Antes da pandemia, não havia cartilhas sobre como converter uma equipe co-localizada em 100% virtual em questão de dias e descobrimos em nossa pesquisa que o processo de conversão – e os resultados – diferiram substancialmente de equipe para equipe, mesmo dentro da mesma organização. Essa variabilidade coloca uma enorme pressão sobre os funcionários que agora estão navegando não apenas em uma nova maneira de trabalhar, mas em várias.

As pressões sobre as equipes continuarão no futuro próximo, à medida que as empresas mudarem seu foco para como e quando devolver os funcionários ao escritório. Agora é a hora de fazer um balanço do design e do status das equipes da sua organização, considerando ambas as tarefas e as pessoas. Isso permitirá que você trie problemas, crie estabilidade e invista em soluções sustentáveis.

Trabalho em Equipe Ficou Mais Desafiador

Em dezembro, antes da disseminação do coronavírus, realizamos uma pesquisa com mais de 200 executivos trabalhando em uma ampla variedade de empresas multinacionais. Esses profissionais se sentaram em uma média de três equipes cada e, mesmo assim, consideraram desafiador trabalhar nessas várias equipes. Por exemplo, 76% relataram ter dificuldade em se sentirem conectados aos colegas de equipe, com razões citadas que variam desde diferenças percebidas na personalidade até o esforço de trabalhar em fusos horários.

Agora, durante a pandemia, esses executivos passaram por várias equipes com as complicações adicionais de serem forçados a trabalhar remotamente e sob o estresse da crise. Além disso, devido ao contexto em rápida evolução, muitos estão sendo trocados com mais frequência dentro e fora das equipes. Papéis e missões também estão mudando, à medida que as empresas se adaptam.

Anos de pesquisa e estudo nos ensinaram que esses ingredientes – missões pouco claras, normas sociais inconsistentes, baixa identidade comum, papéis pouco claros e membresia instável – são a receita para desastres em equipes. Eles resultam em equipes ineficientes, muitas vezes improdutivas, cheias de membros desconectados, às vezes insatisfeitos.

Com a pandemia, estamos vendo sinais de alerta desses desastres. No mês passado, por exemplo, solicitamos dados de mais de 275 gerentes em todo o mundo sobre como eles estão lidando com o Covid-19. Eles relataram uma falta de clareza sobre o papel de sua equipe na agenda de liderança, diminuindo as conexões interpessoais devido ao trabalho remoto, baixa motivação e cargas de trabalho esmagadoras.

Para impedir que esses tipos de problemas se tornem condições permanentes – ou pior ainda, destruir equipes – as empresas precisam fazer um balanço cuidadoso do que está acontecendo. Pegue a experiência recente de um grande fabricante de dispositivos médicos que estudamos. Os resultados da empresa foram massivamente impactados pelo cancelamento de cirurgias eletivas e, como consequência, foram forçados a repensar agressivamente seus negócios. Algumas semanas atrás, eles pediram a todos os líderes da divisão que criassem uma lista de projetos de equipe para manter, acelerar, dissolver ou começar a atender às novas prioridades da empresa. Com essa direção em mãos, os líderes de equipe agora estão reavaliando suas listas com cuidado, incluindo se eles têm excesso, na medida certa ou lacunas nas pessoas necessárias para cumprir esses projetos de missão crítica.

Com base em nossos anos de pesquisa combinados e em nossas entrevistas recentes com líderes e membros da equipe, desenvolvemos um modelo para ajudar as empresas a fazer um balanço de suas equipes e como elas funcionam à luz da crise. Possui três estágios: triagem, estabilização e cuidados de longo prazo.

1. Triagem

Em tempos de crise, os líderes precisam se concentrar na identificação dos problemas mais críticos da equipe. Na fase de triagem, as empresas devem procurar dentro das equipes e entre elas questões relacionadas a tarefas e pessoas que representam ameaças sérias e imediatas à sobrevivência da equipe.

Dentro de Cada Equipe

Tarefa: Os objetivos ou o trabalho da equipe não são mais relevantes ou estão em desacordo com a realidade?

Devido à pandemia, a maioria das equipes precisará fazer alterações e qualquer equipe que ainda esteja operando amplamente como há seis meses é motivo de preocupação. Peça aos líderes da equipe que forneçam um resumo rápido do propósito e das tarefas de cada equipe. Avalie esses dados em relação às projeções revisadas da empresa, bem como restrições atualizadas, como recursos disponíveis. Essa equipe é essencial para os próximos meses? Que ajustes são necessários para alinhar o trabalho e o modo de operação da equipe com a realidade atual? O escopo, a produção e o tempo da equipe ainda fazem sentido, considerando o contexto atual?

Pessoas: A base interpessoal da equipe está quebrada?

Para equipes cujo trabalho ainda é relevante, avalie a cultura e a coesão da equipe. Existe discordância na equipe sobre seu mandato ou prioridades principais? Os conflitos de papéis ou desacordos relacionados à tarefa estão se tornando pessoais? Os membros da equipe estão desengajando e se desligando? Os membros da equipe estão sendo pressionados a se conformar ou se reter devido à falta de segurança psicológica?

Em Equipes

Tarefa: As equipes estão sendo equipadas de maneira idiossincrática ou descoordenada?

Particularmente em face de mudanças rápidas, os líderes geralmente equipam as equipes de uma maneira mais ad-hoc e potencialmente insustentável. Faça um rápido censo de funcionários que trabalham em equipes: em quantas equipes eles estão servindo atualmente? Esse número aumentou ou diminuiu? Quem está designando membros para equipes, e há consideração de pessoas estarem em várias equipes? Procure desempenhos em destaque, líderes seniores e membros de funções críticas sendo atraídos para as equipes sem o reconhecimento total das demandas concorrentes de seu tempo e atenção. Procure também bolsos de funcionários que atualmente estão enfrentando excesso de capacidade e que poderiam sustentar equipes sobrecarregadas.

Pessoas: Estar em várias equipes está criando dificuldades insustentáveis para alguns indivíduos?

O fato de trabalhar em várias equipes afeta os funcionários de maneira diferente; portanto, você precisa descobrir quem está se esforçando para acompanhá-los – e por quê. Eles estão constantemente mudando o foco porque trabalham em muitas equipes? Considere a frequência e a cadência desses comutadores, bem como quão diferentes e potencialmente incompatíveis podem ser os estilos, as normas e os horários das equipes. Lembre-se de que as trocas de equipe podem ser particularmente difíceis em um ambiente de trabalho virtual. Pergunte aos membros da equipe: Eles estão achando difícil priorizar e integrar os diferentes objetivos e tarefas das equipes? Eles estão em reuniões dia e noite apenas para acomodar as várias agendas das equipes? Eles estão lutando para acompanhar os diferentes canais e expectativas de comunicação? Fique atento aos bolsos de funcionários que podem ficar impressionados com a amplitude e a variedade de opções ou que não têm motivação e atenção em relação a certas equipes.

2. Estabilização

Para estabilizar suas equipes, você precisa resolver quaisquer problemas críticos identificados na fase de triagem. Obviamente, você deve atender imediatamente qualquer funcionário que enfrente sérios problemas emocionais ou físicos como a primeira prioridade. Depois disso, você deve trabalhar para resolver os problemas por meio de intervenções direcionadas. Abaixo estão alguns exemplos e abordagens concretas para mitigar esses problemas críticos.

Se o objetivo ou o trabalho da equipe não for mais relevante ou em desacordo com a realidade atual…

A CEO de uma fabricante de roupas com quem conversamos recentemente compartilhou que muitas de suas equipes estavam trabalhando duro – mas não estavam criando valor no contexto atual. É o que vemos também em nossos resultados recentes da pesquisa: “manter-se ocupado” é um dos mecanismos de enfrentamento mais frequentemente identificados. Mesmo que os funcionários se concentrem diligentemente nas prioridades originais de sua equipe, o trabalho da equipe pode não corresponder mais às necessidades organizacionais críticas. Avalie se o trabalho da equipe pode ser alterado para criar valor no ambiente atual; se não, considere colocar a equipe em espera ou dissolvê-la. Você pode precisar formar novas equipes.

Se a base interpessoal da equipe estiver fraturada…

Com tanta incerteza e ansiedade no ar, é fácil para a dinâmica tóxica se desenvolver ou piorar em uma equipe. Um gerente com quem conversamos nos disse: “Estamos vendo um grande aumento nas pessoas jogando o jogo da culpa”. Essa dinâmica doentia, deixada sem tratamento, pode causar danos permanentes e dificultar o trabalho conjunto da equipe no futuro. O RH ou outra parte neutra pode precisar intervir para ajudar as equipes a mostrar suas diferenças e encontrar maneiras mais produtivas de trabalhar. A propriedade, no entanto, deve pertencer à equipe e os líderes da equipe devem ser responsabilizados pela criação de ambientes psicologicamente seguros nos quais os membros possam levantar perguntas, expressar preocupações e oferecer novas ideias. Ao formar novas equipes virtuais, preste atenção especial à criação de uma base sólida. Décadas de pesquisa de Richard Hackman e outros mostraram que o período de lançamento é crítico, representando até um terço do sucesso final de uma equipe.

Se as equipes estiverem sendo contratadas de maneira idiossincrática ou descoordenada…

É provável que uma abordagem mais sistemática ajude a reduzir o uso excessivo de certos membros e o uso insuficiente de outros. Preste atenção também nas pessoas que acumulam. Como comentou um executivo em uma de nossas pesquisas, “tínhamos gerentes de projeto com mais pessoal do que o necessário, mas, como os orçamentos eram determinados com base no tamanho da equipe, eles apenas mantinham as pessoas na equipe para proteger seus orçamentos”. Nessas situações, o procurado companheiro de equipe geralmente é obrigado a ir aonde ele é necessário, mas sem saber como fazê-lo politicamente. Para aliviar as pressões sobre os indivíduos que tentam determinar a participação em sua equipe, considere como tornar as regras de equipe e alocação mais claras e transparentes. Pode ser necessária alguma forma de supervisão ou execução centralizada.

Se estar em várias equipes está criando dificuldades insustentáveis para algumas pessoas…

Durante esse período, quando todos estão sendo solicitados a trabalhar de novas maneiras, o trabalho entre equipes pode ser mais estressante do que nunca. Como um gerente lamentou: “Eu tenho que usar chapéus diferentes para equipes diferentes. É importante construir alguma conexão para ter um consenso, mas emocionalmente desgastante para ter fortes conexões com todos e cada um.” Isso coloca uma carga cognitiva e emocional nos membros da equipe e provavelmente contribuirá para o burnout e a ineficiência. Reduza a participação em várias equipes sempre que puder. Considere também definir normas e expectativas comuns em torno de coisas como as ferramentas de comunicação que as pessoas usam, como as reuniões são executadas ou como as decisões são tomadas. Isso reduzirá os custos de troca de funcionários que saltam de equipe em equipe.

3. Cuidado a Longo Prazo

Em momentos como esse, apenas estabilizar sua equipe pode parecer um triunfo e é tentador declarar vitória. A realidade, no entanto, é que a triagem e a estabilização são os primeiros passos críticos de um processo contínuo. Após as duas primeiras fases, você precisa mudar seu foco para mantê-las saudáveis e evitar recaídas nos problemas mencionados acima. Embora muitas empresas ainda não estejam no modo de tratamento de longo prazo desta crise, instamos os líderes a começar a pensar em estabelecer as bases agora, pois esta é sua chance de garantir que maus hábitos não sejam formados e estabelecidos. Fique atento às questões mencionadas anteriormente: missões pouco claras, normas inconsistentes, falta de segurança psicológica, identidade fraca, papéis pouco claros e associação instável. Lembre-se de pensar nas equipes, tomando cuidado para não esgotar seus melhores desempenhos ao estendê-los a muitas equipes, mesmo quando você souber que elas agregariam valor.

Equipes sustentáveis e saudáveis exigem atenção e cuidados preventivos contínuos. Todos os problemas são mais fáceis de resolver quanto mais cedo você os captura. A triagem para identificar problemas críticos e a estabilização de suas equipes estabelece as bases, mas o sucesso a longo prazo vem da verificação da integridade de suas equipes como parte de uma rotina contínua. Isso aumenta a chance de você identificar pequenos sintomas precocemente, permitindo que você intervenha e garanta que eles não se tornem grandes problemas posteriormente.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/05/how-to-prepare-your-virtual-teams-for-the-long-haul