Muitos de nós experimentamos apresentações de grupo ruins. Se você estiver dando uma, é a confusão de última hora na noite anterior para decidir quem está apresentando qual parte da apresentação. Se você está observando uma, é o caos de ouvir várias pessoas falando umas sobre as outras ou, pior ainda, simplesmente lendo seus slides palavra por palavra e ignorando seu público.

Para muitas organizações, as apresentações em grupo fazem parte da vida. Sua equipe pode apresentar um argumento de venda em grupo para um novo cliente, ou talvez o exercício principal de seu programa de desenvolvimento de liderança inclua uma série de apresentações em grupo para o chefe de sua unidade de negócios. As reuniões virtuais tornam essas apresentações mais fáceis do que nunca, porque sua equipe não precisa estar no mesmo local.

Montar uma apresentação de grupo eficaz exige trabalho em equipe e coordenação, para que não pareça uma colcha de retalhos. Mesmo assim, muitos de nós nunca reservamos tempo para nos prepararmos totalmente.

O que está em jogo aqui? Cada apresentação é uma oportunidade para construir a confiança de seu público. A coesão de sua apresentação em grupo é um indicador para seus clientes de como será o relacionamento deles trabalhando com você. Se sua apresentação for desarticulada e desorganizada, seu cliente se perguntará qual será o resultado de seu projeto. Se um membro de sua equipe derrubar outro durante a apresentação, como sua equipe tratará a equipe do cliente? Você está apresentando um vislumbre de sua relação de trabalho, bem como das capacidades de sua organização.

Meus colegas e eu temos treinado nossos clientes em suas apresentações de grupo por quase 20 anos. Além disso, faço parte do corpo docente de um curso de educação executiva sobre comunicação persuasiva na Harvard Kennedy School. Este curso de três semanas culmina com uma série de apresentações em grupo, que avalio junto com o outro corpo docente do programa.

Com base nessa experiência, aqui estão alguns dos erros comuns que vemos em apresentações de grupo, seguidos por algumas práticas recomendadas para mantê-lo no caminho certo.

Três Error Comuns

1. Cada slide parece ter sido projetado por uma pessoa diferente.

Quando nenhuma pessoa está encarregada de uma apresentação, você tende a ver um conjunto de slides desarticulado de diferentes fontes, estilos de texto e imagens. Você também vê as pessoas colocando todo o seu script no slide e lendo palavra por palavra. Isso distrai seu público e perde sua atenção.

2. Os apresentadores falam uns sobre os outros.

Quando não tomamos tempo para decidir quem está cobrindo o quê – e como faremos a transição de uma pessoa para a outra – começamos a interromper um ao outro, o que reduz nosso profissionalismo. Um de meus clientes uma vez me disse: “O que nossos clientes devem estar pensando quando interrompemos um ao outro?”

3. Esquecendo que você está “ligado”.

Depois que alguém termina sua parte na apresentação do grupo, fica tão aliviado por terminar de falar que esquece que ainda está “no palco” ou diante das câmeras. Eles começam a verificar o telefone ou zonear em vez de ouvir ativamente a pessoa que fala em seguida.

Felizmente, cada um desses passos em falso pode ser evitado com a preparação certa.

Três Melhores Práticas 

1. Faça estratégias com antecedência.

Ao me preparar para qualquer tipo de apresentação, ensino as pessoas a fazerem três perguntas: Quem é o seu público? Qual é o teu objetivo? E por que você? Para apresentações em grupo, é importante responder a essas perguntas juntos. A última pergunta, “Por que você?”, que na verdade significa “Por que você se importa?”, solicita que você compartilhe suas próprias motivações sobre o tema, ajudando sua equipe a se unir como uma unidade coesa.

Ao adicionar uma apresentação de grupo ao seu calendário, reserve um tempo para se preparar em grupo. Use este tempo para concordar com o nível de conhecimento do seu público sobre o tópico, seu objetivo específico para a apresentação, a mensagem principal, o esboço geral e quem apresentará cada seção antes de cada um de vocês começar a escrever seus componentes individuais. Isso ajuda a evitar o estresse de última hora tentando encaixar cada um dos slides em uma unidade coesa. Decida também quem responderá a que tipo de perguntas ou quem na equipe será responsável por responder às perguntas e atribuí-las à pessoa certa para responder.

2. Pratique como grupo.

Antes da apresentação, reserve um tempo para uma revisão completa, com slides. Especificamente, pratique suas transições de uma pessoa para a outra, como Stacey fez um ótimo trabalho nos falando sobre os desafios de entrar neste novo mercado. Agora, vou fornecer algumas soluções com base na experiência de nossa empresa. Use um cronômetro para garantir que está cumprindo o tempo alocado ou defina um limite de tempo realista com base no formato de sua reunião, para garantir tempo suficiente para responder às perguntas. Reserve um tempo para avaliar os slides juntos para que o idioma, a fonte e o uso dos gráficos sejam consistentes.

3. Entregue com confiança e autenticidade.

Quando for a hora da apresentação do grupo em si, lidere com o palestrante que melhor representa sua organização; dê aos palestrantes juniores a oportunidade de fazer uma apresentação intermediária. Isso garante uma primeira impressão forte e tira um pouco da pressão dos alto-falantes mais novos. Ao falar pessoalmente, posicione-se de forma que possa consultar os slides, mas fale diretamente com o público. Traga sua própria personalidade para a apresentação; você poderia dizer algo como “se você for da Califórnia como eu, então você saberá …” Anedotas pessoais que se conectam ao público são uma ótima maneira de construir confiança entre o público e cada membro do grupo que está apresentando.

O que muda em um ambiente virtual?

Todas as sugestões acima são verdadeiras em apresentações virtuais, especialmente a importância de fazer uma análise completa na plataforma virtual que você usará. Nessas situações, designe uma pessoa para executar os slides de toda a apresentação, para que cada pessoa não precise compartilhar sua tela. Certifique-se de que cada palestrante tenha experiência profissional, iluminação adequada no rosto e seja claramente audível. Use este vídeo como referência sobre como se preparar para apresentações virtuais. Ao falar, olhe diretamente para as lentes da câmera para que o público veja e sinta seu contato visual. Quando você não estiver falando, desligue-se para que o ruído de fundo não interfira com o alto-falante.

Bem executada, uma apresentação em grupo demonstra a força de sua equipe e a qualidade de seu trabalho. Aproveite esta oportunidade poderosa para construir a confiança de seu público e, como resultado, ajudar sua organização a ter sucesso.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/11/3-group-presentation-pitfalls-and-how-to-avoid-them