Em 2018, descobri um meme que estava se tornando viral na Internet. Dizia: “Você tem o mesmo número de horas no dia que Beyoncé”. Duvido que alguém tenha se tornado mais produtivo ou alcançado maiores alturas como resultado dessas palavras, mas isso me fez pensar: Os grandes empreendedores encaram seus dias e seu trabalho de maneira diferente da maioria das pessoas? Como eles se tornam tão eficientes e produtivos?

Para explorar essa questão, comecei a entrevistar vários autores de rock star, músicos, artistas, empresários e líderes empresariais para meu podcast, Como Eu Trabalho. Falei com eles sobre suas rotinas, rituais, práticas e truques de trabalho para entender como eles conseguem fazer muito mais (mesmo durante a pandemia) do que uma pessoa normal.

Quatro dicas se destacaram.

1) Reúna suas reuniões em lote.

Verificar e-mails em lote tornou-se uma dica de produtividade comum. A ideia é que você só olhe para sua caixa de entrada duas a três vezes por dia ou pause as notificações por um período de tempo para que possa se concentrar no trabalho sem distrações.

Reunir em lote, chamadas ou eventos virtuais pode ser igualmente eficaz. Uma pesquisa da Ohio State University mostrou que, quando temos uma reunião nas próximas uma ou duas horas, temos 22% menos trabalho realizado em comparação com quando não temos reuniões futuras.

Pense nisso. O que você faz antes de uma ligação do Zoom com seu professor, uma atualização da equipe virtual ou uma reunião individual com seu chefe? Você provavelmente está pensando sobre o que vai dizer, deliberando questões ou ensaiando algum tipo de apresentação. É difícil entrar no fluxo quando você sabe que há uma grande interrupção ao virar da esquina.

O professor Adam Grant da Wharton me disse que encontrou uma maneira de contornar isso. “Em um dia de ensino, eu mantenho todas as minhas horas de expediente no mesmo período de tempo geral”, disse ele. “Eu agendo um buffer de cinco minutos entre cada um apenas para colocar o e-mail em dia e ter uma rede de segurança no caso de uma reunião se prolongar. Outros dias, eu não tenho reuniões e posso realmente me concentrar e ser produtivo. ”

Considere a criação de regras em torno de sua própria programação. Se você estiver mais alerta no período da manhã, tente agendar suas tarefas e reuniões mais exigentes desde o início e deixe as tardes abertas para alguns horários de trabalho silenciosos.

2) Evite usar o mouse.

Um estudo da Brainscape descobriu que a maioria das pessoas perdem em média dois segundos por minuto de trabalho usando o mouse em vez dos atalhos do teclado. Isso é oito dias por ano! Os benefícios de aprender atalhos de teclado podem ser enormes para sua produtividade. Felizmente, a maioria dos softwares compartilha os mesmos atalhos, o que significa que quanto mais você aprende, mais rápido se torna em todo o tabuleiro.

“Quase nunca toco no mouse”, disse-me Rahul Vohra, fundador do Superhuman (um software de e-mail que afirma oferecer a experiência de e-mail mais rápida do mundo). “E essa é uma regra que eu obedeço, não apenas na forma como construímos o Superhuman, mas em quase todos os softwares que uso”, disse Vohra.

3) Avance para um melhor comportamento.

Se você está tentando estabelecer hábitos de trabalho melhores, Matt Mullenweg, o cofundador do WordPress e da Automattic, me disse que pequenos hacks comportamentais podem levar a maiores recompensas. “Se o que está mais perto da minha cama quando eu acordo é o Kindle e não o telefone, é mais provável que eu leia”, disse Mullenweg. “Mas se o telefone está em cima do Kindle, é mais provável que eu olhe para o telefone.”

Em outras palavras, considere quais hábitos você deseja mudar e pense sobre como você pode alterar seu ambiente para influenciar esses comportamentos. Por exemplo, você provavelmente já ouviu falar que desligar o telefone ou colocá-lo no modo avião o ajudará a se concentrar mais no trabalho. Da mesma forma, fazer pequenas altercações ao seu redor pode inspirá-lo a agir sobre coisas que você tem evitado ou não quer fazer naturalmente.

Se você quiser ler mais, coloque uma pilha de livros em cada cômodo. Se você quiser cortar as porcarias, esconda seus doces sob as maçãs na tigela de frutas para que, toda vez que você sentir um desejo, seja apresentada uma opção mais saudável primeiro. Se você quiser verificar as mídias sociais com menos frequência, exclua ou descarregue esses aplicativos do seu telefone. Se você quiser evitar verificar e-mails o dia todo, pause sua caixa de entrada para não se distrair com cada nova notificação.

Você entendeu a ideia.

4) Leia seu trabalho em voz alta.

Quer você goste ou não, somos todos escritores. Todos os dias, nosso sucesso no trabalho ou na escola é em parte determinado por quão bem podemos comunicar nossos pensamentos por e-mail, relatórios, projetos e talvez até artigos ou livros. Se você é um estudante, por exemplo, grande parte do seu sucesso é definido por como você realiza o trabalho e pela comunicação clara e precisa. Isso é metade da batalha vencida.

“Leio em voz alta quase tudo o que escrevo importante”, disse-me o autor do best-seller do New York Times Dan Pink. “Para mim, é um teste para saber se parece certo.”

Mesmo que seja demorado e trabalhoso, Pink diz que o processo o ajuda a elaborar melhor o seu. Ele sugere procurar palavras que são trava-línguas ou difíceis de ler e substituí-las por uma linguagem mais simples para que sua escrita seja mais fácil de digerir e entender.

Ler o trabalho em voz alta também permite uma revisão mais precisa. Você pode identificar frases que não agregam valor e encontrar o ritmo e passo ideais para o seu trabalho. Se você tropeçar nas próprias palavras enquanto lê, sabe que não está funcionando. Se não estiver funcionando para você, também não funcionará para outra pessoa, o que pode levar a uma falha de comunicação que acaba tomando ainda mais tempo para ser resolvida. Achei a dica de Pink especialmente útil. Embora possa parecer tedioso, ler meu trabalho em voz alta me ajuda a tornar minha escrita mais clara, concisa e, em última análise, mais impactante.

Ser produtivo não é sobre fazer mais, mas sobre fazer as coisas de maneira eficiente. A partir de agora, invista tempo nessas estratégias simples e faça pequenas mudanças para aproveitar melhor o seu dia.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/12/what-super-productive-people-do-differently