{"id":6073,"date":"2022-03-25T08:12:20","date_gmt":"2022-03-25T11:12:20","guid":{"rendered":"https:\/\/ippv.com.br\/coach\/?p=6073"},"modified":"2023-06-17T18:30:36","modified_gmt":"2023-06-17T21:30:36","slug":"pare-de-desperdicar-o-tempo-das-pessoas-com-reunioes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ippv.com.br\/coach\/pare-de-desperdicar-o-tempo-das-pessoas-com-reunioes\/","title":{"rendered":"Pare de Desperdi\u00e7ar o Tempo das Pessoas com Reuni\u00f5es"},"content":{"rendered":"\n<p>As reuni\u00f5es fornecem uma plataforma para as pessoas investigarem quest\u00f5es, explorarem novos caminhos e acordarem a\u00e7\u00f5es. Elas tamb\u00e9m s\u00e3o uma oportunidade para destacar habilidades de lideran\u00e7a, interesses e estilos gerenciais. No entanto, muitos ficam aqu\u00e9m dessa promessa. Pergunte a si mesmo quanto retorno voc\u00ea obt\u00e9m de seu envolvimento em todas as reuni\u00f5es, mas especialmente nas reuni\u00f5es de diretoria e executivas \u00e0s quais voc\u00ea participa. Quanto tempo e energia voc\u00ea tem em sua agenda para pensar, imaginar e se comunicar de outras maneiras?<\/p>\n\n\n\n<p>Algumas organiza\u00e7\u00f5es est\u00e3o tentando controlar reuni\u00f5es desnecess\u00e1rias, introduzindo dias sem reuni\u00f5es, capacitando as pessoas a tomar suas pr\u00f3prias decis\u00f5es e melhorando a forma como as reuni\u00f5es s\u00e3o planejadas e facilitadas. Na melhor das hip\u00f3teses, as reuni\u00f5es s\u00e3o propositais, inclusivas (das pessoas que realmente precisam estar l\u00e1) e participativas.<\/p>\n\n\n\n<p>No entanto, alguns l\u00edderes n\u00e3o prestam muita aten\u00e7\u00e3o \u00e0s suas pr\u00f3prias contribui\u00e7\u00f5es \u00e0s reuni\u00f5es, sejam eles liderando ou participando. Mark,* um executivo com quem trabalhei, contribuiu substancialmente e ouvia atentamente nas reuni\u00f5es. Mas, verdade seja dita, ele estava entediado de desempenhar o mesmo papel e preocupado que sua falta de entusiasmo estivesse prejudicando sua marca pessoal. Quando perguntei sobre sua estrat\u00e9gia para reuni\u00f5es, ele respondeu: \u201cN\u00e3o tenho uma\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>Em um mundo onde h\u00e1 mais foco na qualidade das reuni\u00f5es, vale a pena aproveitar a oportunidade para mostrar o seu melhor aos colegas e aproveitar ao m\u00e1ximo seu pr\u00f3prio tempo e energia. As cinco estrat\u00e9gias a seguir devem ajudar.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><strong>Articule Claramente Sua Ambi\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Muitas vezes, n\u00e3o est\u00e1 claro o que uma reuni\u00e3o deve alcan\u00e7ar. Em vez disso, o presidente come\u00e7a a reuni\u00e3o com algumas gentilezas antes de passar pela agenda.<\/p>\n\n\n\n<p>Tom Fussell, CEO da BBC Studios, usa uma abordagem diferente. Ele mapeia os itens da agenda para as prioridades estrat\u00e9gicas da organiza\u00e7\u00e3o para focar a discuss\u00e3o. Ele tamb\u00e9m inicia as reuni\u00f5es lembrando \u00e0s pessoas o que elas est\u00e3o l\u00e1 para fazer. Ele incentiva todos a falar, observando que \u201cpode levar mais tempo para tomar uma decis\u00e3o, mas \u00e9 mais r\u00e1pido tomar decis\u00f5es melhores\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea deseja estabelecer uma ambi\u00e7\u00e3o mais clara para sua reuni\u00e3o, execute as seguintes a\u00e7\u00f5es:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Convide esclarecimentos com anteced\u00eancia.<\/strong> Evite assumir que todos concordam com a agenda. Incentive as pessoas a fazerem esclarecimentos ou discord\u00e2ncias antes da reuni\u00e3o. Fazer isso aumenta a qualidade da discuss\u00e3o e a ades\u00e3o do grupo.<\/li><li><strong>Explique por que a reuni\u00e3o \u00e9 importante.<\/strong> Durante a reuni\u00e3o, descreva a relev\u00e2ncia, a materialidade e a urg\u00eancia da discuss\u00e3o em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 estrat\u00e9gia e \u00e0 jornada da organiza\u00e7\u00e3o. Seja expl\u00edcito sobre o que voc\u00ea gostaria de alcan\u00e7ar, usando declara\u00e7\u00f5es como: \u201cGostaria que esta reuni\u00e3o nos aproximasse de\u2026\u201d e \u201cTemos uma decis\u00e3o importante a tomar em rela\u00e7\u00e3o a\u2026\u201d<\/li><li><strong>Transmita sua cren\u00e7a no grupo.<\/strong> Se voc\u00ea deseja abordar quest\u00f5es complexas (como as reuni\u00f5es devem; caso contr\u00e1rio, deixe que as pessoas fa\u00e7am isso sozinhas), voc\u00ea precisar\u00e1 que todos compartilhem suas melhores ideias. Coloque-os em um estado de esp\u00edrito positivo sinalizando sua cren\u00e7a em suas habilidades, por exemplo, lembrando-se de sucessos passados. Use uma declara\u00e7\u00e3o como \u201clembre-se de quando tivemos uma \u00f3tima discuss\u00e3o sobre\u2026\u201d<\/li><li><strong>Descubra como voc\u00ea quer aparecer.<\/strong> N\u00e3o se esque\u00e7a de desenvolver sua pr\u00f3pria ambi\u00e7\u00e3o. O que voc\u00ea quer que os outros pensem, sintam e fa\u00e7am por causa de sua contribui\u00e7\u00e3o? Que li\u00e7\u00f5es voc\u00ea pode aprender com seu impacto em reuni\u00f5es anteriores?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><strong>Decida Quais Pap\u00e9is Voc\u00ea Quer Desempenhar<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Muitos executivos adotam fun\u00e7\u00f5es em reuni\u00f5es com base no que acham que se espera deles ou no que fizeram antes. Por exemplo, um CFO representar\u00e1 a fun\u00e7\u00e3o financeira e liderar\u00e1 as discuss\u00f5es relacionadas a finan\u00e7as. Fazer isso pode limitar sua esfera de influ\u00eancia \u2013 e sua contribui\u00e7\u00e3o. Ao moldar deliberadamente o papel que voc\u00ea deseja desempenhar, voc\u00ea pode descobrir rapidamente novas informa\u00e7\u00f5es, invalidar suposi\u00e7\u00f5es antigas e testar cen\u00e1rios que inicialmente podem parecer improv\u00e1veis. Aqui est\u00e3o alguns pap\u00e9is para experimentar:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Catalisador.<\/strong> Inicie uma discuss\u00e3o e estimule novos pensamentos por meio de analogias, hist\u00f3rias ou precedentes.<\/li><li><strong>Custodiante.<\/strong> Pergunte como uma decis\u00e3o se desenrolar\u00e1 na organiza\u00e7\u00e3o e o que seria necess\u00e1rio para que ela fosse bem-sucedida.<\/li><li><strong>Desafiador.<\/strong> Questione a l\u00f3gica, coer\u00eancia e validade de um argumento com dados, experi\u00eancia e\/ou intui\u00e7\u00e3o.<\/li><li><strong>Convocador.<\/strong> Incentive a participa\u00e7\u00e3o plena convidando outras pessoas para participar da discuss\u00e3o, fazendo conex\u00f5es (\u201cponte\u201d) entre os pontos e as pessoas envolvidas.<\/li><li><strong>Tomador de Decis\u00e3o.<\/strong> Enquadre o t\u00f3pico claramente, convide a discuss\u00e3o das quest\u00f5es e op\u00e7\u00f5es e tome uma decis\u00e3o na reuni\u00e3o (evitando coloc\u00e1-la \u201coffline\u201d sempre que poss\u00edvel).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>\u00c0s vezes vale a pena ser aberto sobre o papel que voc\u00ea est\u00e1 adotando, mesmo que seja apenas para encorajar os outros a seguirem o exemplo. Um CEO com quem trabalhei gostava de alocar fun\u00e7\u00f5es quando confrontado com um problema particularmente complicado. Tudo bem, desde que n\u00e3o se torne um \u201cteatro perform\u00e1tico\u201d, no qual os participantes encenam uma conversa como se estivessem lendo um roteiro.<\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea for deixado em seus dispositivos, selecione um papel que a discuss\u00e3o exige e que voc\u00ea goste de desempenhar \u2013 por exemplo, um \u201cguardi\u00e3o\u201d ao considerar os desafios de integra\u00e7\u00e3o de uma aquisi\u00e7\u00e3o. \u201cTenha cuidado para n\u00e3o desempenhar v\u00e1rias fun\u00e7\u00f5es ao mesmo tempo, caso contr\u00e1rio voc\u00ea corre o risco de confundir e privar outras pessoas\u201d, diz Scott Newton, s\u00f3cio da Thinking Dimensions Global Consulting e experiente consultor do conselho. Ele acrescenta: \u201cUma vez que um CEO com quem trabalhei percebeu que precisava dividir seu papel de conduzir a reuni\u00e3o e fornecer informa\u00e7\u00f5es, suas decis\u00f5es se tornaram mais acion\u00e1veis, mais claras e o grupo se sentiu mais comprometido com os resultados\u201d. Use espa\u00e7os entre os itens da agenda ou pausas na discuss\u00e3o para sinalizar uma mudan\u00e7a em seu papel. Ajude os outros a entender isso dizendo: &#8220;Estou mudando de pensamento aqui, ent\u00e3o vou me concentrar nos fatos&#8221; ou &#8220;Gostaria de adotar a perspectiva de um cliente ouvindo esta conversa&#8221;.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><strong>Elabore Sua Contribui\u00e7\u00e3o Mais Distinta<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Uma reuni\u00e3o eficaz requer uma variedade de perspectivas, conjuntos de habilidades, experi\u00eancias e estilos, especialmente quando o assunto \u00e9 complexo. O desafio \u00e9 voc\u00ea demonstrar o seu melhor enquanto \u00e9 um bom jogador de equipe.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma executiva, Molly,* falava muito nas reuni\u00f5es, muitas vezes improvisando. Seu feedback de 360 graus indicou que seus colegas n\u00e3o tinham certeza do valor de suas contribui\u00e7\u00f5es para o grupo. Para resolver isso, ajudei-a a se concentrar na qualidade de suas contribui\u00e7\u00f5es, e n\u00e3o na quantidade. Isso exigia mais prepara\u00e7\u00e3o e disciplina na escolha de quando falar e quando ouvir.<\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea deseja fazer uma contribui\u00e7\u00e3o mais distinta, comece descobrindo onde seus pontos fortes podem abordar melhor os t\u00f3picos da reuni\u00e3o. Isso pode ser da sua:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Credibilidade ou licen\u00e7a para contribuir com sucessos anteriores.<\/li><li>Conhecimento do assunto.<\/li><li>Capacidade de resolver problemas ou reformular, por exemplo, usando cen\u00e1rios.<\/li><li>Insights de outras organiza\u00e7\u00f5es, ind\u00fastrias ou ecossistemas que enfrentam problemas semelhantes.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Crie \u201cperfis\u201d de outros participantes da reuni\u00e3o da mesma forma que voc\u00ea faria para seus clientes. Mapeie suas origens, interesses, perspectivas, quest\u00f5es e contribui\u00e7\u00f5es hist\u00f3ricas. Isso ajuda voc\u00ea a identificar:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Espa\u00e7o branco.<\/strong> T\u00f3picos em que voc\u00ea pode ter mais a contribuir do que outros, devido \u00e0 sua experi\u00eancia e conhecimento.<\/li><li><strong>Complementos.<\/strong> Aliados que compartilham um interesse, experi\u00eancia ou hist\u00f3rico em comum com voc\u00ea.<\/li><li><strong>Conflitos.<\/strong> Colegas que t\u00eam uma vis\u00e3o oposta \u00e0 sua.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Use esse insight para antecipar as perspectivas, contribui\u00e7\u00f5es e rea\u00e7\u00f5es dos outros. Procure influenciar as pessoas com anteced\u00eancia, se apropriado. N\u00e3o v\u00e1 muito longe, no entanto. Ser diferenciado n\u00e3o \u00e9 voc\u00ea ganhar e seus colegas perderem \u2013 \u00e9 usar seus pontos fortes para se destacar dos outros. Tamb\u00e9m n\u00e3o deve deix\u00e1-lo inflex\u00edvel ou dogm\u00e1tico, carregado de suposi\u00e7\u00f5es limitantes que podem n\u00e3o ser verdadeiras.<\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea est\u00e1 em uma equipe estabelecida, reflita sobre sua experi\u00eancia em uma s\u00e9rie de reuni\u00f5es e pense nas capacidades que voc\u00ea precisa desenvolver para dar uma contribui\u00e7\u00e3o diferenciada. Por exemplo, se voc\u00ea lida regularmente com t\u00f3picos delicados, precisar\u00e1 ouvir atentamente para entender completamente as perspectivas dos outros antes de explorar as op\u00e7\u00f5es. Ou, se voc\u00ea estiver enfrentando uma crise, interrogue os problemas usando habilidades de resolu\u00e7\u00e3o de problemas. Descubra a melhor maneira de aprimorar esses recursos, desde a observa\u00e7\u00e3o de outras pessoas que os possuem at\u00e9 a cria\u00e7\u00e3o de sua pr\u00f3pria nuvem de aprendizado pessoal de cursos e ferramentas on-line at\u00e9 o uso de um coach externo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><strong>Use os Sinais com Sabedoria<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>As reuni\u00f5es est\u00e3o cheias de sinais e pistas sobre os interesses e inten\u00e7\u00f5es das pessoas. Mas muitos executivos n\u00e3o aproveitam a oportunidade para serem intencionais com seus pr\u00f3prios sinais por falta de preparo e autoconsci\u00eancia. Eles tamb\u00e9m n\u00e3o conseguem capturar o que \u00e9 dito (ou impl\u00edcito) na reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Todos n\u00f3s j\u00e1 vimos a pessoa no \u201cpiloto autom\u00e1tico\u201d. Sua mente est\u00e1 em outro lugar enquanto eles repetem o que aconteceu na reuni\u00e3o anterior ou planejam a pr\u00f3xima. E, com o tempo, seus colegas ficam frustrados, ou pior, desiludidos com suas contribui\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma executiva com quem trabalhei, Sarah*, pensou cuidadosamente sobre o que ela queria transmitir em uma reuni\u00e3o, tanto no que ela disse quanto em como ela se deparou. Isso significava usar suas palavras, voz (tom, volume, entona\u00e7\u00e3o), express\u00f5es faciais e postura corporal para sinalizar:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Interesse pelo tema.<\/li><li>Determina\u00e7\u00e3o para resolver um problema urgente.<\/li><li>Criatividade no desenvolvimento de novas ideias.<\/li><li>Capacidade de ouvir, reconhecer e responder \u00e0s perspectivas de diferentes pessoas.<\/li><li>Confian\u00e7a em situa\u00e7\u00f5es de alto risco.<\/li><li>Positividade em circunst\u00e2ncias desafiadoras.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ela tamb\u00e9m sentiu que o resumo das a\u00e7\u00f5es e pontos-chave da reuni\u00e3o capturou apenas uma fra\u00e7\u00e3o da riqueza da discuss\u00e3o e da din\u00e2mica entre os indiv\u00edduos. Em vez disso, ela usou o que aprendeu durante a reuni\u00e3o para avaliar a equipe:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Capacidade de cumprir metas de desempenho.<\/li><li>Alinhamento na execu\u00e7\u00e3o da estrat\u00e9gia.<\/li><li>Capacidade de assumir novas iniciativas.<\/li><li>Intera\u00e7\u00f5es.<\/li><li>Humor geral, sa\u00fade e bem-estar.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ela achou \u00fatil anotar as perguntas para as quais buscava respostas \u2013 ou pelo menos as hip\u00f3teses que queria testar \u2013 antes da reuni\u00e3o. Isso permitiu que ela iniciasse a reuni\u00e3o com maior intencionalidade. Ela tamb\u00e9m agendou um tempo adequado de reflex\u00e3o, imediatamente depois e alguns dias depois.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-medium-font-size\"><strong>Gerencie-se no Momento<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>As reuni\u00f5es podem ser montanhas-russas emocionais, especialmente se houver grandes personagens e circunst\u00e2ncias pressurizadas. Um coment\u00e1rio, sugest\u00e3o ou implica\u00e7\u00e3o de um membro da equipe pode provocar uma forte rea\u00e7\u00e3o, incluindo frustra\u00e7\u00e3o, inseguran\u00e7a sobre sua posi\u00e7\u00e3o ou raiva.<\/p>\n\n\n\n<p>O desafio \u00e9 manter a compostura suficiente para pensar com clareza e se comunicar de forma eficaz. Evite uma rea\u00e7\u00e3o exagerada que pode permanecer na mem\u00f3ria das pessoas e apagar muitas de suas contribui\u00e7\u00f5es positivas.<\/p>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea pode fazer escolhas estrat\u00e9gicas sobre como gerenciar a si mesmo no momento:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Ser claro sobre onde voc\u00ea deve se concentrar.<\/strong> Se voc\u00ea tiver clareza sobre os t\u00f3picos com os quais realmente se importa \u2013 e acha que o grupo deve se preocupar \u2013 voc\u00ea ser\u00e1 mais seletivo sobre quais batalhas lutar e quais evitar.<\/li><li><strong>Antecipar os gatilhos.<\/strong> Anote uma lista de t\u00f3picos (\u201cDevemos fazer algo sobre nosso atendimento ao cliente\u201d), eventos (\u201cSempre que tentamos lan\u00e7ar um novo produto, d\u00e1 errado\u201d) ou pessoas (\u201cSempre que me interrompem\u201d) que desencadear\u00e1 uma resposta emocional em voc\u00ea. Em seguida, desenvolva uma lista de respostas mais construtivas (\u201cIsso \u00e9 passado, somos uma organiza\u00e7\u00e3o diferente agora\u201d, \u201cVou at\u00e9 voc\u00ea depois de terminar meu ponto de vista, se puder\u201d).<\/li><li><strong>Rotular sua rea\u00e7\u00e3o.<\/strong> Quando voc\u00ea sentir uma resposta emocional, rotule-a (na sua cabe\u00e7a) como se voc\u00ea fosse um terceiro desapaixonado. Preste aten\u00e7\u00e3o em onde voc\u00ea est\u00e1 focando e como est\u00e1 se sentindo enquanto reconhece suas limita\u00e7\u00f5es (a chamada \u201cmetaconsci\u00eancia\u201d). Crie alguma dist\u00e2ncia, mesmo no momento \u2013 olhe pela janela, tome um copo de \u00e1gua, controle sua respira\u00e7\u00e3o ou concentre-se fisicamente (p\u00e9s retos no ch\u00e3o, sente-se ereto).<\/li><li><strong>Reorientando sua aten\u00e7\u00e3o.<\/strong> Lembre-se de sua ambi\u00e7\u00e3o e foco e, em seguida, procure reformular a discuss\u00e3o, concentrando a aten\u00e7\u00e3o em diferentes maneiras de abordar os problemas em quest\u00e3o.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Tornar-se mais estrat\u00e9gico nas reuni\u00f5es n\u00e3o \u00e9 ser egoc\u00eantrico ou ultracompetitivo. Certamente n\u00e3o se trata de planejar demais a ponto de voc\u00ea se tornar r\u00edgido na pr\u00f3pria reuni\u00e3o. Em vez disso, praticar essas cinco estrat\u00e9gias o ajudar\u00e1 a ser mais intencional com suas a\u00e7\u00f5es e mais propenso a trazer o seu melhor para a discuss\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p><em>* Os nomes reais foram alterados.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\">Artigo Traduzido da <a href=\"https:\/\/hbr.org\">Harvard Business Review<\/a>. Fonte Original: <a href=\"https:\/\/hbr.org\/2022\/03\/stop-wasting-peoples-time-with-bad-meetings\">https:\/\/hbr.org\/2022\/03\/stop-wasting-peoples-time-with-bad-meetings<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Prepare-se com anteced\u00eancia para mostrar o seu melhor e aproveitar ao m\u00e1ximo o seu tempo.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":6067,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[396],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Pare de Desperdi\u00e7ar o Tempo das Pessoas com Reuni\u00f5es - Blog PPV<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Prepare-se com anteced\u00eancia para mostrar o seu melhor e aproveitar ao m\u00e1ximo o seu tempo.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/ippv.com.br\/coach\/pare-de-desperdicar-o-tempo-das-pessoas-com-reunioes\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pt_BR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Pare de Desperdi\u00e7ar o Tempo das Pessoas com Reuni\u00f5es - 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