Imaginar maneiras de introduzir mudanças é uma habilidade essencial, não importa a ocupação, o papel ou a classificação de uma pessoa. Para distinguir um aplicativo, um designer prevê um novo recurso exclusivo. Para melhorar a cultura do local de trabalho, um gerente considera novos módulos de treinamento ou incentivos. Para aumentar a responsabilidade social corporativa, um conselho consultivo identifica oportunidades de investimento em energia verde.

Observe que cada uma dessas mudanças acrescentaria algo ao que já existe.

Não há nada inerentemente errado em agregar. Mas se isso se tornar o caminho padrão de melhoria de uma empresa, essa empresa pode estar deixando de considerar toda uma classe de outras oportunidades. Em um estudo de mudança organizacional, por exemplo, descobrimos que, quando as partes interessadas (stakeholders) sugeriam centenas de maneiras de melhorar uma organização, menos de 10% dessas melhorias envolviam tirar algo. Através de uma série de experimentos de acompanhamento, demonstramos que as pessoas ignoram sistematicamente as mudanças subtrativas.

Mas a subtração tem um potencial inexplorado. Com a subtração em mente, o designer pode livrar o aplicativo de recursos desnecessários, o gerente pode remover as barreiras para uma cultura mais inclusiva e o membro do conselho consultivo pode sugerir o desinvestimento dos combustíveis fósseis. A boa notícia é que uma compreensão da psicologia por trás da negligência de subtração revela algumas maneiras de evitá-la.

Por que as Pessoas Negligenciam a Subtração

A insignificante taxa de subtração em nosso estudo de melhoria organizacional não foi por acaso. Observamos taxas de subtração igualmente baixas em várias tarefas. Para melhorar uma redação redundante, poucos participantes produziram uma edição com menos palavras. Para melhorar um roteiro de viagem lotado, poucos eventos removeram para permitir que eles saboreassem os que restaram. Para melhorar uma estrutura de Lego, quase ninguém tirava peças. Quer as pessoas estivessem mudando ideias, situações ou objetos, a tendência dominante era fazê-lo acrescentando.

Observando essa tendência, uma de nossas primeiras perguntas foi se as pessoas simplesmente gostavam de resolver esses problemas por adição – talvez adicionar palavras ao primeiro rascunho, eventos ao itinerário e blocos à torre de Lego fosse simplesmente a maneira que as pessoas preferiam para melhorar cada um deles. Se os responsáveis pela mudança considerarem ambas as opções e decidirem que as abordagens aditivas são melhores, que assim seja. Mas e se os criadores de mudanças não considerarem a subtração em primeiro lugar?

Para testar essa possibilidade, montamos problemas em que as mudanças subtrativas eram objetivamente superiores às suas contrapartes aditivas. Em um conjunto de estudos, por exemplo, apresentamos padrões de grade como o abaixo e desafiamos os participantes a torná-los simétricos da esquerda para a direita e de cima para baixo, usando o menor número possível de cliques do mouse. Clicar em qualquer quadrado branco o tornava verde e clicar em qualquer quadrado verde o tornava branco.

Os participantes pularam para a conclusão aditiva de 12 cliques, adicionando quadrados verdes aos três quadrantes vazios, ou notaram a solução subtrativa superior de quatro cliques, excluindo a caixa verde estranha do canto superior esquerdo? Nesses e em outros experimentos, parece que muitos participantes seguiram seu primeiro instinto – um instinto de adicionar – e depois seguiram em frente antes mesmo de considerar a opção de subtrair. Também descobrimos que as pessoas que se distraíam ao completar uma segunda tarefa ao mesmo tempo eram mais propensas a produzir a resposta aditiva. Isso sugere que, quando as pessoas estão distraídas, é mais provável que confiem em respostas de atalho que vêm à mente primeiro.

A Subtração Tem um Problema de Visibilidade

De organizações em crescimento a cidades construídas e livros de regras inchados, a evidência da história aditiva está ao nosso redor. A evidência de subtração, no entanto, é menos observável – é marcada apenas pela ausência de algo. Uma empresa pode estar florescendo porque o CEO anterior removeu a burocracia pesada. Um conjunto de slides pode mostrar precisamente o ponto principal porque seu editor se livrou de argumentos secundários que distraem. Em ambos os casos, a subtração é para agradecer e, em ambos os casos, a subtração está fora da vista e da mente.

Se não tomarmos cuidado, o CEO ou o editor de slides podem perder o devido crédito. Pior ainda, não há evidências visíveis para lembrar os outros da possibilidade – e valor – de tirar. Como, então, as empresas podem melhorar a lembrança de subtrair?

Superando a Tendência de Adicionar

Em nossa pesquisa, testamos como as ideias dos participantes foram influenciadas por dicas: lembretes simples para considerar subtrair ou adicionar. Lembretes para considerar a adição não tiveram efeitos perceptíveis; eram supérfluos porque as pessoas já pensavam em adicionar. Lembretes para considerar a subtração, no entanto, tiveram grandes efeitos. Eles trouxeram à mente ideias que teriam sido negligenciadas de outra forma. Como resultado, significativamente mais participantes identificaram subtrações vantajosas.

Adicionar pode ser humano, mas ainda existem maneiras de indicar a subtração:

Lembre às pessoas que subtrair é uma opção.

Lembretes de que subtrair é uma opção podem ajudar na prática. Citações concisas em locais visíveis sobre “eliminação do desnecessário” e busca de “menos, mas melhor” ajudam os designers a imaginar opções subtrativas. Quando solicitados a considerar o tempo e a carga moral do lodo do processo, os administradores pensam em novas maneiras de melhorar as instituições compartilhadas. A preponderância de lembretes diretos e específicos como esses é uma excelente evidência de que as pessoas ignoram a subtração.

Faça política de subtração.

Considere incluir a subtração nos processos de negócios do dia-a-dia. Por exemplo, depois de saber sobre nossa pesquisa, uma grande empresa de consultoria de gestão começou a designar um “subtrator-chefe” rotativo para as equipes de projeto. O trabalho dessa pessoa é apresentar uma lista de maneiras de atingir as metas do grupo subtraindo, e também pode lembrar os membros da equipe de pensar em subtrações. E em uma empresa de tecnologia com sede em São Francisco, o CEO desafiou a equipe de liderança a apresentar uma lista de tudo o que a empresa poderia subtrair ou deixar de fazer no ano novo. Ambos os exemplos representam tentativas de encorajar o pensamento subtrativo integrando-o aos processos e normas do grupo.

Iniciativas específicas como essas tornam muito mais difícil ignorar a subtração como uma possível solução. Eles também fornecem suporte social implícito para funcionários que podem evitar oferecer subtrações úteis, especialmente se as pessoas estão retendo ideias subtrativas porque todo mundo está adicionando.

Faça evidências de boas subtrações visíveis.

Lembretes e políticas nos ajudam a começar, mas não importa quão benéficos sejam os atos subsequentes de subtração, eles ainda não deixarão tanta evidência visível quanto a adição. Para resolver esse incômodo problema de visibilidade, considere como você pode introduzir um último tipo de sugestão: evidência visível de boas subtrações.

Por exemplo, um de nós, Leidy, agora mantém um arquivo de “trechos” na pasta eletrônica para cada pedaço de escrita – tornando visíveis os parágrafos e palavras desnecessários que foram removidos para melhorar o produto final (e deixando-o menos nervoso em experimentar uma subtração que ele não pode recuperar facilmente). E uma de nossas colegas mais sábias coloca um espaço reservado em sua agenda toda vez que subtrai uma viagem ou reunião improdutiva. Em vez de uma reunião semanal para medir o tempo, o calendário agora mostra um tempo de reflexão inestimável e uma dica visível de que a subtração tornou isso possível. A capa do livro de Leidy, Subtract (Subtrair), foi até projetada para servir como uma fila de subtração visual.

Como qualquer coisa que as pessoas sistematicamente ignoram, a subtração tem um potencial inexplorado. Espero que este artigo já tenha feito você pensar sobre dicas e sobre desinvestimento, remoção de barreiras e remoção de recursos estranhos. Se sim, então você está a caminho de explorar o poder da outra maneira de fazer mudanças.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2022/02/when-subtraction-adds-value