Há momentos em que o trabalho aumenta e você precisa de todas as mãos no convés. Idealmente, você quer que as pessoas entrem no trabalho empolgadas e entusiasmadas, em vez de temerem o que está por vir. Então, o que você pode fazer para reunir as tropas quando a carga de trabalho da equipe é particularmente pesada? Como você fala sobre o projeto ou o período de tempo para que as pessoas não se sintam assustadas? E como você fica de olho nos níveis de estresse enquanto ainda motiva as pessoas a passar pela crise?

O Que Dizem os Especialistas

Seja um período de crise sazonal ou um projeto particularmente exigente, com um prazo apertado, pode ser difícil manter as pessoas focadas e motivadas quando estão sobrecarregadas. O fato é que “a maioria das pessoas já tem muito em prática”, diz Lisa Lai, consultora e coach de negócios. Portanto, quando você pede mais à sua equipe, “isso pode deixar as pessoas se sentindo sobrecarregadas e inadequadas”. Além disso, à medida que o ritmo do trabalho aumenta e nossa tecnologia sempre ativa serve como uma ligação ao escritório, períodos intensos estão se tornando mais prevalentes, diz Ethan Bernstein, professor de liderança e comportamento organizacional da Harvard Business School. “Há uma quantidade maior de tempos de crise e mais do trabalho que realizamos ocorre durante uma crise”, diz ele. Isso tem implicações críticas para você, o chefe. “Concentrando sua atenção em seus funcionários” e projetando uma presença calma e confiante, você pode facilitar esses tempos para as pessoas da sua equipe, diz Bernstein. Aqui está como.

Projete energia positiva

Para iniciantes, diz Lai, “verifique sua própria energia emocional como gerente”. Se você está se sentindo incomodado, preocupado, ansioso ou frustrado com um projeto que “não há como aparecer na frente de sua equipe” e ser um força orientadora confiante. Para liderar, você precisa estar “engajado, motivado” e “emocionalmente envolvido”. Comece por “refletir sobre o motivo do trabalho.” Descubra “por que esse projeto é relevante e quem se beneficia”, diz ela. Lembre-se também de que os tempos difíceis podem ser oportunidades úteis de aprendizado. Sim, projetos críticos e sensíveis ao tempo costumam ser tensos, mas “você quer picos e vales”, diz Bernstein. “Os picos – quando todos estão envolvidos e motivados ao mesmo tempo – são bons” para o moral e a direção da equipe. Mas eles não devem ser o status quo. “Há um valor para a intermitência”, diz ela. Se sua equipe está em constante crise, os funcionários “não estão operando com um nível [ótimo] de produtividade e eficácia”.

Expresse empatia

Depois de se conectar pessoalmente ao trabalho e à seu propósito, “transmita essa mensagem à sua equipe”, diz Lai. “Não basta dizer: ‘Aqui estão as entregas. Aqui está o prazo final. ‘”Em vez disso, “desenvolva a história” sobre o motivo pelo qual o projeto tem significado e qual é o objetivo final. “Defina como é o sucesso.” Seja honesto com sua equipe e reconheça o “fardo e sacrifícios” envolvidos, como noites e fins de semana no escritório. Expresse empatia e seja vulnerável, acrescenta Lai. “Diga: ‘Isso vai ser desafiador. Também estou sentindo isso.”’ Transmita solidariedade no espírito de “estamos juntos nisso”, diz Bernstein. “Temos que passar isso como uma equipe.” E tente não insistir nos negativos. Diga a seus subordinados que “haverá partes disso que serão divertidas também”. Manter a camaradagem da equipe é uma prioridade. Dessa forma, “não precisa doer tanto”.

Pense em marcos

Em seguida, considere dividir o trabalho em partes gerenciáveis ​​para que o resultado final não seja tão intimidador. Lai recomenda “criar arcos significativos” para o projeto com base no trabalho que mais importa. Definir metas de curto prazo para cada fase direciona o foco da equipe, cria responsabilidade e ajuda a aproximá-las da meta final. “Diga: ‘Respiraremos depois de cada suspiro. Vamos avaliar e garantir que estamos no caminho certo. Se precisarmos mudar de rumo, faremos isso.’” Os marcos devem ajudar a equipe a se sentir bem com o progresso incremental que está fazendo, portanto, certifique-se de instituí-los pelas razões certas. “Não temos todas essas mini crises para fins de micro gerenciamento”, diz Bernstein. Também é importante considerar como vários prazos podem afetar o ritmo do trabalho da sua equipe. Se você conceder a uma equipe um tempo definido para realizar uma tarefa, a pesquisa mostra que a equipe trabalhará em uma velocidade diferente antes e depois do ponto médio. “A borracha encontra a estrada” quanto mais se aproxima um prazo, diz Bernstein.

Ofereça autonomia

Permita que a equipe estruture seus dias úteis de maneira a maximizar sua produtividade. Tempos difíceis não são o momento da política na hora certa ou das regras de RH sobre trabalhar em casa para atrapalhar”, diz Lai. Deixe seus funcionários desempenharem um papel na definição da equipe e como eles trabalham juntos. “Se eles têm voz, é mais provável que se inclinem para o trabalho”, diz ela. “Você quer que as pessoas participem e se sintam envolvidas no processo.” Enquanto elas devem estar no comando, faça o que puder para abrir caminho para elas. Por exemplo, diz Bernstein, é útil limpar os conveses para que os funcionários possam se concentrar na tarefa em questão. Você tem o poder de “afastar as distrações” e “diminuir o tempo de crise em alguns aspectos”, diz ele.

Seja criterioso com incentivos

Recompensas e incentivos podem ser uma ferramenta motivacional essencial. Lai sugere implantá-los ao longo da linha do tempo projetada, não apenas quando termina. “Você precisa de momentos de celebração”, diz ela. “É assim que você cria um engajamento sustentado”. Pense em maneiras de reconhecer o trabalho árduo de sua equipe: talvez uma tarde de sexta-feira ou um social para sorvetes em todos os escritórios. E, no entanto, adverte Bernstein, “as recompensas extrínsecas têm algumas desvantagens”. Se, por exemplo, você diz à sua equipe que todo mundo tira a manhã após o prazo final, “você está incentivando apenas a conclusão do trabalho, e não a qualidade dele”, ele diz. Em vez disso, ele recomenda “colocar recompensas intrínsecas na frente e no centro.” Focalize como o projeto representa uma “boa oportunidade de desenvolvimento para os membros da equipe” e as razões pelas quais “trabalhar em conjunto” beneficiará a equipe a longo prazo.

Fique atento as bandeiras vermelhas

Muitas vezes, você pode julgar se o seus subordinados diretos estão ou não ansiosos pela expressão no rosto ou pelo modo como falam. “Você tem a capacidade de ler pessoas, então use isso”, diz Bernstein. Se você perceber que um funcionário está tendo problemas, entre em contato. Não “continue avançando” a todo custo, diz Lai. “A maior bandeira vermelha é quando as pessoas param de falar”, diz ela. “Quando sua equipe fica quieta”, é uma indicação de que os funcionários “estão se sentindo perdidos ou sobrecarregados”. Converse com sua equipe. “Pergunte a eles: o que está indo bem e o que não está indo bem? No que precisamos nos virar? Quais obstáculos precisam ser removidos?”

Seja presente e grato

Um último conselho: “seja acessível”, diz Bernstein. Lai concorda: “Mesmo se você fizer todas as outras coisas certas, se você desaparecer a portas fechadas”, sua liderança será “um fracasso épico”. Você precisa estar sempre disponível. Informe seus funcionários que você tem as costas deles. “Ande pelo piso e converse com as pessoas. Pergunte: ‘Quem precisa de ajuda?’” Seus colegas “valorizarão sua presença”, ela acrescenta. Escusado será dizer que você precisa expressar gratidão pelos sacrifícios que eles estão fazendo. Diga regularmente “gratidão” e encontre pequenas maneiras de mostrar que aprecia o que eles estão colocando. E Lai acrescenta: “nunca é demais trazer rosquinhas”.

Principios para Lembrar

Fazer:

• Verifique sua própria energia emocional. Você não pode motivar sua equipe se não estiver envolvido e empolgado com o projeto;
• Divida o trabalho em partes gerenciáveis para que o resultado final não seja tão intimidador. Marcos podem focar a equipe;
• Incentive os membros da equipe a estruturar seus dias úteis de maneira a maximizar sua produtividade.

Não Fazer:

• Ignore problemas óbvios. Se você perceber que um funcionário está tendo problemas, entre em contato. Pergunte: Quais barreiras precisam ser removidas?
• Desaparecer atrás de portas fechadas. Você precisa estar acessível e visível para sua equipe.

Estudo de caso #1: Projete entusiasmo e comunique por que o trabalho é importante

Syed Irfan Ajmal, um empresário de marketing digital baseado no Paquistão, teve muita experiência em motivar equipes durante tempos difíceis.

Para “fazer o certo”, ele diz, “você precisa conhecer bem sua equipe. Você precisa saber o que os excita, o que os assusta e quais são seus desejos mais profundos e seus maiores desafios. ”

Em janeiro de 2013, a Syed fez parceria com outro empreendedor – Yasir Hussain Sheikh – em uma startup de tecnologia. Os dois reuniram uma pequena equipe de oito pessoas para criar e licenciar um produto especializado em inteligência espacial.

O produto, inspirado no “Muro Mágico” da CNN, era para ajudar os apresentadores de TV a demonstrar os resultados das eleições no Paquistão usando mapas e visualização de dados em uma tela multi-toque.

A pressão era intensa – as eleições estavam sendo realizadas em maio e, portanto, a equipe tinha apenas alguns meses para entregar. “Tivemos um período de tempo extremamente curto para trabalhar”, diz Syed. “Se deixássemos de construir e licenciar o produto até março de 2013, todo o nosso trabalho teria sido inútil.”

Syed e Yasir estavam preocupados em atingir o prazo iminente, mas sabiam que precisavam projetar energia positiva para sua equipe. Juntos, eles refletiram sobre o que o sucesso faria por sua startup e o que significaria para o Paquistão. Eles pensaram sobre seus objetivos e propósitos. “O que estávamos tentando realizar nunca havia sido feito no país antes”, lembra Syed.

Quando eles comunicaram o significado do produto para sua equipe, “tudo mudou para melhor”, diz ele.

“Meu parceiro foi muito bom em motivar a equipe, compartilhando sua visão sobre o que concluir este projeto no prazo significaria para todos”, diz ele. “A paixão de Yasir era contagiosa e fez maravilhas pela energia e entusiasmo de todos”.

Syed não foi tímido ao fazer os sacrifícios envolvidos. “Não usei nenhuma tática de medo, mas disse a todos que esse projeto exigia que trabalhassemos dia e noite”, diz ele. “Acho que a equipe apreciou minha honestidade.”

Ele e seu parceiro de negócios também tentaram promover a camaradagem e a colaboração, dividindo sua pequena equipe em sub-equipes ainda menores, onde as habilidades de cada membro complementavam as de outros. Dessa forma, cada membro da equipe tinha uma opinião sobre como o trabalho seria realizado. “Yasir e eu estávamos sempre disponíveis para fornecer feedback instantâneo e construtivo”, diz ele.

Por fim, a equipe prevaleceu e se orgulhava de sua conquista. “Fomos bem-sucedidos e testemunhamos nosso produto sendo usado na TV nacional”.

Estudo de caso #2: Pense em maneiras de ajudar sua equipe e agradeça

Carl Ryden, co-fundador e CEO da PrecisionLender, uma empresa de software de IA para bancos comerciais, diz que o mais importante a ser lembrado ao motivar a equipe durante um período intenso é que “a crise deve ser anômala”.

“As pessoas não podem pedalar o mais forte possível durante todo o dia, todos os dias”, diz ele. “Tem que ser temporário. Os [funcionários] precisam confiar que essa não é a norma e que [eles trabalham] para uma organização que respeite o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.”

Recentemente, sua empresa – sediada na Carolina do Norte, precisou lançar o primeiro lançamento de seu assistente virtual inteligente, Andi, dentro de seu aplicativo. “Tínhamos um prazo a ser cumprido”, diz Carl. À medida que o prazo se aproximava, ficou claro que “ainda havia muito trabalho a ser feito e que muitos de nossos desenvolvedores teriam que trabalhar nos fins de semana para fazê-lo.”

Carl sabia que a equipe estava estressada – e ele queria ajudar da maneira que pudesse. “Eu queria mostrar solidariedade, mas também queria sair do caminho deles e deixá-los fazer seu trabalho”, diz ele.

Carl diz que se ele permanecesse no escritório ao lado de sua equipe, “pareceria que [ele] estaria lá em uma função de supervisão”, precisando de “relatórios de status” constantes. Em vez disso, ele decidiu dar autonomia à sua equipe. “Eu disse: Confio em você para fazer isso. E quero ter certeza de que você tem tudo o que precisa. O que posso tirar de seus pratos para permitir que você concentre sua atenção?”

“Eu não queria piorar as coisas.”

A equipe apreciou seu voto de confiança. Uma vez terminado – “a equipe fez o trabalho a tempo e acabou sendo um grande sucesso” – Carl fez questão de expressar sua gratidão. “Eu agradeci, individual e coletivamente, à equipe”, diz ele. “Eu queria reconhecer o excelente trabalho deles.”

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2019/12/how-to-motivate-your-team-during-crunch-time