Após mais de seis meses de trabalho remoto pelo menos parcial para cerca de um terço dos trabalhadores dos EUA, os gerentes implementaram amplamente as melhores práticas básicas para supervisionar suas forças de trabalho remotas.

Agora, como muitas empresas continuam a trabalhar remotamente – e algumas estão mudando para políticas WFH permanentes – muitos líderes percebem que precisam desenvolver novas práticas e hábitos para apoiar seus funcionários remotos a longo prazo. Criar oportunidades para que os funcionários se conectem entre si está no topo da lista de muitos gerentes com quem falo como parte de minha pesquisa e treinamento executivo.

Estudos mostraram que os trabalhos que exigem altos níveis de colaboração são mais desafiadores em um ambiente remoto, porque é mais difícil para os funcionários compartilhar informações informalmente e fazer perguntas. Trabalhadores remotos geralmente relatam mais sentimentos de isolamento social e profissional do que quando estão em um escritório. Embora as atividades sociais, como almoços virtuais, happy hours e jogos online de formação de equipes possam ajudar, elas realmente não substituem nossas interações informais de trabalho do dia-a-dia.

Para aprender mais sobre como os gerentes podem recriar essas interações informais no escritório, procurei um executivo com experiência substancial em liderança remota. Mark Strassman liderou forças de trabalho remotas por quase 20 anos. Atualmente vice-presidente sênior e gerente geral da empresa de tecnologia de comunicações LogMeIn, baseado na Califórnia, Strassman lidera uma unidade de negócios global de 2.000 pessoas que era cerca de 25% remota antes da pandemia. A LogMeIn indicou sua intenção de transferir a maioria de sua força de trabalho para pelo menos um trabalho remoto em meio período, mesmo após o fim das restrições da Covid-19.

A chave, diz Strassman, é dar aos funcionários a oportunidade de passar um tempo de trabalho não estruturado juntos. Esses momentos podem reduzir o isolamento social e aumentar a colaboração e a criatividade espontâneas – sem adicionar mais reuniões a calendários já lotados. A energia e o foco adicionais entre os colegas de trabalho virtuais que Strassman descreve estão provavelmente relacionados ao mecanismo de contágio social. É semelhante à dinâmica encontrada entre alunos que estudam juntos e amigos que formam pares como “companheiros de treino”.

Strassman me contou sobre três de suas técnicas favoritas para conectar e colaborar virtualmente com colegas.

Cotrabalho virtual. Strassman defende o uso de videochamadas para que as pessoas simplesmente trabalhem na presença umas das outras (virtual). Isso requer não mais do que um link de videoconferência e um horário combinado. Strassman sugere pelo menos 30 minutos ou uma hora para aqueles que são novos na prática, mas ele tem colegas que trabalham virtualmente meio dia por vez. “Ter pessoas por perto permite que eu me concentre mais”, diz ele. “Então, se eu quiser parar e fazer uma pergunta, eu posso.”

Ele enfatiza que o estabelecimento de regras básicas é importante. Por exemplo, as pessoas de sua equipe às vezes desligam seus vídeos para se afastar ou comer, uma prática com a qual a equipe concordou. Os membros não se silenciam quando estão em um cotrabalho, para que possam fazer perguntas ou bater um papo uns com os outros, como fariam em um escritório. Se responder a uma pergunta requer mais do que alguns comentários rápidos ou evolui para uma conversa completa, os envolvidos mudam para uma sala de descanso ou usam um link de videoconferência separado para não perturbar os outros. “As pessoas têm o ônus de não se aprofundar muito [na conversa] e responsabilizar os outros se as conversas estiverem distraindo muito”, diz Strassman. “Cabe a todos garantir que esta seja uma presença útil.”

A equipe de Strassman normalmente passa mais de 90% do tempo trabalhando silenciosamente. Em vez de servir como uma distração, diz ele, o cotrabalho virtual permite que os membros se concentrem em seu trabalho independente, ao mesmo tempo que se beneficiam da redução do isolamento social e do aumento das oportunidades de colaboração espontânea.

“Hotwalls” para conectar ao escritório. A prática de conectar dois escritórios com uma conexão de vídeo dedicada – frequentemente conhecida como “buraco de minhoca” – existe há mais de uma década. Os centros de operações de rede normalmente usam feeds de vídeo contínuos para conectar os centros de uma maneira rica e em tempo real.

Uma versão mais recente, que Strassman chama de “hotwall”, tem feito incursões em empresas que desejam conectar funcionários remotos e internos.

Hotwalls têm como objetivo encorajar interações casuais. Normalmente, uma empresa instala um grande monitor (conectado a uma câmera e a um computador) em uma parede em um local central e com muito tráfego, e os trabalhadores remotos podem passar para “visitar” seus colegas. Um hotwall em um refeitório ou uma sala de descanso pode permitir que os trabalhadores remotos se conectem com outras pessoas durante os intervalos, enquanto um hotwall localizado entre um conjunto de mesas ou em um espaço de trabalho aberto se presta a conexões informais durante o dia de trabalho.

Uma hotwall “dá às pessoas uma maneira de espiar dentro do escritório e ver o que está acontecendo e sentir que fazem parte de algo, ou que não estão perdendo nada”, diz Strassman. Isso pode melhorar a colaboração, pois os funcionários podem ter mais conversas improvisadas do que normalmente ocorreriam em chamadas programadas.

As equipes devem concordar com antecedência as normas relativas aos níveis de som e conversas paralelas nas telas, dependendo da localização das telas no escritório. As empresas podem fazer experiências ligando a hotwall por um período fixo de tempo todos os dias (como duas horas no meio do dia em uma sala de descanso). Usuários experientes costumam conectar o hotwall no início da manhã e deixá-lo funcionando o dia todo.

Horário comercial aberto. Strassman tem um horário comercial semanal para o qual toda sua equipe de 2.000 pessoas é convidada. “É uma hora no calendário todas as semanas”, explica ele. “Eu [vario] os horários para que as pessoas em todos os fusos horários possam comparecer. As pessoas podem enviar perguntas com antecedência se houver coisas que desejam discutir, mas se as pessoas não têm nenhum tópico, eu apenas falo sobre o que aconteceu durante a semana e coisas em que estou pensando. Eu também faço perguntas à equipe sobre como as coisas estão indo, mas especificamente não há uma agenda ”.

Perguntei a Strassman se o número de pessoas presentes no horário de expediente poderia ser esmagador em uma equipe tão grande. Ele disse que, como o horário de expediente é recorrente e previsível, o atendimento é muito gerenciável. “Se for uma semana agitada com muita coisa acontecendo, 20 ou 30 pessoas aparecem”, diz ele. “Outras semanas, será apenas uma ou duas.”

O horário comercial é outra forma de os membros da equipe de Strassman se conectarem em conversas espontâneas e não estruturadas. Ele diz: “Eu sempre ouço ótimos comentários [sobre o horário de expediente], sobre coisas que surgiram nesses momentos de bebedouro, quando você não tem um bebedouro ou refeitório de verdade para ir.” Um benefício colateral, ele acrescenta, é que o horário comercial pode reduzir a necessidade de algumas reuniões agendadas.

Cotrabalho virtual, hotwalls e horário de expediente não são complicados de implementar e podem ser realizados com a tecnologia de videoconferência que já existe na maioria das empresas. À medida que as empresas mudam para recursos de trabalho remoto de segunda geração, espere ver esses tipos de interações virtuais não estruturadas se tornarem uma parte mais visível e importante dos dias de trabalho de muitas empresas.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/10/give-your-remote-team-unstructured-time-for-collaboration