Você finalmente está no fluxo, digitando e progredindo no documento de estratégia. E então um membro da equipe lhe envia uma pergunta. E então outro aparece. Antes que você perceba, sua tarde se foi e você não fez nenhum progresso. Soa familiar?

A fim de reservar tempo para o pensamento reflexivo, os gerentes precisam facilitar a independência dos membros da equipe. Isso é especialmente importante se sua equipe não estiver fisicamente reunida, porque as “perguntas rápidas” enviadas pelos canais de bate-papo da equipe podem ser intermináveis.

Comece analisando o problema. Quais são as razões pelas quais os membros de sua equipe sentem que precisam de sua opinião? É porque eles não têm confiança para tomar decisões por conta própria? Porque temem represálias se tomarem a decisão “errada”? Porque eles são desqualificados ou inexperientes? Categorizar os tipos de problemas pode ser útil para reconhecer padrões e tomar ações corretivas.

Depois de entender o que eles estão falando com você, você precisa determinar o porquê e que papel você desempenha nisso. Seu comportamento permite, ou até mesmo incentiva, sua equipe a apresentar a você cada pequena “lombada” do dia? Isso os leva a acreditar que você é o único autorizado a resolver problemas ou tomar decisões? A maneira como você interage com eles faz com que eles tenham falta de confiança em seu próprio julgamento ou torna os limites de sua autoridade pouco claros para eles? Eles têm boas razões para temer cometer um erro?

Abaixo estão ideias que você pode implementar em quatro categorias específicas que irão capacitar seus funcionários enquanto promovem sua própria produtividade.

1. Dê ênfase ao gerenciamento da atenção.

Comece identificando se uma “política de portas abertas” é algo declarado ou promovido em sua organização. Em caso afirmativo, torne-a explícita com uma definição clara.

Claro, é importante que os líderes estejam disponíveis para suas equipes. Mas “estar disponível” não deve custar a interrupção do trabalho de todos de forma imprevisível, ao longo do dia. Uma política de portas abertas nunca teve a intenção de significar que alguém está disponível para ser interrompido a qualquer momento por qualquer motivo. Uma implementação melhor é deixar claro que todos em sua organização devem ser considerados acessíveis, mas não necessariamente disponíveis o tempo todo. Os membros individuais da equipe precisam fornecer sinais sobre quando estão disponíveis para serem interrompidos e quando não estão. E a cultura precisa apoiar esse tempo de trabalho sem distrações.

Em uma situação virtual, incentive a equipe a praticar o gerenciamento de atenção fechando periodicamente o cliente de e-mail, colocando o telefone no modo silencioso e fora de vista e configurando as ferramentas de bate-papo para “não perturbe”. Você deve modelar esse comportamento, porque se você nunca fizer isso, sua equipe também não o fará, não importa o que você diga.

No escritório, indique os horários de não perturbe com algum tipo de sinal e autorize sua equipe a fazer o mesmo: você pode usar um sinal de não perturbe, um sinalizador de cubículo ou fones de ouvido, por exemplo. Todos devem saber quais são os sinais e o que eles significam. Em seguida, seja criterioso ao colocá-los para criar um tempo de trabalho sem distrações e retirá-los quando estiver disposto a permitir interrupções.

Esses cenários podem parecer impossíveis em sua organização. Nesse caso, você precisa observar a forma como a comunicação flui. Concentre-se na criação de uma cultura que ofereça suporte à comunicação assíncrona, onde a conversa nem sempre é “ao vivo”, mas as pessoas podem intervir quando for melhor para seu fluxo de trabalho. Minha ferramenta favorita de colaboração em equipe, Twist, oferece um ótimo guia sobre como fazer isso.

2. Promova a autoconfiança em sua equipe.

Estabeleça limites para seus funcionários, certificando-se de que eles entendam as responsabilidades de sua função, os tipos de decisões que podem e devem tomar por conta própria e os limites gerais de sua autoridade. Em seguida, incentive-os a encontrar suas próprias soluções para os problemas do dia a dia. Em vez de responder a perguntas, tente usar a frase: “Eu confio no seu julgamento”. Quanto mais bem-sucedidos seus subordinados diretos forem na solução de seus problemas por conta própria, mais sua confiança aumentará. Esta é uma ótima maneira de desenvolver os membros da sua equipe e, ao mesmo tempo, aumentar suas próprias oportunidades de tempo de trabalho sem distrações.

Uma coisa que pode interferir na autonomia da sua equipe é se você é o tipo de gerente que gosta de ter muito controle e estar envolvido em todas as decisões. Esse tipo de microgerenciamento é um fardo para você e sufoca o crescimento de sua equipe. Você não pode fazer o trabalho de todos por eles, nem deveria. Capacite os membros de sua equipe a tomar suas próprias decisões. Se você não tiver certeza se está microgerenciando, peça a um colega de confiança ou ex-funcionário que lhe dê um feedback honesto.

3. Aceite as decisões difíceis.

Se houver funcionários em cujo julgamento você não confia, tente entender o porquê, para que possa encontrar soluções. Os funcionários têm uma lacuna em seus conjuntos de habilidades? O treinamento adicional ajudaria? A pessoa é nova na organização? Talvez seja necessário mais tempo para “aprender o básico”. Talvez seja útil encontrar um mentor ou “amigo” na equipe. Mas estabeleça um limite de tempo para isso.

Ocasionalmente, você pode descobrir que cometeu um erro de contratação. As questões mais difíceis de enfrentar são se você tem a pessoa certa na função errada ou se a pessoa não é adequada para a organização. Não arraste seus pés aqui. Torne isso um ganho para você e para o funcionário ajudando a pessoa a encontrar outra função em sua organização ou um novo emprego em outro lugar. Isso permitirá que você reduza suas perdas, bem como ajudará a desenvolver a reputação da sua empresa como um bom lugar para trabalhar.

4. Crie um ambiente seguro para cometer erros.

Se houver consequências sérias e desagradáveis para erros honestos, sua organização tem uma “cultura cubra suas costas”, onde as pessoas não vêm até você porque querem sua opinião, elas estão apenas procurando uma maneira de transferir qualquer culpa futura. Isso vai sufocar o crescimento e impedir que sua organização seja adaptável. Lembre-se do velho ditado: “Elogie em público, corrija em particular”. Fale com os membros da equipe em particular quando uma de suas soluções não fornecer o melhor resultado. Enfatize a ideia de que erros são oportunidades de aprender. Mantenha os membros da equipe responsáveis por suas decisões, usando os erros como oportunidades de ensino. Chame a atenção para a lição aprendida e certifique-se de que ela pega, mas se a decisão foi ética e feita de boa fé, seja solidário e compreensivo.

Ao implementar essas quatro estratégias, você será capaz de minimizar as interrupções de seus subordinados diretos e criará mais oportunidades para se concentrar no trabalho cuidadoso que sua posição de liderança exige. No processo, você inspirará confiança, inovação e criatividade nos membros de sua equipe. Ao capacitar sua equipe para trabalhar de forma mais independente, você melhora como líder e, por fim, contribui mais para o sucesso da organização.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Orignal: https://hbr.org/2021/06/how-to-get-your-team-to-stop-asking-you-every-little-question