À medida que as empresas lutam para proteger os funcionários da propagação do coronavírus com restrições de viagem e acordos de trabalho remoto, há uma possibilidade distinta de que as reuniões pessoais com equipes, clientes ou fornecedores possam ser canceladas por dias – ou semanas potencialmente.

Nas melhores circunstâncias, assim que um ou dois participantes “discam” em qualquer reunião, a produtividade começa a sofrer. Há uma longa lista de razões. Os participantes geralmente interpretam as reuniões virtuais como uma licença para multi-tarefa. Os organizadores das reuniões tendem a ter menos cuidado com o propósito e o design da conversa. E não é incomum que um ou dois participantes dominem a discussão, enquanto outros se sentam e “desligam”.

Mas não tem que ser assim. As reuniões virtuais – mesmo improvisadas pelo medo de um contágio – podem ser realizadas com mais eficiência, usando as práticas recomendadas básicas para reuniões e a tecnologia barata e fácil de usar.

Aqui estão 12 etapas que você pode seguir para fazer isso acontecer:

1. Use vídeo. Para fazer com que as pessoas sintam que estão na “mesma” reunião, use a videoconferência em vez das discagens tradicionais da conferência. A tecnologia – como Zoom, Skype e GoToMeeting – ajuda a personalizar a conversa e manter os participantes envolvidos.

2. Dito isso, sempre forneça uma opção de discagem de áudio. A videoconferência pode funcionar muito bem, mas depende de uma conexão forte à Internet que nem sempre está disponível. As pessoas precisam da capacidade de participar via áudio, mas deixam claro que o vídeo primeiro é a nova norma.

3. Teste a tecnologia antes do tempo. Nada mata o impulso no início de uma reunião, como um atraso de 15 minutos, porque as pessoas precisam fazer o download de software, não conseguem fazer o vídeo funcionar, etc. Antes de uma reunião virtual, todos os participantes devem testar a tecnologia e garantir que estejam confortáveis com os principais recursos. E lembre-se de que as conversas com fornecedores ou clientes podem exigir que sua equipe se familiarize com diferentes pacotes de software.

4. Tenha certeza de que os rostos estão visíveis. As videoconferências são mais eficazes quando as pessoas podem ver as expressões faciais e a linguagem corporal umas das outras. Peça às pessoas que se sentem perto da webcam para ajudar a recriar a intimidade de uma reunião pessoal.

5. Atenha-se ao básico. Antes da conversa, defina objetivos claros e envie uma pré-leitura, se apropriado. Durante a sessão, use uma agenda, defina as regras básicas da reunião, faça pausas e defina claramente as próximas etapas (incluindo o tempo e as responsabilidades) após cada seção e no final da reunião.

6. Minimize a duração da apresentação. A única coisa pior do que uma apresentação longa em pessoa é uma apresentação longa durante uma reunião virtual. As reuniões devem ser discussões. Informações de fundo devem ser fornecidas com antecedência. Se alguém precisar apresentar, use o compartilhamento de tela para orientar a conversa, para que os participantes possam literalmente “estar na mesma página”. Mas priorize a conversa para maximizar o tempo que as pessoas se olham umas às outras.

7. Use um quebra-gelo. Embora não sejamos grandes fãs deles, é importante usar todas as ferramentas para reforçar o relacionamento interpessoal quando as pessoas podem se sentir isoladas. Além disso, é importante saber se um participante pode ter um amigo próximo ou parente combatendo o vírus, para que algum tipo de “contato” esteja em ordem.

8. Designe um facilitador. Geralmente, é mais difícil gerenciar uma discussão virtual do que uma em pessoa. Pode ser útil designar uma pessoa para orientar a conversa, permitindo que os outros participantes se concentrem no conteúdo. O facilitador também pode usar um sistema de votação para “medir o pulso” do grupo em determinadas perguntas e garantir que todas as vozes sejam ouvidas. O facilitador também deve ser capaz de resolver questões básicas sobre a tecnologia que está sendo usada.

9. Convoque as pessoas. Conseguir que todos participem sem conversar um com o outro é um dos aspectos mais desafiadores da realização de uma reunião virtual. Para evitar isso, recomendamos que periodicamente convide as pessoas a falar, mesmo virtualmente “contornando a mesa” antes de uma decisão ser finalizada. Alguns pacotes de software ainda permitem que os participantes “levantem a mão”, se quiserem. Isso pode ajudar o facilitador a promover o fechamento sem o risco de excluir as visualizações de um participante introvertido.

10. Capture feedback em tempo real. Reunir e processar informações de alta qualidade durante uma reunião virtual pode ser um desafio, especialmente porque as dicas visuais são mais difíceis de ler. Use uma ferramenta de pesquisa por telefone como o Poll Everywhere para coletar feedback sob demanda dos participantes sobre tópicos específicos em tempo real. Mantenha a votação aberta, separada da videoconferência para evitar interromper a conversa. Os participantes precisarão de instruções claras sobre como usar o sistema e as práticas, mas os grupos entenderão o problema rapidamente e vale a pena o esforço.

11. Não tenha medo de resolver problemas difíceis. Reunir-se virtualmente é um comportamento aprendido, e você ficará surpreso com o quanto pode obter depois que você e sua equipe começarem a se sentir confortáveis trabalhando dessa maneira. Pode parecer natural esperar para discutir questões difíceis até que todos estejam pessoalmente, mas isso pode não ser uma opção. Portanto, não coíbe de tópicos controversos.

12. Pratique uma ou duas vezes enquanto ainda estiverem juntos. Realize sua próxima reunião de equipe virtualmente, com cada executivo sentado em seu escritório e entrando na reunião sem assistência. Após o término da reunião, reúna-se e informe-se sobre a experiência. O que correu bem e o que não ocorreu? Como você pode evoluir suas reuniões virtuais para torná-las tão produtivas quanto quando você se reúne em pessoa?

Não poder trabalhar juntos na mesma sala com os colegas pode se tornar um grande desafio nas próximas semanas. Para que as reuniões virtuais funcionem, pode ser necessário ajustar a maneira como sua equipe as conduz. Mas um pequeno investimento em preparação agora pode ter um enorme impacto se chegar essa momento.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting