A pandemia global criou novos desafios e oportunidades em quase todos os setores e, com a reabertura da economia, a competição será intensa. Os vencedores serão aqueles que entenderem mais claramente as necessidades de seus clientes, colaborarem para identificar várias soluções, prototipar, iterar e trazer novas ideias para o mercado. Esses comportamentos só acontecerão quando as pessoas se reunirem no novo e moderno local de trabalho.

Ao que tudo indica, o futuro do trabalho é híbrido: 52% dos trabalhadores dos EUA prefeririam uma mistura de trabalhar em casa e no escritório, dizendo que isso tem um impacto positivo em sua capacidade de ser criativo, resolver problemas e construir relacionamentos. A pesquisa global nos diz que 72% dos líderes corporativos planejam oferecer um modelo híbrido, e apenas 13% dizem que esperam diminuir sua pegada imobiliária no próximo ano, sugerindo que as organizações continuarão a alavancar seus locais de trabalho em um futuro de trabalho híbrido.

Mas acertar o híbrido será difícil. Decidir quem trabalha no escritório e com que frequência é uma questão complexa e será diferente para cada organização. Se não for bem feito, pode ameaçar a cultura, a colaboração e a inovação. Por outro lado, um local de trabalho híbrido bem executado pode ser um ímã que aproxima as pessoas e nos ajuda a trabalhar melhor do que nunca.

As organizações que vencerão sabem que os locais de trabalho projetados para as pessoas e a resiliência de suas organizações os ajudarão a seguir em frente, aprender e permanecer competitivos. Para começar, mais de 50% das empresas dos EUA planejam experimentar novos espaços como parte de seu retorno ao escritório este ano, por exemplo, redirecionando um café para um espaço social e de colaboração de alta energia que oferece melhor suporte a novos padrões de trabalho híbridos.

Como arquitetos e designers de móveis de escritório que atendem às maiores organizações do mundo, recomendamos que os líderes pensem em quatro abordagens de design ao considerar sua estratégia híbrida.

Trance a Experiência Digital e Física

Como líderes de equipes globais, sabemos que preencher a lacuna entre os participantes presenciais e remotos é difícil, e o trabalho híbrido significa que inevitavelmente haverá alguém remoto, independentemente de as equipes coordenarem bem seus dias no escritório. Os colegas remotos podem se sentir frustrados e incapazes de participar igualmente, tornando-se menos engajados. Isso é especialmente verdadeiro para trabalhos criativos e inovadores, como brainstorming, que geralmente usam quadros brancos analógicos ou outros produtos físicos que são difíceis para as pessoas do outro lado da câmera experimentarem completamente.

A solução é integrar espaços físicos e tecnologia com três conceitos-chave em mente: equidade, engajamento e facilidade.

Por exemplo, atualmente, muitas salas de conferências consistem em uma longa mesa com um monitor na extremidade. Os participantes presenciais sentam-se ao redor da mesa enquanto os participantes remotos são apresentados em uma grade de pequenas caixas, geralmente na mesma tela de qualquer conteúdo compartilhado.

Uma maneira de criar mais equidade é dar a cada participante sua própria tela, colocando monitores em carrinhos que podem ser facilmente movidos. As equipes podem puxar um colega remoto para uma sessão de grupo ou até a mesa. Muitos sistemas de software agora permitem dividir pessoas e conteúdo em monitores separados.

Para estar totalmente engajado, as pessoas precisam de uma visão clara umas das outras e do conteúdo. Projetar para o envolvimento dos funcionários em um espaço digital para físico significa pensar como um diretor de cinema – luzes, câmera, áudio, conteúdo. Algumas soluções que estamos vendo são mesas angulares ou móveis, iluminação adicional, alto-falantes extras, microfones internos e painéis e monitores fáceis de mover.

Além disso, a pesquisa nos diz que mais pessoas se conectarão a uma reunião em seus dispositivos individuais, bem como na tecnologia da sala. Amplas fontes de alimentação, quadros brancos e uma variedade de soluções de software contribuirão para uma experiência de colaboração híbrida mais fácil e contínua para as pessoas.

Inverta Espaços Fechados e Abertos

É hora de repensar o plano aberto. Durante décadas, as estações de trabalho individuais tornaram-se mais abertas com densidade cada vez maior, enquanto as reuniões são realizadas em salas de conferência fechadas. Conforme as pessoas voltam ao escritório, esses espaços começam a mudar. As reuniões acontecerão com mais frequência em espaços abertos com limites móveis, e o trabalho de foco individual acontecerá em espaços fechados, como pods ou pequenos enclaves.

Espaços abertos de colaboração são inerentemente mais flexíveis porque não exigem recursos fixos em seu design, para que possam se transformar e mudar à medida que novos padrões de trabalho surgem. Inovação, resolução de problemas e cocriação costumam usar abordagens ágeis – por exemplo, reuniões rápidas em pé que exigem conteúdo visível e persistente que pode ser hospedado em espaços abertos, definidos por móveis flexíveis, tecnologia de fácil acesso e outros elementos de design.

Enquanto isso, os espaços individuais precisarão de mais proteção para fornecer diferentes níveis de privacidade visual e acústica que as pessoas esperam enquanto trabalham em casa. As videochamadas acontecerão em todos os lugares, então os gabinetes – telas, painéis, pods – darão às pessoas lugares para se concentrar e mitigar interrupções.

Mude do Fixo Para Fluido

Os edifícios são construídos para a permanência, enquanto o ritmo dos negócios e das mudanças continua a acelerar. Podemos ver as tensões entre lento e rápido surgindo no surgimento de pop-ups e modelos de coworking com demanda por prazos de locação mais curtos. A maioria das empresas que possuem imóveis pergunta: de quanto espaço precisamos?

O futuro híbrido resolve para um local de trabalho mais fluido que pode ser flexível conforme as necessidades mudam. Isso não apenas acelera a inovação e avança a cultura da organização, mas pode garantir que o mercado imobiliário esteja sempre otimizado. Na Steelcase, otimizamos nosso próprio espaço projetando uma área aberta que apóia reuniões híbridas pela manhã, se torna o café do almoço, hospeda uma prefeitura à tarde e pode ser alugada para um evento noturno.

Equilibre o Trabalho “Nós” e “Eu”

A pandemia nos fez repensar o propósito e o significado do escritório e muitos líderes chegaram à conclusão de que o escritório é um local de trabalho colaborativo. O Instituto de Pesquisa de Gensler, conduzido em meio ao auge da pandemia, mostra que os funcionários que trabalham em casa em tempo integral viram uma queda de 37% no tempo médio de colaboração. Como resultado, os líderes estão corretamente focados em impulsionar a colaboração, e a pesquisa da Steelcase mostra que quase dois terços dos líderes desejam aumentar os espaços para formas híbridas e presenciais de colaboração.

Mas colaboração não é apenas trabalho em grupo; na verdade, também requer solidão. A colaboração eficaz acontece quando há uma vazante e um fluxo de pessoas se juntando para trabalhar como uma equipe e depois se separando para se concentrar individualmente, processar suas ideias e acompanhar as tarefas atribuídas. Muito tempo juntos, sem tempo de foco individual suficiente pode resultar em pensamento de grupo, por isso é importante que o pêndulo não oscile muito ao projetar escritórios que são todos sobre o “nós” e não equilibram a necessidade de espaços para o “eu”.

O júri ainda não decidiu se trabalhar em casa é mais produtivo ou não, mas no ano passado, os funcionários relataram níveis mais elevados de produtividade quando sua casa lhes permitiu trabalhar sem interrupção. Devemos fornecer locais com privacidade adequada no escritório também, e os funcionários devem ser capazes de mudar facilmente de um tipo de trabalho para outro sem ter que atravessar o campus ou ficar preso a uma tecnologia complicada.

O escritório para o qual voltamos deve oferecer às pessoas uma experiência melhor do que a que têm em casa e isso significa dar aos funcionários a combinação certa de espaços para os tipos de trabalho que precisam ser realizados. Organizações que escolhem uma abordagem “esperar para ver” correm o risco de frustrar seus funcionários que descobrem que o antigo escritório não apóia as novas formas que eles – colocando em risco as vantagens competitivas de reunir as pessoas. Pessoas cujas organizações avançam e criam locais de trabalho que se adaptam, são flexíveis e prosperam atrairão e reterão os melhores talentos e se beneficiarão da inovação e do crescimento. O futuro escritório será uma vantagem competitiva para as organizações que aproveitam o momento.

Quando estivermos todos de volta ao escritório, não será mais o mesmo, e isso é uma coisa boa.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/07/4-strategies-for-building-a-hybrid-workplace-that-works