A colaboração em equipe feita da maneira certa é uma força poderosa para alinhar um grupo de indivíduos para atingir um objetivo comum da maneira mais eficaz possível. Mas mesmo as melhores colaborações, cheias de membros de equipe inteligentes, capazes e experientes, podem ser uma luta. Executados de forma errada, os projetos colaborativos podem parecer uma perda de tempo, pois os indivíduos passam mais tempo falando sobre fazer coisas do que realmente fazer as coisas.
A colaboração é especialmente difícil agora, durante a pandemia. A colaboração orgânica é quase impossível quando você está trabalhando remotamente. Acompanhar os projetos mais recentes e novos experimentos empolgantes – ou onde um projeto pode estar tendo dificuldades – pode ser facilmente abordado durante chats frequentes no corredor, mas essas oportunidades não acontecerão em um ambiente remoto a menos que você seja intencional. E a colaboração não é eficaz quando você envia mensagens de maneira livre e esporádica sobre iniciativas e não tem uma abordagem estruturada para responder a perguntas importantes, alinhar os membros da equipe e direcionar para o objetivo principal. Para que a colaboração em equipe funcione remotamente, você e seus colegas devem ser claros e estratégicos sobre como irão colaborar.
A logística de colaboração não é o único obstáculo enfrentado pelos membros da equipe. O tempo também é uma preocupação. Muitos indivíduos têm trabalho extra em seus pratos, devido às complexidades relacionadas à Covid-19 e congelamento de contratações, e seus horários são mais díspares do que nunca, conciliando o trabalho em casa com creche e educação remota. Como você faz com que os membros da equipe se reúnam para concentrar seu tempo e atenção em seu projeto?
Como um coach de gerenciamento de tempo, eu sei que para ser mais eficaz no trabalho, você precisa ter um propósito sobre como investe cada minuto precioso. Veja como fazer a colaboração em equipe da maneira certa, mesmo quando você está enfrentando desafios relacionados ao trabalho remoto e pandêmico.
Use Reuniões Regulares
Se você precisar fazer um brainstorm, definir uma visão, alinhar funções, concordar com metas ou fazer outras discussões criativas e estratégicas, uma reunião provavelmente será o método mais eficiente para realizar essas atividades. Você pode ficar tentado a adicionar uma reunião recorrente ao calendário, mas quando puder, tente trabalhar esses itens em reuniões permanentes existentes, para não adicionar mais às agendas já superlotadas das pessoas – por exemplo, você pode decidir isso uma vez por mês, sua reunião regular de equipe tem um foco mais estratégico em vez de tático. Defina uma agenda com antecedência e designe alguém para facilitar a reunião para manter o grupo no caminho certo e conduzir a tomada de decisões. Além disso, peça a alguém para fazer anotações e encaminhá-las às partes interessadas, para que você não perca um tempo precioso tendo outra reunião sobre o mesmo assunto no futuro.
Compartilhe Documentos
Se você precisar de feedback sobre o material e não houver problema em a comunicação ser assíncrona, compartilhe um documento. Você pode fazer isso por meio do Google Docs, Teams, Slack ou qualquer outro serviço de compartilhamento de arquivos aprovado por sua organização.
Ao usar esse método, certifique-se de definir um prazo para revisão, ative as alterações de controle e seja claro sobre o que você precisa dos revisores no documento. Tudo deve ser autoexplicativo, de modo que se seu colega tiver que olhar o documento depois de colocar os filhos na cama à noite (e, portanto, não conseguir falar com um colega de equipe no momento), nenhum esclarecimento será necessário.
Trabalhe “Lado a Lado”
Se você voltou ao escritório – ou nunca saiu – trabalhar lado a lado pode acontecer naturalmente. Mas para alguns dos meus clientes de coaching que trabalham remotamente, tenho visto uma tendência de trabalhar “lado a lado virtual”. Isso se parece com uma videochamada com um colega, faça seu trabalho em um projeto compartilhado específico ao mesmo tempo. Dessa forma, você pode facilmente parar e fazer uma pergunta ou pedir feedback sempre que tiver dúvidas. Uma vez que a pessoa já está “lá” e trabalhando em algo semelhante, a colaboração pode progredir com mais tranquilidade. Essa estratégia também é eficaz se você estiver evitando algo difícil no trabalho. A pressão positiva dos colegas de que alguém está fisicamente presente com você e espera que determinada atividade seja realizada nesse período pode ser um bom incentivo para ajudá-lo a superar a evasão de aproximação.
Mande Mensagem
Embora as ferramentas de chat colaborativo, como Slack, Teams e Flock, sejam incrivelmente populares e muitas vezes vistas como a “chave” para a colaboração em equipe, certifique-se de que estão trabalhando para você, em vez de você trabalhar para eles. Decida com que frequência e por quanto tempo você se envolverá com os canais apropriados. Para alguns de meus clientes de coaching, isso pode significar apenas 10 minutos uma vez por dia para folhear as mensagens mais relevantes. Para outros, é como fazer check-in várias vezes ao dia ou ter a ferramenta de mensagens aberta, exceto quando precisam estar superconcentrados. E se você achar que não pode resolver um problema facilmente por meio do bate-papo, mude a conversa para uma chamada. Ao fazer isso, você assume mais controle sobre seu tempo, e toda a equipe tem uma melhor compreensão de quando receberá uma resposta sua.
O objetivo por trás da colaboração em equipe não é que você esteja sempre disponível. Em vez disso, é para ter certeza de que você e sua equipe estão alinhados com seus objetivos e de forma mais eficaz avançando na sua realização. Você pode colaborar de forma eficaz de longe, mesmo quando tem muito a fazer, se colaborar com intenção e foco.
Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/10/4-tips-for-effective-virtual-collaboration
