Não há dúvida de que as reuniões virtuais tornaram as comunicações no local de trabalho mais fáceis. Não apenas as reuniões virtuais são mais fáceis de organizar e participar (basta contar quantas reuniões Zoom você tem agora em comparação com as reuniões ao vivo que você tinha na época), mas recursos como bate-papo, perguntas e respostas, salas de reunião, ícones de reação, quadros brancos virtuais e uma variedade de aplicativos tornaram mais fácil do que nunca fazer perguntas e solicitar ideias dos participantes da reunião.

Mas propor uma pergunta e receber respostas significativas são duas coisas muito diferentes, o que traz à tona uma pergunta antiga com um toque moderno: como você pede ideias ou feedback durante uma reunião virtual de uma forma que retorna respostas valiosas (e não apenas dos extrovertidos habituais)?

Com base na minha experiência liderando reuniões, trabalhando com líderes de reuniões e explorando maneiras de melhorar a eficácia das reuniões virtuais, abaixo estão oito táticas para obter respostas até mesmo dos membros mais calados da reunião.

1. Compartilhe Suas Perguntas com Antecedência

Se você está pedindo informações às pessoas, é justo dar a elas o máximo de tempo possível para pensar sobre o problema em questão. Depois de determinar quem está participando da reunião, envie por e-mail até cinco das perguntas que você fará. Coloque essas perguntas na agenda da reunião e na lista do calendário para que todos saibam o que está por vir e possam se preparar.

2. Estabeleça Regras que Incentivem a Participação

É fácil para uma sessão de elicitação de ideias sair do curso quando as pessoas começam a confundir desenvolver ideias com debatê-las – e muitos ficarão relutantes em levantar a mão virtual se acharem que sua ideia pode ser descartada. Portanto, seja claro sobre o objetivo da sessão com uma declaração como: “O objetivo desta reunião é apenas coletar ideias e construir sobre elas, se pudermos. Na próxima reunião, teremos a oportunidade de avaliá-las e escolher nossas favoritas.”

Para ajudar a manter o equilíbrio do tempo de fala, comunique parâmetros como “Temos apenas uma hora, portanto, mantenha suas contribuições breves para dar a todos tempo suficiente para falar”. Além disso, mantenha as coisas em movimento, recomendando que as conversas de longa duração sejam “continuadas offline”.

Por fim, peça às pessoas que liguem suas câmeras se se sentirem à vontade para fazê-lo. O uso da câmera em uma reunião virtual deve ser uma opção rara de não participação, e não de participação, porque ser visto aumenta a probabilidade de participação. (Não é pedir muito porque ninguém em uma reunião presencial consegue sentar debaixo da mesa).

3. Faça Perguntas Simples no Bate-Papo

Muitas vezes, os participantes da reunião veem e tratam a janela de bate-papo da reunião virtual como um microfone ao vivo em um show de talentos da 4ª série – lá para registrar qualquer alegria, pensamento aleatório, piada, história pessoal ou ideia que atinge qualquer pessoa a qualquer momento. Mas usado estrategicamente e com o entendimento de que muitas pessoas se sentem mais confortáveis digitando do que falando, o bate-papo pode eliciar ideias que podem ser difíceis de extrair de outra forma.

As táticas de bate-papo práticas e fáceis incluem enquetes simples (“Tipo 1 para a Opção nº 1 e 2 para a Opção nº 2”), prompts simples (“Fale uma palavra que melhor descreva o produto”) ou feedback simples (“Compartilhe uma coisa que você aprendeu do evento da semana passada”).

A chave aqui é simples: pedir uma contribuição curta e específica, em vez de uma pergunta geral como “O que você achou?”, “Que perguntas você tem?” e “Fale-nos sobre você”. Novamente, você pode obter respostas para perguntas amplas da multidão tradicional, mas supondo que todos na reunião sejam qualificados, você deseja respostas do maior número possível de pessoas.

Depois de receber essas breves contribuições de bate-papo, o próximo passo é…

4. Acompanhe Essas Perguntas

Agora você quebrou o gelo. Como a solicitação original foi fácil, muitas pessoas se sentem à vontade para contribuir com ideias e – com sua ajuda – agora podem elaborar essas ideias. Por exemplo:

“Estevão, você pode ativar o som e nos dizer por que escolheu o número 2?”

“Carol, você descreveu o produto como inovador. Você pode ativar o som e compartilhar por quê?”

“Jorge, é ótimo como sua equipe se tornou mais eficiente. Você pode ativar o som e compartilhar alguns exemplos?”

Mesmo para aqueles menos propensos a levantar a mão em uma reunião, acompanhar de forma audível uma contribuição que eles digitaram no bate-papo é mais fácil do que responder em voz alta desde o início.

Uma maneira eficaz de convidar mais discussões sobre um tópico existente é pedir um acordo, como “Digite A no bate-papo se você concorda com Carol ou deseja sugerir outra palavra que descreva o produto”.

A chave aqui: Chame as pessoas pelo nome e repita sua contribuição. Essa prática demonstra que você valoriza a equipe e suas ideias, o que pode aumentar o conforto em participar.

5. Seja Claro Sobre o que Você Está Pedindo

Quando quero motivar respostas sem aplicar pressão direta, muitas vezes digo: “Estou apenas procurando três ideias”. Isso alivia um pouco a ansiedade porque deixei claro que não preciso que todos falem, mas também aumenta as apostas porque não vamos prosseguir até que eu tenha minhas três ideias.

O que descobri é que as pessoas estão mais inclinadas a se voluntariar quando minha expectativa é clara. Se eu pedir alguma ideia, muitas vezes não recebo nenhuma. Se eu pedir três ideias, normalmente recebo três. A última contribuição geralmente vem mais rápido porque parece completar uma tarefa, não apenas fazer parte de um exercício sem fim claro.

6. Não Envergonhe os Participantes

Uma maneira infalível de aumentar a hesitação das pessoas em contribuir é envergonhá-las. Ninguém envergonha sua equipe de propósito, é claro, mas alguns líderes de reunião criam esse impacto sem querer quando reclamam da falta de resposta: “Ninguém tem alguma pergunta? Sério, ninguém? Vamos, isso é importante. Eu não posso acreditar que não há perguntas.”

Como resultado direto, sua equipe pode se sentir desconfortável e culpada. Você também provavelmente ouvirá contribuições relativamente sem sentido de pessoas que só querem acabar com esse constrangimento.

Outra forma de vergonha acontece no final da reunião, quando o líder da reunião chama (na verdade, provoca) pessoas que ainda não contribuíram. Lembre-se de que, durante uma reunião, ficar em silêncio é um direito legítimo e pode refletir um estilo de comunicação de trabalho válido ou desconforto grave. Seu objetivo é tornar a oportunidade confortável, não obrigatória.

7. Conte o Silêncio

Quando ninguém responde à sua pergunta, é hora de fazer a transição para uma nova pergunta ou revisar a antiga para facilitar as respostas, mas quanto tempo você espera? J. Elise Keith, fundadora e CEO da Lucid Meetings, recomenda uma regra de cinco segundos: contar silenciosamente cinco segundos para uma resposta a uma pergunta antes de prosseguir. A ideia é que quatro segundos provavelmente cortarão alguém, e seis segundos o colocam profundamente no território do silêncio excruciante.

Eu prefiro sete segundos (e outros também), mas tempere a gosto. Seja científica ou mágica, a regra dá ao líder da reunião uma ferramenta para apoiar a inclusão, evitar constrangimentos e – com certeza – eliminar suposições.

Na minha organização, a tática se tornou tão conhecida que os líderes às vezes dizem ironicamente: “Bem, são sete segundos, então acho que é hora de seguir em frente”.

8. É uma Conversa, Não uma Entrevista

Você pode ter uma lista de perguntas a fazer, mas contextualize cada uma para evitar parecer um recenseador. Em vez de dizer: “Minha primeira pergunta é… minha segunda pergunta é… minha terceira pergunta é…” diga algo como “A próxima pergunta se relaciona com o que Jim disse antes…” ou “A próxima pergunta aborda um problema que temos discutido desde a Câmara Municipal do mês passado…”

A chave é se tornar um participante da conversa, não apenas o anotador da conversa. Se as pessoas perceberem que você se importa o suficiente para prestar atenção e se envolver, elas ficarão mais à vontade para compartilhar ideias com você.

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Fazer com que a maioria das pessoas responda a perguntas durante qualquer reunião pode ser um desafio, mas as reuniões virtuais oferecem mais ferramentas para superar esse obstáculo. E se tudo mais falhar, você está a apenas cinco a sete segundos da próxima oportunidade.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2022/01/how-to-get-people-to-speak-up-in-virtual-meetings