Hoje em dia é desafiador fazer com que as pessoas prestem atenção em qualquer reunião, mas quando as pessoas não estão na mesma sala, pode ser especialmente difícil. E é particularmente irritante quando você faz uma discussão de nove minutos, faz uma pausa para uma reação esperada e obtém: “Não tenho certeza se te entendi”, o que também pode significar: “Eu estava lavando o meu gato e não percebi que eu seria chamado.”
Vamos ser sinceros, a maioria das reuniões sempre foi uma porcaria, porque geralmente há pouca ou nenhuma responsabilidade pelo envolvimento. Quando estamos juntos em uma sala, geralmente compensamos o contato visual coercitivo. Os participantes sentem alguma obrigação de fingir interesse (mesmo que estejam olhando para seus telefones). Em situações em que você não pode exigir atenção com a opressão ocular, você precisa aprender a fazer o que deveríamos dominar há muito tempo: criar um envolvimento voluntário. Em outras palavras, você deve criar oportunidades estruturadas para que os participantes se envolvam totalmente.
Há quatro razões amplas para realizar uma reunião: influenciar outras pessoas, tomar decisões, resolver problemas ou fortalecer relacionamentos. Como todos esses são processos ativos, os passageiros passivos em uma reunião raramente fazem um trabalho de qualidade. A pré-condição para reuniões eficazes – virtuais ou não – é o envolvimento voluntário.
Passamos os últimos anos estudando sessões de treinamento virtual para entender por que a maioria das reuniões virtuais coloca grupos em coma. Assim que fizemos, descobrimos e testamos cinco regras que levam a resultados previsivelmente melhores para a reunião. Em um estudo que fizemos, comparando 200 participantes de uma experiência presencial com 200 de uma experiência virtual, descobrimos que, quando essas regras são aplicadas, 86% dos participantes relatam níveis de engajamento tão altos quanto ou mais altos do que em reuniões presenciais. E agora aplicamos essas regras com mais de 15.000 participantes da reunião.
Aqui está o que funciona.
Vamos considerar Raul, um gerente de nível médio, que está prestes a liderar uma apresentação virtual de 15 minutos para 16 de seus colegas espalhados da América do Norte para a América do Sul. Seu objetivo é convencê-los de que devem identificar algumas oportunidades globais de vendas de cada um de seus portfólios regionais de contas e depois cooperar na busca deles. Para evitar uma palestra passiva e envolver o grupo, ele planeja usar 18 slides. Aqui estão as regras que Raul deve seguir.
1. A regra dos 60 segundos.
Primeiro, nunca envolva um grupo na solução de um problema até que ele tenha sentido o problema. Faça algo nos primeiros 60 segundos para ajudá-los a experimentá-lo. Você pode compartilhar estatísticas, anedotas ou analogias chocantes ou provocativas que dramatizam o problema. Por exemplo, Raul poderia compartilhar uma estatística mostrando os tamanhos médios de negócios globais para um concorrente que provoque um sentimento de inferioridade com o grupo. Ele pôde compartilhar uma anedota sobre um cliente frustrado que interrompeu a compra porque a equipe falhou em oferecer preços e suporte globais. Ou, ele poderia engajar emoções, fazendo uma analogia com as baleias que se alimentam com muito mais eficiência quando trabalham juntas para cercar grandes escolas de crustáceos – e depois se revezam na festa. Não importa qual tática você use, seu objetivo é garantir que o grupo compreenda o problema empaticamente (ou a oportunidade) antes de tentar resolvê-lo.
2. A regra de responsabilidade.
Quando as pessoas entram em qualquer ambiente social, trabalham tacitamente para determinar seu papel. Por exemplo, quando você entra em uma sala de cinema, inconscientemente define seu papel como observador – você está lá para se divertir. Quando você entra na academia, você é um ator – você está lá para malhar. A maior ameaça de envolvimento em reuniões virtuais é permitir que os membros da equipe assumam inconscientemente o papel de observador. Muitos já definiram com alegria seu papel dessa maneira quando receberam o convite para a reunião. Para neutralizar essa decisão implícita, crie uma experiência de responsabilidade compartilhada no início de sua apresentação. Não faça isso dizendo: “Ok, quero que seja uma conversa, não uma apresentação. Eu preciso que todos vocês estejam envolvidos.” Isso raramente funciona. Em vez disso, crie uma oportunidade para eles assumirem responsabilidades significativas. É melhor fazer isso usando a próxima regra.
3. A regra de não há onde se esconder.
Pesquisas mostram que uma pessoa que parece ter um ataque cardíaco no metrô tem menos chances de obter ajuda quanto mais pessoas houver no trem. Psicólogos sociais se referem a esse fenômeno como difusão de responsabilidades. Se todos são responsáveis, então ninguém se sente responsável. Evite isso em sua reunião, dando às pessoas tarefas nas quais elas podem se envolver ativamente, para que não haja onde se esconder. Defina um problema que possa ser resolvido rapidamente, atribua pessoas a grupos de dois ou três (no máximo). Dê a eles um meio com o qual se comuniquem um com o outro (videoconferência, canal Slack, plataforma de mensagens, discussões de áudio). Se você estiver em uma plataforma de reunião virtual que permita grupos de discussão, use-os livremente. Dê a eles um prazo muito limitado para assumir uma tarefa altamente estruturada e breve. Por exemplo, três minutos depois, Raul poderia dizer algo como: “O próximo slide mostra quem será seu parceiro. Quero que você dedique dois minutos no seu grupo de discussão para identificar um arrependimento global: um cliente com o qual você acredita que poderia ter um acordo muito maior se tivéssemos trabalhado melhor nos últimos 12 meses.” Em seguida, ele poderia pedir a todos para digitar suas respostas no pod de bate-papo e/ou ligar para uma ou duas para compartilhar seu exemplo por telefone.
4. A regra MVP.
Nada desengaja um grupo de maneira mais confiável do que agredi-lo com slides após slides de dados entorpecentes organizados em pontos intermináveis. Não importa o quão inteligente ou sofisticado o grupo seja, se seu objetivo é o engajamento, você deve misturar fatos e histórias. Incentivamos as pessoas a determinar o deck Mínimo Viável de PowerPoint (MVP) de que precisam. Em outras palavras, selecione a menor quantidade de dados necessária para informar e envolver o grupo. Não adicione mais um único slide. Um benefício colateral dessa regra é que ela o força a envolver os participantes. Se você tiver muitos slides, se sentirá escravizado a “passar por eles”. Se Raul tem 18 minutos para fazer seu trabalho, 15 slides são demais. Ele deve poder argumentar com um ou dois slides e, em seguida, usar outros slides adicionais para realizar as tarefas nas regras 1-3 acima.
5. A regra dos 5 minutos.
Nunca passe mais de 5 minutos sem dar ao grupo outro problema a ser resolvido. Os participantes estão em salas espalhadas aqui e ali com dezenas de distrações tentadoras. Se você não mantiver uma expectativa contínua de envolvimento significativo, eles se retirarão para o atraente papel de observador, e você terá que trabalhar duro para trazê-los de volta. Em sua apresentação de 15 minutos, Raul deve ter 2-3 oportunidades de engajamento breves, bem definidas e significativas. Por exemplo, ele pode encerrar sua apresentação com uma lista de opções gerada por grupo e, em seguida, lançar uma oportunidade de votação para determinar a opinião da equipe sobre por onde começar.
A verdade é que essas regras já devem ser uma segunda natureza, não importa que tipo de reunião você esteja liderando. Hoje, porém, as apostas são ainda maiores quando os membros da equipe estão fora de vista e suas mentes estão livres para vagar. Seguir essas cinco regras mudará de maneira dramática e imediata a produtividade de qualquer reunião virtual.
Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/03/how-to-get-people-to-actually-participate-in-virtual-meetings
