy de compromisso, seja consciente ou inconscientemente. A pesquisa mostrou que os funcion\u00e1rios mais produtivos participam de menos reuni\u00f5es e protegem seus calend\u00e1rios para um trabalho profundo, ent\u00e3o, se voc\u00ea confia na participa\u00e7\u00e3o nas reuni\u00f5es para avaliar o envolvimento dos funcion\u00e1rios, \u00e9 hora de definir outras m\u00e9tricas.<\/p>\n\n\n\n Finalmente, a melhor maneira de ajudar sua equipe a superar o encontro com o MDP \u00e9 modelar voc\u00ea mesmo um engajamento saud\u00e1vel. Para encorajar sua equipe a recusar reuni\u00f5es desnecess\u00e1rias, recuse as reuni\u00f5es visivelmente. Para encorajar as pessoas a bloquear o tempo de foco profundo, fa\u00e7a voc\u00ea mesmo – e torne isso p\u00fablico. Um de nossos colegas at\u00e9 dedicou seu tempo de trabalho intenso na assinatura de e-mail, para que toda a equipe soubesse quando n\u00e3o estaria dispon\u00edvel e entendesse que estava tudo bem para eles fazerem o mesmo.<\/p>\n\n\n\n 2. Urg\u00eancia Ego\u00edsta<\/strong><\/p>\n\n\n\n Todos n\u00f3s somos v\u00edtimas do preconceito egoc\u00eantrico de vez em quando – isto \u00e9, a tend\u00eancia de nos concentrarmos mais em nossas pr\u00f3prias necessidades, desejos e perspectivas. Quando se trata de reuni\u00f5es, esse preconceito produz um fen\u00f4meno que chamamos de “urg\u00eancia ego\u00edsta”. Ou seja, os l\u00edderes ir\u00e3o agendar reuni\u00f5es sempre que for conveniente para eles, sem necessariamente considerar as necessidades ou agendas de suas equipes. \u00c0s vezes, os l\u00edderes at\u00e9 mesmo programam reuni\u00f5es conscientemente quando sua equipe tem conflitos, for\u00e7ando todos a mudar seus calend\u00e1rios para acomodar.<\/p>\n\n\n\n Para ser claro, embora isso possa ser extremamente frustrante, a urg\u00eancia ego\u00edsta muitas vezes n\u00e3o \u00e9 maliciosa. As pessoas s\u00e3o notoriamente ruins em reconhecer os custos de oportunidade, o que significa que pode nem mesmo ocorrer a muitos l\u00edderes que agendar uma reuni\u00e3o significa que sua equipe ser\u00e1 incapaz de gastar o tempo fazendo algo mais valioso. Tamb\u00e9m \u00e9 f\u00e1cil para as boas inten\u00e7\u00f5es se perderem na rotina di\u00e1ria. Em um trabalho anterior, um de n\u00f3s tinha um longo trajeto, ent\u00e3o nosso gerente muito gentilmente bloqueou as 16h \u00e0s 17h em nosso calend\u00e1rio para que pud\u00e9ssemos evitar o tr\u00e1fego da correria. Essa compaix\u00e3o durou 24 horas inteiras: no segundo dia, aquele bloco estava cheio de reuni\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Para enfrentar esses desafios, os l\u00edderes devem se lembrar proativamente de pensar sobre os custos de oportunidade associados ao pedir que suas equipes participem de uma reuni\u00e3o. Esses poderiam ser custos financeiros – por exemplo, uma empresa descobriu que uma \u00fanica reuni\u00e3o semanal de gerentes intermedi\u00e1rios estava custando \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o mais de $ 15 milh\u00f5es de d\u00f3lares por ano – ou mais custos pessoais, como perda de tempo de deslocamento dos funcion\u00e1rios ou energia mental.<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea estiver tendo problemas, tente usar uma ferramenta como esta que calcula um custo monet\u00e1rio por reuni\u00e3o ou converse com sua equipe para descobrir como as reuni\u00f5es est\u00e3o impactando suas vidas pessoais e profissionais. E, claro, depois de ficar mais ciente dos custos, veja se h\u00e1 maneiras de resolv\u00ea-los. Em vez de interromper o fluxo de trabalho das pessoas com um convite de \u00faltima hora, tente agendar reuni\u00f5es com anteced\u00eancia. Fa\u00e7a o seu melhor para encontrar hor\u00e1rios mutuamente convenientes e considere encurtar ou cancelar uma reuni\u00e3o se os benef\u00edcios n\u00e3o parecem superar as desvantagens.<\/p>\n\n\n\n 3. Reuni\u00f5es Como Dispositivos de Compromisso<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u00c0s vezes, usamos as reuni\u00f5es como dispositivos de compromisso: ou seja, mecanismos para ajudar a garantir que as pessoas cumpram suas promessas. A ci\u00eancia comportamental mostra que um prazo externo (como uma reuni\u00e3o com seu chefe) pode ser um motivador eficaz – mas a reuni\u00e3o em si \u00e9 muitas vezes desnecess\u00e1ria, com as pessoas simplesmente relatando como alcan\u00e7aram ou n\u00e3o a meta acordada.<\/p>\n\n\n\n Para resolver esse problema sem perder o efeito motivador das reuni\u00f5es como dispositivos de compromisso, diga \u00e0 sua equipe com anteced\u00eancia que a reuni\u00e3o ser\u00e1 cancelada se o prazo for cumprido – essencialmente enquadrando o cancelamento como a recompensa por atingir a meta. Se o trabalho n\u00e3o for feito a tempo, a reuni\u00e3o provavelmente ainda ser\u00e1 \u00fatil, uma vez que os fatores imprevistos que levaram ao atraso provavelmente ser\u00e3o beneficiados com a discuss\u00e3o. Se o trabalho estiver conclu\u00eddo, envie um e-mail de parab\u00e9ns e economize uma hora para todos. E se todos tiverem terminado, exceto Steve, n\u00e3o fa\u00e7a a reuni\u00e3o; em vez disso, encontre outra maneira de responsabilizar Steve sem desperdi\u00e7ar o tempo de ningu\u00e9m.<\/p>\n\n\n\n 4. O Efeito da Mera Urg\u00eancia<\/strong><\/p>\n\n\n\n Quando estamos estressados, concluir tarefas aparentemente urgentes (mas, na verdade, sem import\u00e2ncia) pode fornecer algum al\u00edvio. Isso \u00e9 conhecido como Efeito de Mera Urg\u00eancia. Agendar e participar de reuni\u00f5es pode nos fazer sentir como se tiv\u00e9ssemos realizado algo e, por isso, frequentemente relutamos em recus\u00e1-las ou cancel\u00e1-las, mesmo que objetivamente n\u00e3o sejam t\u00e3o importantes quanto nossos outros trabalhos. Isso geralmente \u00e9 agravado por um forte senso de in\u00e9rcia: se sempre fizemos uma determinada reuni\u00e3o em um determinado hor\u00e1rio, \u00e9 muito mais f\u00e1cil simplesmente continuar fazendo isso do que reavaliar se \u00e9 realmente uma boa ideia.<\/p>\n\n\n\n A solu\u00e7\u00e3o? Fa\u00e7a com que o cancelamento ou encerramento antecipado seja o padr\u00e3o, especialmente para reuni\u00f5es recorrentes. Em vez de perguntar: \u201cAlgu\u00e9m tem atualiza\u00e7\u00f5es?\u201d, Diga: \u201cA menos que algu\u00e9m tenha algo novo, vamos cancelar e todos podemos ter uma hora de volta\u201d. Se voc\u00ea n\u00e3o tem certeza se uma reuni\u00e3o \u00e9 necess\u00e1ria, tente n\u00e3o realiz\u00e1-la e veja o que acontece. Fa\u00e7a com que seja uma pr\u00e1tica regular em reuni\u00f5es recorrentes perguntar se voc\u00ea precisa da pr\u00f3xima.<\/p>\n\n\n\n 5. Encontrando Amn\u00e9sia<\/strong><\/p>\n\n\n\n Muitas vezes, acabamos na mesma reuni\u00e3o ruim repetidamente, s\u00f3 porque ningu\u00e9m se lembra do que foi discutido na \u00faltima reuni\u00e3o. Para evitar amn\u00e9sia, agende um breve relato da equipe de cinco minutos ap\u00f3s as principais chamadas internas e externas. Esses debriefs s\u00e3o especialmente importantes em um ambiente totalmente virtual, uma vez que, com menos oportunidades de se conectar informalmente, \u00e9 f\u00e1cil para os l\u00edderes de reuni\u00e3o n\u00e3o perceber quando os funcion\u00e1rios (especialmente os juniores) deixam uma chamada confusos.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, os l\u00edderes devem tornar uma rotina manter o controle do que foi dito – e o que significava – e compartilhar esses resumos com os participantes e todas as partes interessadas relevantes que n\u00e3o estavam presentes. O objetivo n\u00e3o \u00e9 capturar uma descri\u00e7\u00e3o completa da reuni\u00e3o, mas sim fornecer uma sinopse concisa dos pontos-chave e itens de a\u00e7\u00e3o em um formato que torne as informa\u00e7\u00f5es o mais acess\u00edveis poss\u00edvel. Como benef\u00edcio colateral, revisar periodicamente esta documenta\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode ajudar sua equipe a decidir se essas reuni\u00f5es s\u00e3o produtivas e se faz sentido cancel\u00e1-las ou encurt\u00e1-las no futuro.<\/p>\n\n\n\n 6. Ignor\u00e2ncia Plural\u00edstica<\/strong><\/p>\n\n\n\n Voc\u00ea j\u00e1 se sentou durante uma reuni\u00e3o entorpecente de tr\u00eas horas, perguntando-se como \u00e9 poss\u00edvel que voc\u00ea seja o \u00fanico que v\u00ea como isso \u00e9 in\u00fatil? \u00c9 normal presumir que voc\u00ea \u00e9 a pessoa mais frustrada na sala, mas a psicologia sugere que isso muitas vezes \u00e9 uma ilus\u00e3o. A ignor\u00e2ncia plural\u00edstica se refere a um fen\u00f4meno pelo qual, embora todos estejamos experimentando a mesma coisa, presumimos que outras pessoas n\u00e3o sentem o mesmo que n\u00f3s. Esse preconceito nos leva a continuar agendando e participando de reuni\u00f5es, mesmo quando todos secretamente concordam que s\u00e3o in\u00fateis, porque presumimos que somos os \u00fanicos que pensam assim.<\/p>\n\n\n\n Para superar a ignor\u00e2ncia pluralista, os l\u00edderes devem encorajar suas equipes a compartilhar abertamente suas frustra\u00e7\u00f5es e feedback, e devem trabalhar juntos para identificar e eliminar regularmente reuni\u00f5es improdutivas. Por exemplo, em um estudo futuro, usamos o e-mail e os dados do calend\u00e1rio de uma empresa para identificar as reuni\u00f5es nas quais os participantes realizavam mais tarefas m\u00faltiplas. Quando compartilhamos os resultados com uma equipe, o gerente anunciou com orgulho: \u201cParei de ir \u00e0quela reuni\u00e3o semanas atr\u00e1s, que perda de tempo!\u201d Ele ent\u00e3o disse: \u201cEspere um minuto. Por que voc\u00eas ainda est\u00e3o indo? Devemos cancelar esta reuni\u00e3o completamente? \u201d Acontece que ningu\u00e9m gostou da reuni\u00e3o; eles simplesmente estavam nervosos demais para dizer qualquer coisa.<\/p>\n\n\n\n ***<\/p>\n\n\n\n Claro, n\u00e3o existe uma cura definitiva para o v\u00edcio em reuni\u00f5es no local de trabalho moderno. As armadilhas que identificamos derivam de preconceitos humanos universais, e esses preconceitos s\u00e3o extremamente dif\u00edceis de superar. Mas, ao compreender a psicologia por tr\u00e1s das reuni\u00f5es ruins, tanto os gerentes quanto suas equipes podem trabalhar em prol de normas de comunica\u00e7\u00e3o mais saud\u00e1veis, intera\u00e7\u00f5es mais eficazes e calend\u00e1rios mais limpos.<\/p>\n\n\n\n Artigo Traduzido da Harvard Business Review<\/a>. Fonte Original: https:\/\/hbr.org\/2021\/11\/the-psychology-behind-meeting-overload<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" O que \u00e9 preciso para se libertar do v\u00edcio de reuni\u00f5es? Veja 6 preconceitos que nos levam a ter muitas reuni\u00f5es e estrat\u00e9gias para super\u00e1-los.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":5733,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[333],"tags":[],"yoast_head":"\n