Três dias no escritório, dois trabalhando em casa? Ou duas semanas no escritório, depois duas em casa (ou algum outro local remoto mais atraente)? Todo mundo o tempo todo, como em 2019?

Essas são algumas das opções que os líderes estão considerando enquanto lutam para saber como deve ser voltar ao trabalho. Alguns desses novos arranjos estão caindo de forma desconfortável. Na Apple, por exemplo, os funcionários estão lutando contra uma política que exige que eles fiquem no escritório três dias por semana, descrevendo uma “desconexão entre como a equipe executiva pensa sobre o trabalho remoto/local flexível e as experiências vividas por muitos dos funcionários da Apple.”

Para ir além desse empurrão e puxão estressante, precisamos reformular a conversa e nos concentrar no que estamos realmente tentando alcançar, em vez de onde, precisamente, estaremos sentados quando o conseguirmos. Isso envolve examinar a natureza precisa das tarefas à nossa frente, nossos objetivos específicos e o peso que atribuímos àqueles que competem, como eficiência, eficácia, camaradagem e saúde mental. Depois de determinar quais partes de nosso trabalho devem ser feitas pessoalmente, quais devem ser virtuais e quais podem se beneficiar de uma combinação, podemos projetar em direção a esse ideal.

Como Priya Parker observa em The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters (A Arte de Reunir: Como Nos Encontramos e Por Que é Importante), “As reuniões consomem nossos dias e ajudam a determinar o tipo de mundo em que vivemos.” E assim, para garantir que avancemos – não retrocedermos – para o escritório, é fundamental que reimaginemos uma pedra angular do local de trabalho moderno: como nos encontramos.

É um momento confuso. Conforme você traça o plano de trabalho de sua equipe, aqui estão seis perguntas que você deve fazer.

1. Deve ser uma reunião?

Se há algo que aprendemos no ano passado, é o valor do tempo – e como pode ser exaustivo quando a grande maioria do nosso tempo parece ser gasto em reuniões.

Foi o que aconteceu em 2020. Sem a capacidade de nos esbarrarmos perto da cafeteira ou passar perto da mesa de alguém, tínhamos que agendar cada interação. Como resultado, nossas transições entre as reuniões foram gastas tentando freneticamente encontrar o próximo link do Zoom.

Agora que interações pessoais inesperadas são possíveis, e agora que sabemos como fazer bem o trabalho virtual, vamos pensar com muito cuidado se o tempo gasto em reuniões pode ser melhor gasto pensando, escrevendo ou se envolvendo em outros projetos. Menos é mais: Quanto menos reuniões tivermos, mais as que tivermos contarão. Tudo se resume a um propósito. Pergunte a si mesmo: Por que você está se reunindo? Certifique-se de que a resposta realmente faz sentido. Você realmente precisa se reunir? Priorize o trabalho assíncrono e use as reuniões para ser criativo e fazer algo juntos, em vez de simplesmente compartilhar informações.

Podem não ser necessárias reuniões para membros da equipe para fornecer relatórios de progresso, por exemplo, onde cada indivíduo tem seu segmento, mas é relativamente passivo no resto do tempo. Aqui, os objetivos podem ser alcançados de forma mais eficiente por escrito. Por outro lado, as sessões de brainstorming, onde as pessoas estão construindo a partir das ideias umas das outras, se beneficiam da dinâmica de uma reunião.

2. Minhas metas de reunião são baseadas em relacionamento ou baseadas em tarefas?

Metas baseadas em tarefas podem incluir atualizar um quadro, informar os constituintes ou planejar um evento. Muitas vezes, esses objetivos podem ser alcançados em uma reunião virtual (se uma reunião for considerada necessária).

Metas baseadas em relacionamento, que envolvem fortalecer ou reparar conexões entre os membros da equipe, geralmente são realizadas de forma mais eficaz pessoalmente. As pessoas devem receber um feedback difícil face a face. As conversas em grupo desafiadoras também devem ocorrer pessoalmente, onde bate-papos paralelos destrutivos e perturbadores não podem ofuscar a discussão central.

Por que digo “normalmente”? Porque no ano passado, participei de algumas reuniões virtuais significativas, onde os participantes se relacionaram e se abriram de maneiras que duvido que fariam pessoalmente. Para algumas pessoas, a tela cria uma sensação de segurança psicológica e, com ela, a liberdade de compartilhar pontos de vista e assumir riscos.

3. Quão complexos são meus objetivos?

Às vezes, a complexidade é uma estrutura mais útil para determinar a forma que uma reunião deve assumir. Isso inclui a complexidade emocional e o nível de interdependência que certas decisões ou resultados podem exigir.

O gráfico abaixo mostra as metas de acordo com seu nível relativo de complexidade. Você pode notar alguma correlação entre os objetivos baseados no relacionamento e a complexidade, mas a sobreposição não é completa. As reuniões para determinar as alocações de capital ou investimentos significativos, por exemplo, podem ser realizadas em território baseado em tarefas. Mas se essas discussões envolverem navegar nas complexidades interpessoais e outras complexidades, ou equilibrar cuidadosamente as prioridades concorrentes, pode ser melhor navegá-las pessoalmente.

Ao mesmo tempo, os objetivos baseados no relacionamento podem ser relativamente simples. Uma das minhas histórias de sucesso favoritas da era de uma pandemia inesperada foi minha experiência ao dirigir a festa de Natal de uma grande imobiliária Zoom. Para a empresa Bernstein Management Corporation, este encontro é uma oportunidade para celebrar e reconhecer os funcionários – uma meta tão direta quanto possível.

“Se você me perguntasse há um ano se eu consideraria hospedar uma festa de Natal virtual, eu teria dado um ‘não’ inequívoco e questionado o julgamento da pessoa que fez o pedido”, disse o CEO da empresa, Joshua Bernstein. “Mas, de muitas maneiras, funcionou melhor. Cada participante estava focado na mesma conversa. Não havia um lugar ruim na casa. Quase todos expressaram sua surpresa com o quão agradável o programa foi, e esse elemento de surpresa e novidade acabou fazendo parte do sucesso. ”

4. Minha reunião poderia assumir uma forma totalmente diferente?

Existe a sala, existe o Zoom e existe o híbrido. Mas também há um mundo de possibilidades que não se enquadram em nenhuma dessas categorias. Agora que temos tantas ferramentas à nossa disposição, existem outras maneiras de transmitir as informações para que sejam absorvidas de maneira mais eficaz?

Uma de minhas clientes substituiu sua reunião geral mensal da equipe por um vídeo pré-gravado que os funcionários podem assistir ou ouvir em seu próprio tempo – talvez enquanto saem para uma corrida ou preparam o jantar. Se eles perderem algo, eles podem retroceder. Essa abordagem homenageia diferentes tipos de alunos; alguns de nós retêm melhor as informações quando somos capazes de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. As empresas que seguem esse caminho podem pedir aos funcionários que assistam ao vídeo até uma determinada data e, em seguida, oferecem sessões opcionais de perguntas e respostas em uma plataforma como o Slack ou até mesmo o WhatsApp.

Quando trabalho com clientes virtualmente, muitas vezes designamos um escriba para cada sala de descanso. O escriba faz anotações sobre a conversa em um documento do Google. Quando voltamos juntos, todos dão uma “caminhada pela galeria”, passando vários minutos percorrendo o documento do Google, revisando o que os outros grupos criaram e anotando as ideias de que gostam. Isso contorna um fenômeno conhecido como “morte por relato de volta”: quando os representantes de cada grupo falam sobre os meandros de suas conversas, enquanto outros passam o tempo todo tentando descobrir o que vão dizer quando finalmente for sua vez de falar.

5. Que tipo de reunião será mais inclusiva?

Antes da Covid, eu era muito claro que o programa de Certificado Executivo em Facilitação baseado em coorte que administro na Universidade de Georgetown precisava ser realizado pessoalmente, uma vez por mês, durante quatro meses consecutivos. Os gerentes seniores e executivos participantes chegavam de todas as partes do mundo por três dias seguidos. As profundas conexões interpessoais estabelecidas entre os participantes foram fundamentais para nosso sucesso – afinal, estávamos ensinando-os a ajudar outros grupos a formarem laços de confiança. Embora eu tenha facilitado workshops remotos por mais de uma década, eu duvidava que esse programa em particular pudesse funcionar.

Eu estava errado. Na verdade, uma das vantagens mais significativas do formato virtual é que ele é mais inclusivo. Pessoas do exterior ou da costa oeste não precisam enfrentar o cansaço de uma longa viagem. Aqueles cujas organizações estão dispostas a cobrir suas mensalidades, mas não seus voos ou hotéis, não enfrentam mais esses obstáculos financeiros. Tivemos mais mães com filhos pequenos participando do que nunca.

Isso não quer dizer que não experimentamos uma sensação real de perda por nossa incapacidade de estarmos juntos pessoalmente. Mas nosso programa tem muitos objetivos e abrange uma ampla gama de diferentes atividades ou “tarefas”. Alguns deles, como aqueles que têm um foco tático em design e desenvolvimento de equipe, podem ser extremamente eficazes online.

Seguindo em frente, planejamos realizar dois de nossos quatro módulos pessoalmente e dois virtualmente. Esta é uma maneira diferente e, sim, mais inclusiva de fazer o híbrido: em vez de ter algumas pessoas participando pessoalmente e outras na tela, todos estarão em pé de igualdade – maximizando a contribuição de cada pessoa e os benefícios de cada meio.

6. Meu facilitador tem as habilidades e tecnologia para realizar um encontro híbrido?

Nos primeiros dias de abertura de escritórios, há uma forte tentação de realizar reuniões presenciais com uma opção híbrida para aqueles que trabalham remotamente. Esta pode ser uma excelente solução quando bem feita, permitindo que todos apareçam do lugar onde se sentem mais confortáveis. Mas existem habilidades especiais envolvidas na facilitação de uma reunião híbrida. Feito incorretamente, você pode acabar marginalizando e até alienando participantes remotos.

Facilitadores híbridos habilidosos sabem como fazer os participantes do Zoom se sentirem participantes plenos. Eles estabelecem protocolos claros para que todos os participantes ofereçam sugestões. Eles fazem contato visual direto não apenas com as pessoas na sala, mas também com a câmera.

Tecnologia e preparação também são fundamentais. Pre-Covid, uma de minhas colegas apareceu em um hotel na cidade de Nova York, energizada para o encontro totalmente pessoal que ela pensava que estava prestes a liderar. Só quando ela chegou é que percebeu que um punhado de participantes estaria se juntando online. Ela tentou o seu melhor para improvisar, mas ela projetou um programa fisicamente ativo que envolvia se mover pela sala. Não se traduziu imediatamente em um ambiente virtual – pelo menos não com a tecnologia disponível. No final do dia, os participantes presenciais estavam totalmente engajados, mas a câmera de todos os participantes virtuais estava desligada.

Até que os responsáveis por suas reuniões aprimorem suas habilidades na arte da facilitação híbrida e tenham a tecnologia para apoiá-los, considere a realização de uma reunião inteiramente virtual, mesmo que muitos participantes estejam aproximando-se do escritório.

Considerando tudo o que superamos ao longo dos últimos 15 meses, seria uma vergonha se não aproveitássemos cada pérola de sabedoria arduamente conquistada em torno do trabalho, da vida e do nexo dos dois. Vamos aproveitar nossas novas perspectivas sobre tempo, tecnologia e união para repensar como trabalhamos – e, especificamente, como nos reunimos.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/07/when-do-we-actually-need-to-meet-in-person