Quer você seja um fabricante procurando assinar um novo contrato com o fornecedor, uma empresa de tecnologia tentando fechar um grande contrato comercial ou um varejista que deseja modificar seus termos de armazenamento, a pandemia Covid-19 mudou a maneira como você deve negociar.

Há duas razões para isso.

Em primeiro lugar, tudo – desde o que e quanto você compra, até quem ou o que você vende, até a duração e os termos do contrato – está em jogo. Os negociadores experientes repensarão suas suposições e avaliarão as mudanças atuais e previstas em seu setor, avaliando as implicações para suas próprias organizações, bem como as mudanças nas prioridades de seus parceiros. O mundo das relações comprador-fornecedor que surge nos próximos meses pode parecer muito diferente da estabilidade, do crescimento e da previsibilidade que prevaleciam na pré-pandemia.

Em segundo lugar, algumas negociações permanecerão virtuais mesmo com a abertura do mundo. Com base em minha experiência, conversas com clientes e análises enquanto conduzia nossa prática de negociação na McKinsey, apenas 10-15% das negociações eram remotas ou virtuais antes da pandemia. Eu prevejo que pelo menos 25% das negociações serão remotas daqui para frente. Provavelmente, esses negócios serão menos complicados, mas também podem incluir partes daqueles que são mais complexos.

Neste artigo, discutirei o que essas duas mudanças significam sobre como você deve negociar nos próximos meses.

Uma Nova Paisagem

Vamos começar com o que mudou quando se trata de termos de negociação. Muitos termos tradicionais estão sendo rasgados no momento em que as organizações estão renegociando contratos que não expiram por vários anos. É fundamental acertar.

Existem muitas razões para essa volatilidade. Por um lado, cada setor está agora começando de uma nova posição. Por exemplo, as empresas automotivas e aeroespaciais passaram por um ano de demanda enxuta e estão basicamente reiniciando em 2021, enquanto a indústria do entretenimento está equilibrando um aumento na demanda de serviços de streaming ao mesmo tempo que as restrições de vírus tornavam a produção de novos conteúdos um desafio. Empresas em dificuldades em muitos setores tendem a se fundir, reduzindo potencialmente o número de compradores ou fornecedores.

Os preços também podem ser mais voláteis à medida que as condições da cadeia de suprimentos mudam rapidamente. Como os fornecedores agora podem ser incapazes de atender a demanda total de seus clientes, os compradores podem achar vantajoso – embora caro – serem tratados como clientes preferenciais da “primeira linha” em situações onde o fornecimento é limitado. Isso é uma grande mudança em relação à barganha de preço ou volume de longo prazo, como poderiam ter acontecido no passado. Enquanto isso, fornecedores que podem oferecer mais flexibilidade nas condições de pagamento podem encontrar um maior número de parceiros. Outra abordagem promissora para compradores e vendedores é ser criativo sobre termos não financeiros, como propriedade intelectual, exclusividade, acesso à inovação, compartilhamento de risco, investimentos e contribuições de recursos e flexibilidade de contrato.

As organizações que navegam com mais eficácia por essas novas oportunidades podem esperar ver margens expandidas, maior resiliência da cadeia de suprimentos, melhores níveis de serviço do fornecedor e acesso prioritário à tecnologia e inovação que estão em alta demanda.

Para isso, será mais importante do que nunca que os negociadores priorizem, conduzindo mais análises de cenário para identificar em quais termos se concentrar. Eles também precisarão trabalhar mais de perto com os líderes seniores: no ano passado, os CEOs e CFOs ficaram mais imersos do que nunca em suas maiores negociações com clientes e fornecedores em uma tentativa de ganhar vantagem. Os negociadores devem alavancar a credibilidade que construíram com esses líderes executivos para continuar a puxá-los para as negociações mais críticas.

Colocando as Novas Ferramentas Para Funcionar

De maneira crítica, os negociadores de hoje também precisam usar ferramentas online de forma eficaz para aproveitar este momento. Aqui está nosso conselho para aprimorar sua habilidade de negociação no domínio digital:

• Monte uma agenda detalhada. Co-redija sua agenda com sua contraparte de negociação no espírito de colaboração. Deixe tempo para compradores e vendedores mostrarem como as coisas mudaram para eles como resultado da pandemia, apresentando uma visão do estado atual e os desafios para seus negócios, apoiados por dados confiáveis. Também deixe tempo para pausas, para que as equipes possam se reunir com base nas novas informações que surgirem durante a negociação, dado o quanto mudou. Finalmente, como sempre, agende tempo suficiente no final para alinhar totalmente os acordos e para esclarecer as próximas etapas – frequentemente vemos este item omitido.
• Agende reuniões mais curtas e frequentes. É muito mais fácil conseguir uma hora na programação de alguém – mesmo que você tenha que fazer isso duas ou três vezes – do que conseguir meio dia. Sem viajar como um fator, você pode agendar várias sessões mais curtas em um curto espaço de tempo, em vez de um único evento de mega-negociação.
• Convide várias partes interessadas. Imagine uma empresa de serviços financeiros negociando para comprar tecnologia. Agora o comprador pode convidar várias partes interessadas para a mesma reunião – por exemplo, usuários em Nova York, um CIO em São Francisco e gerentes de uma subsidiária remota no Brasil. Isso permite que a equipe do comprador resolva problemas multifuncionais diretamente na reunião, como os requisitos do CIO para melhor segurança ou níveis de serviço. Isso pode ser crítico: se um vendedor vê ou ouve apenas do departamento de compras de uma empresa, e nada do principal interessado no negócio, ele provavelmente reterá concessões significativas.
• Teste a tecnologia de vídeo remoto. Recomendamos enfaticamente o uso de vídeo para capturar pistas não-verbais importantes ou gerar confiança. Mas se a tecnologia usada para a negociação for diferente da sua norma – seja Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex ou Google Meet – investigue todas as aprovações de TI necessárias e familiarize-se com a forma de ligar e desligar câmeras e microfones e compartilhar documentos ou apresentações e use o chat. Mexer com a tecnologia não só tira o tempo das discussões substantivas e distrai os negociadores, mas também corrói a reputação profissional.
• Configure a comunicação do canal de apoio. Coordene com sua equipe com antecedência para usar um sistema de mensagens como o Slack ou mensagens de texto para que você e os outros membros da equipe possam comparar as observações à medida que a reunião avança. Isso dará a você a capacidade de dinamizar a conversa, sondar áreas específicas com precisão ou concordar quando for a hora de fazer uma pausa no caucus. No entanto, cuidado ao usar as mensagens incorporadas à ferramenta de videoconferência, porque é muito fácil enviar sua mensagem de bastidores para sua contraparte por engano.
• Comece com um check-in pessoal. Você não pode presumir que todos estão bem – as pessoas podem estar lidando com qualquer coisa, desde um parente doente até o fechamento de uma fábrica. Reserve um tempo com antecedência para medir a temperatura de sua contraparte, para que você possa começar com um sentimento de preocupação e confiança mútuas. Isso é especialmente importante quando você não tem acesso a um forte aperto de mão ou a capacidade de olhá-los nos olhos pessoalmente.
• Considere a privacidade. Esteja ciente de que tudo o que você disser poderá ser registrado. Pense nisso antes de compartilhar demais, usando gírias que podem ser mal interpretadas ou fazendo promessas irrealistas. Ao compartilhar a tela, compartilhe janelas específicas em vez de sua área de trabalho para evitar a exibição de informações confidenciais.
• Crie salas de descanso durante os intervalos. Semelhante às conversas de corredor de negociações pessoais, as salas de descanso permitem que sua equipe fale em particular para desabafar ou comparar anotações antes de se reunir novamente. Planeje com antecedência para que sua equipe não precise se esforçar para criar um canal alternativo, perdendo um tempo precioso antes de voltar à negociação.
• Envie um resumo da sessão. É fácil interpretar ou lembrar mal de algo em uma reunião virtual. Depois que terminar, envie resumos detalhados do que você discutiu para sua contraparte e para sua própria equipe para documentar os acordos, as perguntas em aberto e as próximas etapas.

Os próximos 12 meses serão um reinício dos negócios após o desafio do ano da Covid-19. Isso significa que os acordos que você fizer podem fazer toda a diferença se você aproveitar o potencial para um novo crescimento e novos relacionamentos ou ser prejudicado pela rapidez das mudanças. Use essas novas técnicas de negociação para fazer o tipo de negócio que criará valor financeiro e não financeiro e se tornará a base de seu próspero mundo pós-pandemia.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/07/9-tactics-for-better-remote-negotiations