A aceleração da pandemia em direção ao trabalho em casa diminuiu, mas enquanto muitos trabalhadores se acostumaram à conveniência e flexibilidade do trabalho remoto e o exigem, muitas empresas estão pressionando pelo retorno ao escritório. O compromisso, cada vez mais, é um híbrido que combina equipes presenciais e remotas. Um estudo recente da McKinsey com 800 executivos corporativos indicou que o híbrido provavelmente será a norma daqui para frente. Nossa experiência, de ter equipes líderes e empresas que eram híbridas pré-Covid, é que isso não é tão simples quanto definir dias para estar no escritório ou remoto.

Culturas híbridas, em vez disso, só prosperam tratando todos como remotos. Isso significa dar a todos acesso às mesmas informações, pessoas, ferramentas e oportunidades de sucesso, independentemente de estarem sentados em um escritório em Berlim ou trabalhando em um café em Jacarta ou em um quarto em Tóquio. Isso é simples, mas não direto. Requer ação consistente da liderança nas cinco frentes a seguir.

1. Abraçando a comunicação assíncrona

A comunicação com funcionários distribuídos, especialmente globalmente, requer atenção especial para garantir que todos tenham oportunidades iguais de participar da conversa. Isso geralmente pode ser alcançado por um ou mais dos seguintes meios:

• Mudar deliberadamente as trocas síncronas para assíncronas. As equipes que estão em fusos horários diferentes precisam passar para a comunicação escrita ou gravada. Isso pode significar substituir sua reunião em pé diária por pequenas atualizações escritas em um canal de bate-papo ou por documentos escritos que facilitem a discussão nos comentários. Em uma escala mais ampla, um CEO poderia solicitar perguntas escritas com antecedência para a prefeitura da empresa e depois gravá-las e transmiti-las em vez de fazê-las ao vivo.
• Usando a tecnologia para produzir artefatos que podem ser compartilhados após uma troca síncrona. Às vezes, é necessária uma reunião síncrona para discutir um assunto complexo ou urgente. No entanto, agora temos acesso à tecnologia que simplifica a produção de artefatos compartilháveis, como reuniões Zoom gravadas, atas de reuniões editadas colaborativamente no Google Docs e transcrições de videochamadas geradas automaticamente.

2. Deixando claros os limites da comunicação

Com o trabalho remoto, muitas vezes não fica claro quando colegas e gerentes estão disponíveis para conversar, focar em uma tarefa ou relaxar com a família. Isso pode levar a interrupções estranhas ou irritantes. Este não é um problema novo, é claro; embora uma das virtudes exaltadas de trabalhar no escritório fosse a capacidade de ter interações e interrupções espontâneas, isso poderia ser frustrante para a equipe que prosperava em entrar no fluxo e se concentrar no trabalho profundo.

O trabalho remoto oferece uma redefinição. As equipes devem fazer duas coisas:

• Defina regras de engajamento por plataforma. Trabalhar remotamente significa navegar por e-mails, mensagens de bate-papo, videochamadas e documentação com diferentes níveis de prioridade e urgência. Idealmente, as equipes devem definir claramente quais são as expectativas para cada um. É razoável não responder uma mensagem direta no chat até o dia seguinte? E os e-mails? Espera-se que todos assistam a todas as gravações de reuniões se não comparecerem ou são opcionais? Essas regras de engajamento podem reduzir bastante a ansiedade e o medo dos funcionários de perder.
• Deixe o horário de trabalho claro. Os funcionários devem registrar explicitamente em seus calendários o horário de trabalho para que outras pessoas possam vê-lo, inclusive registrando suas férias. A expectativa de que alguém seja interrompível apenas porque não está em uma reunião não está nem um pouco perto da realidade quando eles passam a tarde livre escrevendo uma proposta importante. Os funcionários devem bloquear o tempo que estão alocando para pensar profundamente.

3. Defendendo a documentação e os artefatos

Ao formar uma cultura de criação de documentação arquivável e pesquisável em toda a empresa para informações importantes, estamos criando uma tomada de decisão histórica eficaz para indivíduos, equipes e departamentos. Por exemplo, em equipes de software, projetos para cada novo recurso ou mudança no sistema podem ser escritos enquanto o consenso sobre a abordagem está se formando. Esses documentos de projeto podem ser arquivados como um instantâneo do contexto contemporâneo para que futuros engenheiros possam entender melhor por que essas decisões foram tomadas. Estes arquivos são uma mina de ouro para os novos colaboradores que pretendem autodescobrir a génese do trabalho que realizam atualmente.

Além disso, encorajar uma cultura de escrever propostas e designs ao ar livre, onde outros possam colaborar e comentar, aumenta muito a capacidade dos outros de ler, entender e contribuir para a direção geral da empresa, aumentando o moral e a propriedade dos funcionários.

4. Transmitindo a comunicação

No escritório, cada dia é preenchido com centenas de conversas individuais para divulgar informações. Em pequenos locais de trabalho, essa pode ser uma maneira viável de comunicação, mas quando as forças de trabalho são distribuídas, isso não é dimensionado. Em vez disso, os líderes precisam desenvolver uma cultura de mensagens escritas ou gravadas para transmitir o coração da empresa. Os líderes podem começar a escrever boletins informativos regulares para sua equipe ou gravar mensagens semanais para enviar no início da semana.

Em uma escala menor, as equipes podem experimentar a transmissão de suas conquistas regulares. Inicialmente, isso seria entre eles resumindo o que eles estão trabalhando. Mas, eventualmente, eles podem trabalhar para transmitir essas informações ainda mais: como com outras equipes em seu departamento. Uma cultura de compartilhamento geralmente incentiva mais compartilhamento.

5. Fornecendo as ferramentas para o sucesso

O trabalho remoto eficaz exige que todos usem e tenham acesso às mesmas ferramentas. Eles variam de software colaborativo, como o Google Docs, onde vários participantes podem editar e fazer comentários, e ferramentas de desenho, como o Miro, onde grupos remotos podem esboçar juntos e colaborar como se estivessem na frente de um quadro branco.

As ferramentas também podem vir na forma de configurações físicas às quais os funcionários têm acesso em suas casas. Muitos trabalhadores foram solicitados a trabalhar em casa durante a pandemia com um laptop e pouco mais. Esses ambientes eram substitutos ruins para escritórios pré-pandemia, onde os funcionários teriam acesso a móveis de escritório adequadamente ergonômicos, monitores widescreen e salas de reunião com bons equipamentos A/V. Muitas empresas estão oferecendo bolsas de trabalho em casa para os trabalhadores melhorarem seus escritórios domésticos, com algumas empresas oferecendo milhares de dólares em atualizações de escritório. Para empresas totalmente remotas, essa despesa é mais fácil de suportar, pois nenhum dinheiro está sendo gasto em aluguel de escritórios. Mas isso não significa que seus funcionários não precisam do suporte. Se o trabalho híbrido for uma opção, é responsabilidade da empresa garantir que os funcionários possam ter sucesso onde quer que estejam.

Buscando continuamente 1% melhor

Esses cinco pilares são apenas um ponto de partida para a construção de uma cultura híbrida de sucesso. Na realidade, mudar com sucesso para uma cultura híbrida é uma mentalidade que exige a mudança de muitos pequenos hábitos todos os dias. Ao manter em mente a máxima de tratar todos como remotos e aplicá-la diariamente, uma força de trabalho pode melhorar de forma incremental. À medida que os locais de trabalho híbridos se tornam o novo normal, melhorias incrementais nos cinco pilares serão fundamentais para criar uma cultura corporativa de sucesso no mundo pós-pandemia.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2022/03/what-great-hybrid-cultures-do-differently