Se houvesse uma palavra que definisse o ano de 2021, seria “oprimido”. Após um ano e meio de pandemia, com caixas de entrada lotadas e reuniões consecutivas, as pessoas estão cansadas. As pessoas também estão procurando uma resposta para esse esgotamento digital – inclusive eu. Como chefe da função de análise de pessoas da Microsoft, passo muito tempo explorando esse problema olhando os dados.

Quando meus colegas estudaram as tendências de produtividade anônimas de milhões de clientes da Microsoft em todo o mundo, eles viram que um ano de pandemia, o tempo semanal gasto em reuniões do Teams mais do que dobrou e uma pessoa em média enviou 42% mais chats após o expediente. Embora inicialmente parecesse a melhor maneira de as equipes permanecerem conectadas, percebemos que essas videochamadas, e-mails e bate-papos ininterruptos se transformaram em sobrecarga digital e vemos os impactos no bem-estar em nossas pesquisas com funcionários da Microsoft . Entre abril e novembro de 2020, a satisfação dos funcionários com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional caiu 13 pontos percentuais.

Portanto, minha equipe e eu decidimos descobrir os motivos por trás da queda e identificar ações baseadas em dados que gerentes e funcionários poderiam realizar para reverter os números neste ambiente de trabalho híbrido.

Nós nos perguntamos: o que podemos aprender com os padrões de atividade de nossos funcionários, férias tiradas e pesquisas? E o que os gerentes podem fazer para criar uma cultura em que exista equilíbrio entre vida pessoal e profissional e os funcionários prosperem? Aquele em que terminar sua lista de tarefas ou evitar o trabalho após o expediente não exige esforço sobre-humano e autodisciplina irreal?

As Práticas de Trabalho Virtual que Afetam o Bem-estar do Funcionário

Para responder a essas perguntas, estudamos a atividade de colaboração agregada e não identificada e os dados de pesquisa de milhares de funcionários da Microsoft ao longo de muitos meses – a maioria dos quais trabalhava em casa devido à pandemia. No geral, descobrimos que o excesso de colaboração, a falta de foco ininterrupto e a perda de tempo foram os principais fatores para a diminuição do equilíbrio entre vida pessoal e profissional que estávamos investigando.

Conforme o tempo de colaboração aumentou, o bem-estar diminuiu.

A primeira parte da nossa análise, com base na atividade de trabalho de abril de 2020 e dados de sentimento, confirmou o que pensamos ser verdade: os funcionários que passam mais tempo colaborando – participando de reuniões, escrevendo e-mails e enviando bate-papos – avaliam menor satisfação com o equilíbrio da vida profissional e pessoal do que colegas com menos horas de colaboração.

Os funcionários satisfeitos com seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal participam de 25% menos reuniões e gastam em média 6 horas a menos por semana colaborando em comparação com aqueles funcionários com sentimento de equilíbrio trabalho-vida pessoal neutro ou desfavorável. Além disso, os funcionários satisfeitos com o equilíbrio entre vida profissional e pessoal tendem a enviar 29% menos e-mails em geral e 36% menos e-mails após o expediente.

À medida que as pessoas reservam um tempo mais concentrado, o bem-estar melhora.

Por outro lado, vimos que os funcionários satisfeitos com seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal tinham 1,3 vezes o número de horas de foco e 1,3 vezes o número de blocos de foco de duas horas em comparação com funcionários menos satisfeitos com seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

A medida que o tempo de férias aumentava, também aumentava o bem-estar.

Em seguida, examinamos os padrões de tempo de férias. Descobrimos que, no início da pandemia, muitos funcionários da Microsoft pararam de tirar férias porque se abrigavam, evitavam viajar e ficavam em casa. Na verdade, vimos que o tempo médio de férias registrado pelos funcionários da Microsoft nos Estados Unidos caiu em até 83%.

Essa queda causou um efeito cascata, e pudemos ver nos números que tirar férias – ou não – tem um impacto real na percepção dos funcionários sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Com base em nossa pesquisa, vimos que os funcionários nos EUA que puderam tirar uma folga para recarregar durante março ou abril de 2020 tiveram, em média, uma percepção de equilíbrio entre vida e trabalho 8 pontos percentuais maior no mês de maio do que aqueles funcionários que não tiveram folga durante esses meses.

Portanto, se parte do segredo do bem-estar reside em menos reuniões, mais tempo para se concentrar e tirar um tempo para recarregar as baterias, como faremos isso exatamente? Aqui estão quatro estratégias que diferentes equipes da Microsoft começaram a implementar.

Priorizar

Nossos dados mostram que uma das coisas mais importantes que um gerente pode fazer para melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é ajudar sua equipe a priorizar. Em particular, os funcionários que não recebem apoio de priorização de seus gerentes estão muito menos satisfeitos com seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Na verdade, os dados coletados entre outubro e novembro de 2020 mostram que 81% deles estão insatisfeitos e 42% não estão se sentindo tão produtivos como eram antes da pandemia.

Como gerente, sei que nunca conseguiremos fazer tudo. Então, eu tive que ter conversas difíceis com parceiros e outras equipes, para dizer “Ok, podemos fazer isso … mas significa que podemos não ser capazes de fazer essas outras três coisas. O que é mais importante aqui? ” Para realmente combater essa sobrecarga e manter as cargas de trabalho sustentáveis, nem sempre podemos dizer “e” – tudo se resume a “ou”.

Minha equipe ainda brinca que a priorização também pode ser chamada de “entrar em contato com o seu Klinghoffer interior”, já que eu já disse muito isso. Mas se tornou meu mantra por uma razão.

A priorização é como criamos estabilidade mesmo em face do caos. É a plataforma fundamental de equilíbrio entre vida profissional e pessoal, pois capacita sua equipe a assumir o controle, falar abertamente, dizer “não” a coisas que não são essenciais – o que no final significa menos reuniões, mais tempo de foco e o mais importante, a liberdade de tirar uma folga.

Reavaliar Reuniões

Assim que o trabalho for priorizado corretamente, a próxima etapa é reavaliar as reuniões de equipe. Aqui estão algumas estratégias que funcionaram para nós.

Construa em intervalos.

Uma pequena pausa entre as sessões de colaboração é uma chance para os funcionários pegarem um copo d’água, se prepararem para a próxima ligação ou fazerem a transição mental para um novo tópico. Quando mudamos nosso foco de maximizar o tempo da reunião para maximizar a eficácia da reunião, a pesquisa do cérebro da Microsoft mostra que reuniões com apenas um buffer de cinco a 10 minutos entre eles não apenas reduzem os níveis de estresse de seus funcionários, mas também permitem um melhor foco e engajamento. No Outlook ou em outra plataforma de e-mail, as organizações podem definir um padrão para toda a empresa para esses intervalos, ou funcionários e equipes individuais podem alterar suas próprias configurações.

Evite agendar a semana.

Assim como os intervalos entre as reuniões, o tempo no início e no final de cada semana ajuda na transição dos funcionários. Por exemplo, as reuniões nas segundas-feiras de manhã podem pressionar os funcionários a se prepararem no fim de semana, contribuindo para uma sensação ainda maior de opressão. Em vez disso, designe as manhãs de segunda-feira para foco e preparação para definir a equipe para colaborar com sucesso ao longo da semana. Também vimos muitas equipes da Microsoft adotarem as sextas-feiras sem reuniões como um tempo dedicado para encerrar o trabalho importante e se desconectar totalmente antes do fim de semana.

Aperte o pausar.

Um estudo recente da Microsoft Research mostra que a multitarefa em reuniões aumenta significativamente em reuniões mais longas e maiores. No estudo, as pessoas também mencionaram com frequência que realizam várias tarefas durante as reuniões que consideram irrelevantes ou não têm interesse ou envolvimento nas mesmas.

Portanto, reserve um tempo para recuar e reavaliar a eficácia das reuniões para sua equipe, perguntando sobre as perspectivas dos membros da equipe. Também pergunte a si mesmo: você tem reuniões com baixo envolvimento e muitas tarefas múltiplas? Algumas reuniões podem ser mais curtas? Menos frequentes? Quem realmente precisa estar lá? Devem ser recorrentes ou agendadas apenas conforme necessário? Elas precisam ser reuniões?

Proteja o Tempo Para Focar e Definir Limites

Com o trabalho priorizado e as reuniões restritas, incentive sua equipe a priorizar o tempo que gastam em um trabalho focado e a definir limites para protegê-lo.

Incentive tempo de foco.

Sugira que sua equipe reserve, de forma proativa, blocos de tempo para um trabalho focado a cada semana, a fim de lidar com as principais prioridades. Conseguir esse tempo permite que os funcionários se envolvam em um trabalho profundo e mergulhem em projetos sem distrações ou interrupções. Mais tempo de foco significa mais progresso, o que significa menos sobrecarga. Isso também significa menos trabalho extravasado.

Use a tecnologia para respeitar os horários de silêncio.

O trabalho híbrido vai além de “onde” trabalhamos – é também sobre “quando”. Por exemplo, equilibrar meu trabalho com minha agenda pessoal às vezes significa que ler minha caixa de entrada à noite, quando posso realmente me concentrar, é a melhor maneira de fazer o trabalho. Por outro lado, nossa pesquisa mostra que um e-mail fora do expediente de um gerente pode ter um efeito cascata de trabalho após o expediente para a equipe.

A tecnologia pode ajudar sua equipe a capacitar todos para trabalhar da maneira que for melhor para eles, evitando a mentalidade de “sempre ligado”. Quando estou trabalhando à noite – que é como eu trabalho melhor como indivíduo – aproveito os recursos de “envio atrasado” para garantir que meu horário de trabalho flexível não se torne o estressante de outra pessoa.

Também incentivei minha equipe a silenciar as notificações a fim de remover a pressão para verificar e-mails e bate-papos quando for a hora de eles saírem do trabalho. Também estabelecemos normas para a equipe sobre quando as respostas são esperadas, para que ninguém sinta que está constantemente à disposição.

Incentive Tempo de Folga

Finalmente, discuta ativamente maneiras de tornar mais fácil para os funcionários tirarem suas merecidas férias.

O tempo de folga pode não parecer como antes.

A capacidade de desligar é a chave para o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Quer se trate de férias, estadia, dias de saúde mental, dias de doença ou observando feriados religiosos, descansar e recarregar podem significar coisas diferentes para pessoas diferentes. No final de 2019, redefinimos as licenças médicas na Microsoft para incluir dias de saúde mental; mal sabíamos o quão importante isso se tornaria alguns meses depois, quando a pandemia chegasse. Também oferecemos cinco dias de bem-estar globalmente, além das férias regularmente concedidas para incentivar os funcionários a tirarem mais folgas.

Em termos gerais, ajude sua equipe a compreender que há muitos motivos para tirar um tempo que não dependem de viagens e que vale a pena dedicar tempo ao seu bem-estar.

Torne mais fácil tirar férias.

Os funcionários acharão difícil se afastar se não sentirem que têm cobertura ou suporte. Como gerente, ofereça-se proativamente para ajudar na cobertura quando eles forem embora. Você também pode criar um sistema de amigos que dê a cada funcionário alguém para supervisionar seu trabalho durante sua ausência. Você pode até facilitar dias de consenso quando os membros de sua equipe concordam em tirar um tempo coletivamente para minimizar o e-mail e outros trabalhos acumulados para os quais eles voltarão.

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Tempos de grande transição e mudança são uma oportunidade para voltar atrás e repensar. Conforme o mundo muda, a maneira como trabalhamos também pode. A coisa mais poderosa que aprendi com nosso estudo sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é que nós, como gerentes, temos a oportunidade de desafiar o status quo e dizer: “isso pode ser melhor”.

Ao focar nas táticas acima, os gerentes podem criar um mundo onde a responsabilidade pelo equilíbrio entre vida pessoal e profissional não recaia exclusivamente sobre os ombros de um indivíduo. Trata-se de estabelecer normas de equipe e um ambiente que capacite todos a se concentrarem no impacto, não na atividade. Ao criar clareza e identificar o que é importante, os gerentes permitem que seus funcionários façam seu melhor trabalho e prosperem em um ambiente híbrido.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/12/hybrid-tanked-work-life-balance-heres-how-microsoft-is-trying-to-fix-it