Todo mundo quer fazer mais em menos tempo. No entanto, quando as pessoas colaboram, muitas vezes encontram uma série de problemas comuns: confusão sobre quem é responsável por quê; atrito entre equipes ou departamentos; um único obstáculo impedindo o progresso completamente.

Na Compass, a empresa de tecnologia imobiliária que lidero e que agora é a maior corretora independente do país, implementamos com sucesso uma prática chamada “PUDR” – Ponto Único de Responsabilidade – para enfrentar diretamente esses desafios.

É uma ideia aparentemente simples e surpreendentemente poderosa. Para ajudá-lo a colocar a função PUDR em prática em sua organização, deixe-me primeiro compartilhar de onde o conceito veio – e como ele é diferente de outras estruturas de responsabilidade conhecidas.

Quando Percebi Que Tínhamos Um Problema

À medida que o Compass cresceu de uma dúzia de funcionários em uma cidade para dezenas de milhares de corretores imobiliários e funcionários atendendo a mais de 300 cidades nos Estados Unidos, percebi que as pessoas estavam gastando mais tempo descobrindo que trabalho fazer e menos tempo realmente fazendo o trabalho que entregava resultados. A empresa havia se multiplicado em complexidade, os funcionários tornaram-se cada vez mais especializados e a maioria dos projetos exigia a participação de vários departamentos com várias prioridades. Como resultado, nosso ritmo e nosso progresso diminuíram – mas demorei um pouco para entender exatamente por quê.

Nosso maior obstáculo ficou claro para mim durante uma conversa de rotina com dois colegas de nossas equipes jurídicas e financeiras. Estávamos negociando uma parceria com outra empresa e pedi uma atualização sobre os termos do negócio. Eu já havia perguntado algumas vezes por e-mail, mas não recebi uma resposta clara. Então, quando nós três tivemos a chance de entrar em um quarto juntos, perguntei diretamente: “O que está acontecendo? Já finalizamos os termos do negócio? ”

Um deles disse: “Estamos indo e voltando com o outro lado, mas esperamos ter uma resposta em breve”.

Frustrado com a falta de detalhes, eu disse: “Quem somos‘ nós ’? Eu não entendo quem está fazendo o quê. Especificamente.”

Houve um breve silêncio. No final das contas, cada um deles pensou que a outra pessoa iria responder. Ao longo do projeto, o desejo de colaborar levou-os a se diferenciarem. O projeto estava atrasado porque nenhum dos funcionários se sentia singularmente responsável por levá-lo adiante. Eles costumavam esperar os e-mails uns dos outros, criando gargalos e atrasos desnecessários.

Essa situação deixou algumas coisas claras para mim. Em primeiro lugar, não foi culpa deles – foi minha por ainda não ter criado um sistema viável de responsabilidade. Em segundo lugar, este não foi um problema isolado; estava acontecendo de centenas de maneiras em toda a empresa.

Para concretizar a parceria, designei um dos dois funcionários para ser o único responsável por concluí-la. Fechamos o negócio em uma semana. E temos usado a abordagem PUDR desde então.

Como Funciona o PUDR?

Para cada projeto que requer colaboração entre várias equipes, designamos uma pessoa para ser o PUDR. Eles são responsáveis por direcionar o processo, limpar bloqueios, esclarecer confusões, delegar tarefas e resolver problemas. Claro, eles não têm que fazer todo o projeto sozinhos – mas eles precisam ter certeza de que seja feito e que as responsabilidades de todos sejam claras. E quando alguém precisa se atualizar sobre um projeto, o PUDR é quem pode e deve responder.

Um bom PUDR oferece clareza a qualquer pessoa que não tenha certeza de sua função. Eles permitem que outros se concentrem, porque todos sabem que o PUDR está obcecado com o progresso e o sucesso desse projeto geral, então eles não precisam fazer isso. E por estar constantemente ciente de cada etapa de um projeto, um PUDR pode identificar padrões e fornecer insights sobre o que está funcionando e como melhorar o processo no futuro.

Como Esse Sistema de Responsabilidade se Diferencia?

Ao contrário de um gerente de projeto, PUDR não é um título de trabalho ou função de longo prazo – em vez disso, toda vez que há um novo projeto ou iniciativa que não se encaixa perfeitamente em um departamento existente ou descrição de trabalho, identificamos um PUDR para conduzi-lo à conclusão. E, ao contrário do gerenciamento de contas ou das funções de sucesso do cliente, os PUDRs têm autonomia para fazer o que for preciso para concluir um projeto. O trabalho do PUDR não é absorver a insatisfação do cliente e comunicá-la internamente. Eles são genuinamente responsáveis por entregar resultados e devem organizar os recursos de que precisam para isso. A função muda de projeto para projeto, de iniciativa para iniciativa, dependendo das necessidades dadas.

A função PUDR talvez seja a mais próxima da função “responsável” em uma matriz RACI – uma estrutura de gerenciamento de projetos projetada para ajudar a esclarecer funções e responsabilidades – mas muito mais simples e clara, o que torna mais provável que a prática se espalhe organicamente por sua organização.

5 Fatores Chave da Abordagem PUDR

Embora a ideia básica seja fácil de entender, aprendemos várias lições ao longo dos anos sobre quando e como implantar a função PUDR para obter o maior efeito.

1. As iniciativas entre equipes precisam de um PUDR. Por exemplo, sempre que lançamos o Compass em uma nova cidade, designamos um PUDR para supervisionar a expansão. Lançamentos como esses exigem colaboração próxima de meia dúzia de departamentos, tornando um PUDR essencial.
2. Projetos novos e inovadores precisam de um PUDR. A primeira vez que relatamos os lucros trimestrais como uma empresa de capital aberto, sabíamos que enfrentaríamos obstáculos no processo e desafios de comunicação, já que nunca havíamos feito isso antes. Ficou claro que o PUDR deveria ser nosso chefe de relações com investidores. Nesse caso, nosso PUDR para a iniciativa geral decidiu designar sub-PUDRs para cada métrica principal que tínhamos de relatar.
3. Os PUDRs devem ser capacitados. Em muitos contextos, os gerentes de projeto não têm a influência de que precisam para cumprir prazos e gerar resultados. Para ter sucesso, um PUDR precisa ser capaz de atribuir trabalho a colaboradores sobre os quais não tenham autoridade gerencial e solicitar recursos da administração para se manter no caminho certo. A natureza ad-hoc da função ajuda aqui, já que qualquer um pode acabar sendo um PUDR. Dessa forma, você pode levar em consideração as hierarquias existentes ao nomear PUDRs para projetos de missão crítica e capacitar esses PUDRs para operar com autoridade em seus contextos específicos de projeto.
4. O PUDR tem que ser um grande comunicador, mas não necessariamente um especialista. A habilidade mais importante é ser capaz de sintetizar informações díspares e dizer claramente: “Aqui está o que estou vendo, aqui é onde estamos indo bem, aqui é onde não estamos, e aqui está o que eu preciso de você para atingir nossa meta.”
5. Não espere para atribuir um PUDR. Se você chegar ao ponto em um projeto em que percebe que realmente deveria ter havido um PUDR, já é tarde demais. Nesse ponto, o esforço provavelmente está atrasado e atolado em confusão e frustração – o que torna muito mais difícil deixar alguém animado para assumir a função de PUDR. Uma regra prática útil: se você acha que um projeto pode precisar de um PUDR, quase definitivamente precisa de um PUDR.

Ninguém tem sucesso sozinho – na vida ou nos negócios; a colaboração é vital para o progresso. Mas é difícil até mesmo para as pessoas mais colaborativas trabalharem juntas de forma eficaz se não entendem quem é o responsável final. A abordagem de Ponto Único de Responsabilidade acelera o progresso, reduz a confusão e facilita a colaboração eficiente. Designar um PUDR pode não resolver todos os seus problemas, mas libera todos para maximizar seus pontos fortes e entregar resultados.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/06/how-compass-gets-complex-projects-done-on-time