Os últimos dois anos mostraram que os funcionários desejam maior flexibilidade – e estão dispostos a mudar de emprego para obtê-la. A flexibilidade traz enormes benefícios para os funcionários, incluindo redução do desgaste e maior satisfação no trabalho. No entanto, também pode resultar em custos crescentes de coordenação para os gerentes, quantidades insustentáveis de esforço desperdiçado e a incapacidade de responder rapidamente às solicitações dos clientes. As breves reuniões que antes permitiam que as equipes pensassem prontamente em soluções e alinhassem esforços agora são mais difíceis de reunir. Pode levar dias para colocar a maioria dos membros no mesmo local virtual ao mesmo tempo (incluindo uma pessoa que está ouvindo pela metade da cadeira do dentista).

Para aumentar a flexibilidade dos funcionários em suas equipes, os gerentes precisam de orientação e suporte – caso contrário, eles podem se esgotar no trabalho ou sair para encontrar um novo. Aqui estão quatro maneiras pelas quais os gerentes podem oferecer flexibilidade às suas equipes sem quebrar os custos de coordenação ou interromper significativamente o progresso.

Repense Quando os Funcionários Trabalham Juntos

Para tarefas complexas que exigem trabalho em equipe, não é viável fornecer aos funcionários flexibilidade total (ou seja, a capacidade de trabalhar por qualquer período a qualquer momento). No entanto, retornar à semana de trabalho padrão no escritório também não funcionará. Assim, os gerentes precisarão pensar de maneira diferente e profunda sobre os requisitos do projeto e programar de acordo.

Para fluxos de trabalho baseados em projetos, os gerentes devem traçar cuidadosamente as tarefas e o cronograma do projeto e emitir uma solicitação antecipada para que os funcionários bloqueiem um conjunto específico de dias para trabalhos sobrepostos durante as principais fases do projeto (por exemplo, início, ponto médio, finalização).

Para fluxos de trabalho menos previsíveis, considere alinhar os intervalos de agendamento com o tempo do calendário. Por exemplo, durante a segunda semana do mês, espera-se que os funcionários trabalhem das 10h às 17h. Se oriental, então eles podem escolher quais 40 horas (+/– 10) eles trabalham semanalmente durante o resto do mês. O agendamento de intermitências reduz significativamente a perda de processo e os custos de reinicialização do projeto, especialmente quando os membros trabalham em vários projetos.

Repense Quem Trabalha Junto

Em locais de trabalho com menos sobreposição física e temporal entre os funcionários, os gerentes também podem precisar reorganizar suas equipes maiores em sistemas de várias equipes de grupos menores, capacitados e interconectados. Essas equipes menores melhoram a flexibilidade e a adaptabilidade.

Por exemplo, converter sua equipe de nove em três equipes de três permite que eles tomem decisões e facilitam a coordenação do trabalho dos funcionários. Em outras palavras, os gerentes devem procurar complementar a coordenação vertical (o gerente precisa descobrir como concluir esse projeto e atender às solicitações dos funcionários) com a coordenação horizontal entre os grupos de funcionários (os membros precisam ajudar a descobrir como concluir sua parte do projeto e ajustar para os pedidos uns dos outros).

Essa reconfiguração reduz os custos de coordenação colocados no gerente sem despejá-los todos no(s) funcionário(s) mais acomodado(s). Cada funcionário é solicitado apenas a ajudar a coordenar com alguns outros indivíduos, em vez de todos na equipe maior.

Grupos menores também tendem a ter menos “vadiagem social”, onde as pessoas exercem menos esforço quando fazem parte de uma equipe do que individualmente. Isso é especialmente importante em equipes distribuídas, onde há menos pressão social para estar (ou pelo menos parecer) ocupado.

Repense o Compartilhamento de Informações

Quando os funcionários estavam localizados e trabalhando aproximadamente em horários semelhantes, era mais fácil manter todos na mesma página com as reuniões e aprender sobre questões importantes andando por aí. Dar ou receber uma atualização importante exigia apenas alguns passos (ou talvez uma breve viagem de elevador).

Longas esperas por atualizações de status ou respostas a perguntas podem matar a produtividade. Assim, a disponibilidade de informações é fundamental para locais de trabalho flexíveis. Existem inúmeras ferramentas para facilitar o trabalho assíncrono. No entanto, os funcionários devem realmente usá-los e atualizá-los em tempo real. Por exemplo, postar um produto concluído em um repositório compartilhado após várias semanas de trabalho não será suficiente. Como os membros podem não estar disponíveis por horas ou mesmo dias, ter acesso ao trabalho em andamento é de suma importância.

Como bônus, a transparência do progresso do trabalho geralmente promove a responsabilidade e ajuda os gerentes a identificar mais rapidamente quando um funcionário precisa de assistência (supondo que os limites apropriados sejam estabelecidos para ajudar os funcionários a se sentirem seguros). Os gerentes também devem considerar tirar a poeira de algumas ferramentas clássicas de gerenciamento de projetos, incluindo a matriz RACI, que denota quem é responsável, consultado e informado para cada tarefa.

Reveja no que os Funcionários Estão Trabalhando

Combinando e expandindo as três etapas anteriores, os gerentes devem pensar mais profundamente do que nunca sobre a estrutura das tarefas e prioridades de seus funcionários. Mapeie cada parte da tarefa e como elas estão conectadas umas às outras para determinar quando as rajadas de agendamento serão necessárias e quando você pode atribuir partes discretas do projeto a subgrupos menores. Grave e atualize todas essas informações em um local compartilhado.

Compreender as conexões entre as diferentes tarefas é especialmente crucial para definir prioridades para evitar gargalos. Se tudo é prioridade, nada é prioridade. Na ausência de orientação, muitos indivíduos optarão por concluir as tarefas mais fáceis e menores em sua fila pessoal, em vez de enfrentar um problema vago e complexo (que, sem o conhecimento deles, está atrapalhando vários de seus colegas de equipe, além das equipes de marketing e operações ). É provável que as prioridades mudem com o tempo, especialmente em ambientes dinâmicos. A comunicação frequente e clara das prioridades ajudará a garantir que o tempo e os esforços de seus funcionários sejam bem gastos, não importa quando ou onde estejam trabalhando.

Se os funcionários quiserem os benefícios da flexibilidade, eles também precisarão assumir parte da responsabilidade que a acompanha, como a solução autônoma de problemas e o fornecimento e verificação de atualizações. No entanto, isso não significa deixá-los à deriva na tempestade. Os gerentes ainda são responsáveis por garantir que todos estejam remando para o local correto na mesma direção – mesmo que estejam remando em horários diferentes.

Para aumentar a flexibilidade dos funcionários sem perder a produtividade – ou a sanidade – os gerentes precisarão pensar de forma diferente sobre quando os funcionários trabalham juntos, quem trabalha juntos e como compartilhar informações e com quem, tendo o cuidado de estar a par de quaisquer mudanças e comunicar rapidamente mudanças nas prioridades.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2022/02/4-ways-managers-can-increase-flexibility-without-losing-productivity