Na era de Covid-19, muitos de nós não estamos mais trabalhando juntos nas mesmas salas – mas ainda precisamos gerar ideias de forma colaborativa. Felizmente, mesmo em um ambiente remoto, existem várias abordagens que podem ajudá-lo a resolver problemas complexos de maneira eficaz.

Obtenha um amplo alcance

Quando você e outras pessoas trabalham juntas para gerar uma nova solução para um problema, é importante lembrar que você está fazendo isso aproveitando o conhecimento coletado na cabeça das pessoas envolvidas no processo. A descrição do problema serve como uma dica para que eles alcancem a memória e recuperem informações relacionadas.

Determinar quem está envolvido em um brainstorm é, portanto, crítico. Antes da pandemia, em muitas organizações, muitas vezes era difícil reunir um amplo grupo de pessoas, por causa de horários e/ou locais variados. Mas como nosso padrão era ter reuniões em pessoa, não nos envolvemos muito com pessoas que não podiam estar fisicamente presentes como parte do processo de geração de ideias. E sabíamos que as reuniões híbridas nas quais algumas pessoas estão presentes e outras estão online geralmente são uma experiência horrível para quem participa remotamente.

Uma vantagem de trabalhar remotamente é que agora é mais fácil atrair um grupo mais amplo de participantes. Você tem que fazer isso com cuidado, no entanto. Não comece com uma lista de pessoas que você deseja envolver em sua sessão de brainstorming. Em vez disso, identifique as funções e os conhecimentos desejados e encontre pessoas que se encaixem nessa descrição. Peça a seus colegas recomendações de pessoas que talvez você não conheça e que tenham conhecimentos relevantes. Isso ajudará você a garantir que o grupo que você reúne seja mais diversificado, trazendo uma variedade de origens e perspectivas diferentes para a tarefa de solução de problemas.

Tome vantagem das dificuldades de agendamento

Quando as pessoas estão trabalhando remotamente, pode ser difícil organizar todos para reuniões ao mesmo tempo, principalmente se as pessoas estiverem espalhadas por fusos horários. Para o brainstorming, porém, isso pode ser uma bênção. Porque você realmente não precisa que o grupo esteja junto para ter as melhores ideias.

A teoria do pensamento em grupo mostra que, durante a geração de ideias, os indivíduos pensam diferentemente sobre um problema se trabalham sozinhos. Mas quando você reúne o grupo para gerar ideias, eles tendem a pensar da mesma forma, convergindo para uma solução comum.

Portanto, inicie seu processo de brainstorming fazendo com que cada pessoa gere soluções em potencial por conta própria, ou talvez peça que trabalhem em pequenos grupos para pensar em possibilidades. O que você deseja evitar é que todo o grupo comece a lançar ideias um para o outro – o que não é ideal em um ambiente remoto. Certifique-se de que todos tenham tido a chance de se envolver e trabalhar primeiro no problema. Uma maneira de fazer isso é fazer com que pequenos grupos capturem suas ideias em um documento. Um segundo é que os membros do grupo enviem seus pensamentos iniciais para você e os compilem antes que alguém comece a discuti-los.

Após esse estágio inicial, colete as soluções que foram geradas e envie-as ao grupo para desenvolvê-las. Crie um documento compartilhado com as ideias preliminares que todos podem editar e convide as pessoas a desenvolver ainda mais as propostas iniciais. Ao ler a coleção de ideias recebidas, você também pode descobrir que algumas das propostas se beneficiariam da experiência de alguém que ainda não faz parte do grupo. Uma grande coisa sobre a extensão desse processo ao longo do tempo é que ele oferece oportunidades para envolver novas pessoas que podem trazer perspectivas valiosas para o problema. Depois, mais tarde no processo, você pode reunir todo o grupo para discutir as ideias mais promissoras e chegar a um consenso sobre um pequeno número de opções a serem consideradas.

Seja específico

Existem muitas pesquisas mostrando que quanto mais distante você está de algo no tempo, no espaço ou socialmente, mais abstrato você pensa sobre isso. Isso é chamado de teoria do nível de construção. Em um ambiente de trabalho remoto, isso significa que muitas vezes você está fisicamente distante do local dos problemas que está tentando resolver e, portanto, pensa neles de maneira mais abstrata.

Inicialmente, essa abstração pode ser uma coisa boa. Se você começar com uma representação geral de um problema, aumenta as chances de ser lembrado de algo que vem de outra área de sua expertise. A abstração, em outras palavras, pode ajudá-lo a encontrar boas analogias para fornecer informações.

O perigo, porém, é que você permanecerá nas nuvens, sem conseguir soluções específicas. E é difícil para as pessoas responderem e desenvolverem ideias genéricas.

Estamos passando por esse processo agora na Universidade do Texas, enquanto planejamos nosso semestre de outono durante a pandemia de Covid-19. Estou liderando o grupo de trabalho que está planejando nossas ofertas acadêmicas. Nas últimas semanas, criamos um cenário específico não apenas para o mix de aulas presenciais e online, mas também para outros fatores, como a ocupação máxima das salas de aula e o uso de máscaras de pano por estudantes, funcionários, e faculdade.

A cada semana, mais de 250 pessoas comentam sobre o cenário e apontam problemas em potencial. Não surpreendentemente, isso significa que muda consideravelmente. Como o cenário é específico, leva as pessoas a pensar em questões que podem não ter surgido se a discussão permanecesse abstrata. Por exemplo, tivemos que lidar com a procura de espaços para estudantes no campus que têm uma aula presencial, seguida por uma que ocorre on-line. Onde esses alunos se sentam para assistir à aula on-line? Não está claro que esse problema teria surgido se não estivéssemos visualizando a solução em detalhes.

Esse processo de design iterativo exige que todos estejam dispostos a tratar os elementos desse design como tentativos desde o início. Se pessoas-chave começarem a defender decisões precoces, os membros do grupo desengajam. Porém, quando as pessoas vêem que o cenário específico muda de uma versão para a seguinte, permanecem comprometidas em melhorá-lo.

Dada a quantidade de incerteza que toda organização enfrenta, não haverá escassez de problemas desafiadores a serem resolvidos nos próximos meses e anos. Portanto, é importante ter o brainstorming certo, esteja você online ou na mesma sala. As lições que aprendemos do brainstorming no cenário virtual provavelmente nos servirão bem quando estivermos cara a cara novamente.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/07/how-to-brainstorm-remotely