Uma pesquisa recente da McKinsey sugere que 90% das organizações adotarão alguma combinação de trabalho remoto e no local à medida que emergem das restrições da Covid. Este novo modelo trará consigo uma mudança dramática na forma como nos encontramos – uma mistura híbrida de participantes presenciais e participantes remotos de reuniões parece um componente inevitável do nosso “novo normal”.
Simplesmente não há como voltar ao mundo das “caixas de grito” na mesa da sala de conferências, com aqueles ao telefone se esforçando para ouvir, sendo “falados por cima” ao tentar falar ou adivinhando o que está naquele slide do PowerPoint em uma tela onde apenas colegas na sala podem ver.
Como Satya Nadella, CEO da Microsoft afirmou recentemente, “Queremos garantir que aqueles que ingressam remotamente sejam sempre participantes de primeira classe”.
Mas as reuniões híbridas são muito mais complexas do que pessoalmente ou virtualmente. Elas são fáceis de fazer mal e difíceis de fazer bem – os participantes remotos estão a apenas um deslize de perder o status de primeira classe. Assim como os executivos aprenderam a realizar ótimas reuniões virtuais no ano passado, agora eles também precisam aprender a conduzir ótimas reuniões híbridas.
Aproveitando nosso meio século de experiência combinada em projetar e facilitar reuniões para equipes executivas e conselhos, reunimos oito práticas recomendadas para ajudar a tornar suas reuniões híbridas mais eficazes:
1.Aumente o seu jogo de áudio.
Embora os participantes remotos precisem ver quem está falando e o que está acontecendo na sala de reuniões, um bom áudio é realmente mais crítico. No entanto, embora se dê muita atenção aos aspectos visuais das reuniões, o áudio costuma ser esquecido até o último minuto. Antes da Covid, ouvíamos muitas vezes participantes remotos dizerem: “Desculpe, você pode chegar um pouco mais perto do viva-voz e repetir o que acabou de dizer?” Agora, eles esperam ouvir tudo claramente – assim como podem no Zoom.
Para evitar confusão de última hora causada por áudio ruim, certifique-se de que a sala esteja equipada com microfones de alta qualidade suficientes para que os participantes remotos possam ouvir. Se você estiver em um hotel ou outro espaço temporário de reunião e vários microfones não forem uma opção viável, considere complementar sua entrada de áudio fazendo com que os participantes passem um microfone de mão antes de falar.
2. Explore um impulso de tecnologia.
A pandemia acelerou o uso e a evolução da tecnologia de videoconferência para permitir reuniões virtuais em PCs, tablets e telefones. Como os provedores investem pesadamente para habilitar melhor as reuniões híbridas, novos recursos estão sendo introduzidos para melhorar a comunicação face a face entre os participantes remotos e presenciais.
Por exemplo, a Smart Gallery do Zoom (com conclusão prevista para este ano) usa inteligência artificial para detectar rostos individuais em uma sala compartilhada e colocá-los em painéis na tela para que participantes remotos possam vê-los na agora familiar visualização da galeria. A Microsoft está desenvolvendo novos tipos de salas de reunião otimizadas para a experiência híbrida. Você deve investigar quais atualizações de tecnologia podem estar acessíveis para ajudar a tornar a experiência de sua equipe mais envolvente e autêntica.
3. Considere o vídeo da perspectiva do participante remoto.
Ao planejar a reunião, pergunte-se continuamente: O que os participantes remotos precisam ver para se engajar totalmente? Eles devem ser capazes de ver os rostos dos participantes na sala, apresentações compartilhadas, documentos físicos entregues, conteúdo criado durante a reunião em quadros brancos ou flipcharts, etc.
É tentador pedir aos participantes pessoalmente que abram seus laptops e participem de uma reunião do Zoom (no modo mudo), para que os participantes remotos possam ver os rostos de todos e os documentos possam ser facilmente compartilhados. Os clientes frequentemente sugerem este tipo de “reunião virtual na sala”. No entanto, se as pessoas reunidas na sala passarem a reunião em seus computadores, eles também poderiam ter ficado em suas casas ou escritórios. As pessoas que se encontram pessoalmente estão – pelo menos por enquanto – tão emocionadas por finalmente estarem juntas de novo, a última coisa que você quer é que elas fiquem agachadas sobre seus laptops individuais o dia todo para o bem dos participantes remotos.
Especialmente nos casos em que a tecnologia de vídeo de ponta é inacessível ou indisponível, um pouco de engenhosidade pode ajudar muito para criar uma experiência de vídeo de alta qualidade para todos.
Por exemplo, para um local externo de dois dias em um hotel da Flórida com 10 participantes presenciais e dois participantes remotos (um em Zurique e um em Los Angeles), conectamos três webcams a laptops e usamos um quarto laptop para compartilhar o que estava passando a tela principal (geralmente um PowerPoint). Montamos duas webcams em tripés, que ficavam de frente para os participantes na sala para que os participantes remotos pudessem ver quem estava falando. Movemos a terceira câmera para mostrar um close-up dos apresentadores, flipcharts e gráficos de parede ao longo da sessão, conforme necessário. Os quatro laptops se juntaram aos dois usados por nossos dois executivos remotos para um total de seis “participantes” separados do Zoom na única reunião do Zoom.
O feedback pós-reunião confirmou que essa configuração permitiu que os participantes remotos se sentissem parte integrante da reunião, em vez de observadores distantes.
4. Torne os participantes remotos em tamanho normal.
Outra maneira de dar aos participantes remotos a mesma estatura é dar-lhes uma maior presença na sala. Além da tela principal no centro, configure dois monitores grandes adicionais – um em cada lado da sala – mostrando painéis em “tamanho real” dos participantes remotos durante a reunião.
Achamos que essas imagens grandes ajudam os participantes a aceitar colegas remotos como participantes plenos e fornecem um lembrete constante para incluí-los na conversa. Da mesma forma, se possível, as vozes dos participantes remotos devem emanar dos mesmos monitores de seus rostos – alto-falantes de teto tendem a reforçar a artificialidade da situação.
5. Teste a tecnologia com antecedência.
Nada mata o ímpeto de uma reunião do que esperar para consertar uma falha no áudio ou vídeo. Antes de uma reunião importante, teste a configuração audiovisual – tanto na sala quanto para os participantes remotos. Agende uma simulação individual de 10 a 15 minutos para deixar os participantes remotos confortáveis com o que verão e ouvirão durante a reunião, bem como para revisar quaisquer recursos de software que provavelmente serão solicitados a usar. Vale a pena o breve tempo necessário.
6. Desenhe as reuniões para todos os participantes.
Reveja cada atividade ou exercício enfocando especificamente em como os participantes remotos irão se envolver. Considere quais ferramentas e técnicas, digitais ou não, podem ser usadas para maximizar sua interação com os participantes na sala.
Por exemplo, se você precisar pesquisar o grupo, use uma ferramenta de pesquisa por telefone como Poll Everywhere para coletar a opinião de todos em tempo real. Isso coloca os participantes remotos em pé de igualdade, em vez de levantar as mãos ou confiar em feedback verbal. Para capturar anotações de reuniões, use um quadro branco online (ou foque uma câmera remota em um flip chart) para que todos possam ver o que está sendo escrito enquanto isso acontece.
Da mesma forma, se o design da reunião exigir que os participantes da sala coloquem pontos ou post-its em um gráfico de parede, use uma webcam para permitir que os participantes remotos leiam as respostas de seus colegas antes de colocar as suas, da mesma forma que fariam se estivessem fisicamente presentes.
Se o design da reunião requer colocar as pessoas em grupos de pausa, a solução mais fácil é incluir todos os participantes remotos em um único grupo. Embora mais simples, isso envia a mensagem errada, reforçando sua ausência física. É provável que valha a pena o esforço logístico e técnico extra para integrar participantes remotos em vários grupos de pausa para acentuar seu status igual.
7. Forneça forte facilitação.
Gerenciar uma reunião híbrida é mais difícil do que quando todo o grupo está pessoalmente ou no Zoom juntos. Uma pessoa – um membro da equipe, um estranho ou um participante da reunião – deve ser designada para orientar a conversa e mantê-la sob controle.
Apesar do esforço que você pode fazer no design e na logística da reunião, continua sendo muito fácil para os participantes presenciais dominarem a discussão. Um facilitador deve atrair os participantes remotos, mantê-los engajados e garantir que suas vozes sejam ouvidas, não interrompidas ou falar em cima. Às vezes, o facilitador pode precisar chamar participantes na sala ou remotos para garantir que todas as vozes sejam ouvidas.
8. Dê a cada participante remoto um “avatar” na sala.
Pode haver momentos em que os participantes remotos precisam de uma presença física na sala. Pode ser tão simples quanto o bloqueio da visão da câmera. Talvez um microfone não esteja funcionando ou um participante precise ser lembrado de falar. Um post-it pode precisar ser colocado em um gráfico de parede ou uma ficha de pôquer colocada em uma mesa como parte de um exercício de alocação de recursos.
Para essas situações, cada participante remoto deve ter o que chamamos de “avatar na sala” – uma pessoa da equipe (ou outro participante) que pode ser sua presença física na sala de reunião, conforme necessário. Seja por texto, chat ou telefone, eles têm uma linha privada de comunicação disponível constantemente durante a reunião. Os participantes remotos nos dizem que ter acesso confidencial a um único ponto de contato ajuda muito a remover a sensação de isolamento ou distância daqueles na própria sala. É muito embaraçoso ter um participante remoto perguntando “Fred, por favor, fale mais alto. Não consigo ouvir você” toda vez que Fred fala? É muito melhor ter outra pessoa vindo até Fred durante um intervalo e discretamente lembrá-lo “Fred. Por favor, fale mais alto. É muito difícil para Natasha ouvir você de Zurique. ”
À medida que a pandemia diminui e voltamos a nos reunir pessoalmente, as reuniões híbridas se tornarão uma parte permanente do funcionamento das organizações. Essas reuniões aumentam a complexidade, ao mesmo tempo em que nosso ano coletivo de reuniões conduzido pela Covid virtualmente aumentou as expectativas de participação remota. Felizmente, ao alavancar tecnologia e ferramentas, ser cuidadosos no design de reuniões e fornecer forte facilitação, podemos criar reuniões híbridas em que todos os participantes – seja na sala ou em um oceano de distância – se sintam engajados, valorizados e iguais.
Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/06/what-it-takes-to-run-a-great-hybrid-meeting
