Mesmo antes do Covid-19 enviar um número sem precedentes de pessoas para trabalhar em casa, os empregadores estavam intensificando seus esforços para monitorar a produtividade dos funcionários. Um relatório do Gartner de 2018 revelou que, de 239 grandes corporações, 50% estavam monitorando o conteúdo dos e-mails dos funcionários e das contas de mídia social, junto com quem eles se conheceram e como utilizavam seus espaços de trabalho. Um ano depois, uma pesquisa da Accenture com executivos de alto escalão relatou que 62% de suas organizações estavam aproveitando novas ferramentas para coletar dados de seus funcionários.

Essas estatísticas foram coletadas antes da pandemia do coronavírus, que tornou o trabalho em casa uma necessidade para milhares de empresas. Com essa transição ocorrendo tão rapidamente, os empregadores ficam se perguntando quanto trabalho está realmente acontecendo. O medo de perdas de produtividade, misturado com o horror da queda maciça de receitas, incentivou muitos líderes a aumentar seus esforços de monitoramento de funcionários.

Não faltam ferramentas digitais para monitorar os funcionários – ou, como dizem os defensores da privacidade, “vigilância corporativa”. Vários serviços permitem monitoramento furtivo, feeds de vídeo ao vivo, rastreamento de teclado, reconhecimento óptico de caracteres, gravação de pressionamento de tecla ou rastreamento de local. Uma dessas empresas, a Hubstaff, implementa a captura de tela aleatória que pode ser personalizada para cada pessoa e configurada para relatar “uma vez, duas ou três vezes a cada 10 minutos”, se os gerentes desejarem. Outra empresa, a Teramind, captura todas as atividades do teclado e registra “todas as informações em logs abrangentes [que] podem ser usadas para formular uma base de análise de comportamento baseada no usuário”.

Apesar da fácil disponibilidade de opções, no entanto, o monitoramento apresenta um risco real para as empresas que o perseguem. A vigilância ameaça minar a confiança entre empregadores e funcionários. A Accenture constatou que 52% dos funcionários acreditam que o manuseio incorreto dos dados confia – e apenas 30% dos executivos de alto escalão consultados se declararam “confiantes” de que os dados sempre seriam usados com responsabilidade. Os funcionários que agora estão sujeitos a novos níveis de vigilância relatam estar “incrivelmente estressados” pelo monitoramento constante e também com medo de se manifestar, uma receita não apenas para a insatisfação, mas também para o burnout, os quais – ironicamente – diminuem a produtividade. Pior, o monitoramento pode convidar uma reação negativa: em outubro de 2019, os funcionários do Google divulgaram publicamente sobre ferramentas de espionagem supostamente criadas para suprimir dissidências internas.

Por mais tentador que seja implementar o monitoramento a serviço da proteção da produtividade, ele também contrasta fortemente com as tendências recentes no mundo corporativo. Muitas organizações se comprometeram a promover uma melhor experiência dos funcionários, com foco especial na diversidade e inclusão. Existem não apenas fortes razões éticas para ter um olho nessa bola, mas também um bom resultado final. A Pesquisa Deloitte Global Millennial de 2019 constatou que 55% dos millennials planejam deixar empregadores que priorizam lucros sobre as pessoas. A retenção – que deve ser uma prioridade para todas as empresas, considerando o alto custo de contratação e contratação de novos contratados – torna-se difícil e onerosa para as empresas que não refletem esses valores. Dado o risco de alienar os funcionários, associado à possibilidade de erro e aplicação incorreta dessas ferramentas, é bem provável que, para muitos, não valha a pena.

Mesmo assim, algumas empresas ainda acharão que vale a pena as trocas. O medo justificado de uma economia em colapso leva razoavelmente os empregadores a monitorar seus funcionários para garantir que eles estejam sendo produtivos e eficientes. De fato, eles podem até ter objetivos eticamente admiráveis ao fazê-lo, como em prol da saúde de seus funcionários e da saúde do país como um todo. Além disso, se as ferramentas forem implantadas com o objetivo de descobrir quais funcionários precisam de ajuda adicional – mais sobre isso abaixo -, isso pode ser mais um motivo para monitorar. Mas se sua empresa concluir que deve monitorar os funcionários (por qualquer motivo), é importante fazê-lo de uma maneira que respeite ao máximo seus funcionários.

Aqui estão seis recomendações sobre como andar nessa corda bamba.

1. Escolha suas métricas cuidadosamente, envolvendo todas as partes interessadas relevantes.

É fácil aplicar números às coisas, assim como fazer julgamentos rápidos com base em pontuações numéricas cuspidas por um software. Isso leva a vigilância desnecessária e decisões mal formadas. É simplesmente muito fácil reagir a informações que, na prática, são irrelevantes para produtividade, eficiência e receita. Se você insistir em monitorar os funcionários, verifique se o que você está acompanhando é relevante e necessário. O simples monitoramento da quantidade de e-mails escritos ou lidos, por exemplo, não é um indicador confiável de produtividade.

Se você deseja as métricas corretas, envolva todas as partes interessadas relevantes no processo para determinar essas métricas, desde a contratação de gerentes até supervisores até aqueles que estão realmente sendo monitorados. No que diz respeito ao envolvimento dos funcionários, é especialmente importante alcançar funcionários experientes e novos, e que eles sejam capazes de fornecer suas informações em um ambiente onde não haja medo de represálias. Por exemplo, eles podem estar em discussão com um supervisor – mas preferencialmente não com seu supervisor direto, que tem autoridade para demiti-los ou promovê-los.

2. Seja transparente com seus funcionários sobre o que você está monitorando e por quê.

Parte integrante de respeitar alguém é que você dedica um tempo para se comunicar aberta e honestamente com ele. Diga a seus funcionários o que você está monitorando e por quê. Dê a eles a oportunidade de oferecer feedback. Compartilhe os resultados do monitoramento com eles e, fundamentalmente, forneça um sistema pelo qual eles possam recorrer de decisões sobre sua carreira influenciadas pelos dados coletados.

A transparência aumenta as taxas de aceitação dos funcionários. O Gartner descobriu que apenas 30% dos funcionários estavam confortáveis com o empregador monitorando seus e-mails. Porém, no mesmo estudo, quando um empregador compartilhou que estaria monitorando e explicou o porquê, mais de 50% dos trabalhadores relataram estar confortáveis com isso.

3. Ofereça cenouras, como também varas.

O software de monitoramento ou vigilância está implicitamente vinculado aos supervisores que estão empenhados em conformidade e envio. Governos opressivos, por exemplo, vinculam a vigilância a ameaças de multas e prisão. Mas você não precisa seguir o monitoramento como método de opressão. É melhor pensar nisso como uma ferramenta pela qual você pode descobrir como ajudar seus funcionários a serem mais produtivos ou recompensá-los por sua agitação. Isso significa pensar em que tipos de cenouras podem ser usadas para motivar e aumentar números relevantes, e não apenas varas para desencorajar ineficiências.

4. Aceite que trabalhadores muito bons nem sempre serão capazes de fazer um trabalho bom o tempo todo – especialmente nas circunstâncias atuais.

Esses são momentos únicos e seria errado – tanto ética quanto factualmente – tomar decisões sobre quem é e quem não é um bom funcionário ou muito trabalhador, com base no desempenho nessas condições. Alguns funcionários muito esforçados e talentosos podem ficar extraordinariamente esticados devido à falta de opções de escola e creche, por exemplo. Essas são as pessoas que você deseja manter porque, a longo prazo, fornecem uma quantidade enorme de valor. Garanta que seus supervisores conversem com os supervisionados quando os números não forem o que você deseja que sejam. E, novamente, essa conversa deve refletir uma compreensão da situação do funcionário e focar em soluções criativas, não em ameaças.

5. Monitore seus próprios sistemas para garantir que pessoas de cor e outros grupos vulneráveis não sejam afetados desproporcionalmente.

O ponto central do esforço de diversidade e inclusão de qualquer empresa é o compromisso de eliminar qualquer discriminação contra populações tradicionalmente marginalizadas. Precisamente porque foram marginalizadas, essas populações tendem a ocupar mais cargos juniores em uma organização – e os cargos juniores geralmente sofrem o maior escrutínio. Isso significa que existe o risco de pesquisar desproporcionalmente os grupos que os esforços de inclusão de uma empresa são projetados para proteger, o que convida a riscos éticos, de reputação e legais significativos.

Se o monitoramento de funcionários estiver sendo usado, é importante que as pessoas mais jovens não sejam vigiadas em maior medida do que seus gerentes, ou pelo menos não em uma extensão que lhes imponha encargos especiais. Por exemplo, seria particularmente problemático se funcionários muito juniores recebessem um nível de vigilância – digamos, análise de sentimentos ou registro de teclado – que apenas pessoas um pouco mais seniores não recebessem. Uma política que diz: “É assim que monitoramos todos os funcionários” gera menos sinais de alerta éticos do que uma política que diz: “É assim que monitoramos a maioria dos funcionários, exceto os mais jovens, que passam por muito mais vigilância”. A aplicação igual da lei, em outras palavras, embota legitimamente a força das acusações de discriminação.

6. Diminua o monitoramento quando e onde puder.

O impulso de monitorar é compreensível, especialmente nesses tempos. Mas, à medida que as pessoas retornam aos seus escritórios – e mesmo enquanto algumas continuam trabalhando em casa -, buscam lugares para recuar nos esforços de monitoramento onde as coisas estão indo bem. Isso comunica confiança aos funcionários. Também corrige a tendência de adquirir mais controle do que o necessário quando as circunstâncias não são tão severas quanto antes.

No final do dia, seus funcionários são seus ativos mais valiosos. Eles possuem conhecimento institucional e habilidades que outros não tem. Você investiu tempo e dinheiro neles e eles são muito caros para substituir. Tratá-los com respeito não é apenas algo que eles merecem – é crucial para os esforços de retenção de uma empresa. Se sua empresa optar por avançar com o software de vigilância nesse clima, você precisa se lembrar de que você não é policial. Você deve monitorar os funcionários não com um bastão levantado, mas com a mão estendida.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/05/how-to-monitor-your-employees-while-respecting-their-privacy