Fornecer feedback construtivo é estressante nos melhores momentos – a maioria dos gerentes não quer destruir o espírito de seus funcionários. Essas conversas difíceis são ainda mais difíceis à medida que as crises múltiplas e seus efeitos colaterais se desgastam, o que pode tornar ainda pior o viés de negatividade que muitas vezes as acompanha. Para piorar, uma mudança no local de presencial para remoto remove a nuância que pode ajudar a suavizar o golpe de más notícias.

O viés da negatividade molda como as pessoas ouvem o feedback. Como explicam Roy Baumeister e John Tierney em seu livro recente, The Power of Bad (O Poder do Mal), é a “tendência universal de eventos e emoções negativas para nos afetar mais fortemente do que os positivos”. Em outras palavras, ruminamos as críticas e ignoramos os elogios.

O viés da negatividade pode ser um desafio em qualquer conversa de feedback, mas é particularmente problemático agora por causa do estresse crônico que muitas pessoas estão enfrentando como resultado da pandemia de Covid-19. A pesquisa mostrou que o estresse crônico está ligado a um viés de negatividade mais forte. Neste momento, em um momento difícil para tantas pessoas, os funcionários podem estar ainda mais propensos a se concentrar no lado negativo de sua mensagem. Se você disser: “Preciso que refaça esse relatório”, eles poderão ouvir: “Seu trabalho está realmente caindo” ou, pior ainda, “Não tenho certeza se você pertence a este trabalho”. Você está tentando ajudá-los a melhorar, mas eles acham que você os está julgando, e de maneira severa.

Os gerentes que entrevistei também observam que, quando dão feedback pessoalmente, podem ajustar o contexto para comunicar a gravidade da notícia. Um gerente de nível médio em uma empresa de tecnologia com um plano de escritório aberto costumava colocar os funcionários em uma sala de foco quando ele queria uma conversa privada de feedback. Ele escolheria uma sala com cadeiras confortáveis e coloridas e uma mesa de centro baixa se quisesse que o ambiente fosse relaxado e casual, e escolheria uma sala de conferências com cadeiras ao redor de uma grande mesa formal se quisesse comunicar um assunto mais sério. Com seus funcionários agora trabalhando em casa, ele não pode controlar o ambiente dessa forma.

Muitos gerentes agora se encontram nesta posição, não sendo mais capazes de confiar nas dicas não-verbais ao ter conversas difíceis. O estresse que está aumentando o viés de negatividade e as circunstâncias que estão mantendo o local de trabalho em casa provavelmente persistirão por mais algum tempo. Tomar algumas medidas para ser mais estratégico sobre como fornecer feedback construtivo pode ajudar a evitar o viés da negatividade e um local digital de distorcer a forma como seus funcionários recebem seu feedback.

Comece fazendo perguntas. Comece sua conversa de feedback construtivo perguntando à outra pessoa sobre sua perspectiva. Você pode perguntar: “O que você achou desse relatório?” ou ainda mais simples, “Como foi?” Você quer saber mais sobre a experiência deles e o que pensam sobre seu trabalho – talvez eles nunca tenham trabalhado tanto em um documento de três páginas. Será mais fácil expressar sua preocupação se eles já a expressaram.

E se eles disserem que acharam que tudo correu bem e não expressarem nenhuma preocupação? Você pode estar lidando com um “desempenho insatisfatório”. Se você observou o problema diretamente, pode dizer: “Eu pergunto porque notei X” e, se você não observou o problema sozinho, tente: “Eu pergunto porque ouvi X”. Em qualquer caso, você espera que o funcionário esteja disposto a pensar em maneiras de lidar com a situação de forma diferente no futuro. Deixe claro que eles estão sendo avaliados por seus resultados, não por seu esforço.

Agradeça antes de criticar. Em sua pesquisa em andamento, Leslie John, Alison Wood Brooks e Jaewon Yoon, da Harvard Business School, descobriram, por meio da manipulação da ordem em que os participantes recebem feedback, que os indivíduos são mais receptivos a críticas construtivas se primeiro lhes é dito o que especificamente fizeram bem. Seu objetivo aqui não é acenar com a mão: “Você faz um bom trabalho”. Em vez disso, torne-o tão concreto quanto a preocupação que você está prestes a levantar – por exemplo, “Está claro que você domina os dados”. Se não houver muito que você possa elogiar sobre o trabalho, elogie a disposição deles em continuar melhorando.

Declare suas boas intenções. John também descobriu que declarar explicitamente suas boas intenções ajuda muito a melhorar a forma como a outra pessoa ouve as más notícias. Tente, “Estou do seu lado” ou “Sei que você está tentando melhorar sua redação e quero ajudá-lo a chegar lá” ou ainda, “Quero poder usar este relatório como modelo para o resto da equipe. ”

Esclareça e contraste. Helene Lollis, CEO da Pathbuilders, uma empresa que desenvolve mulheres líderes, acha que declarações contrastantes podem trazer clareza. Depois de levantar sua preocupação ou sugestão, siga-a com: “O que quero dizer é X. O que não quero dizer é Y”. Por exemplo, “O que estou dizendo é que estou preocupado que você não tenha largura de banda no momento. O que não estou dizendo é que você não tem capacidade. Eu sei que isso seria fácil para você em outras circunstâncias. ” Você pode lidar preventivamente com quaisquer reviravoltas negativas que a outra pessoa possa entreter.

Peça à outra pessoa que diga suas principais lições aprendidas. Economize tempo no final da conversa para perguntar: “Quais são suas três principais lições aprendidas?” Pode parecer redundante, mas você aprenderá se eles estão tendo uma queda negativa e, se sim, você pode reformular a mensagem. Sandy Anuras, vice-presidente de tecnologia de marketing global do Expedia Group, observa que, quando você dá feedback remotamente, é muito fácil para a outra pessoa encerrar uma chamada mais abruptamente do que faria pessoalmente. Se eles precisarem sair urgentemente da chamada, peça que enviem um e-mail até o final do dia com os três tópicos que aprenderam. É melhor corrigir quaisquer mal-entendidos no momento, mas no mesmo dia é melhor do que deixá-los ruminar durante a noite ou no fim de semana.

Embora o estresse contínuo causado pela pandemia possa fazer com que seus funcionários recebam um feedback construtivo ainda mais difícil do que o normal, ter o cuidado de fornecê-lo com clareza e sensibilidade os ajudará a focar na realidade de sua mensagem, mesmo em um ambiente remoto.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/01/giving-critical-feedback-is-even-harder-remotely