A transformação digital deve ser um meio para um fim, mas muitas vezes é confundida com um fim em si mesma. Em parte, é por isso que 70% de todos os esforços de transformação digital falham – porque eles são feitos puramente para se tornarem digitais, sem levar em consideração o panorama geral.

A pandemia acelerou muitas tendências, desde plataformas de streaming, e-commerce e entrega de alimentos até a ampla adoção do trabalho remoto. Mas, em vez de aproveitar essa oportunidade para melhorar a forma como trabalhamos, a maioria das organizações simplesmente colocou seus escritórios online, junto com os maus hábitos que os permeiam.

Durante a pandemia, a maioria das organizações não foi além do nível dois da estrutura de cinco níveis de equipes distribuídas do fundador do WordPress Matt Mullenweg. Em vez de reuniões consecutivas, as pessoas recebiam ligações consecutivas do Zoom. Em vez de interrupções físicas, eles tiveram mais interrupções via Slack ou Teams.

Apesar da eliminação dos tempos de deslocamento, as pessoas acabaram trabalhando mais horas e com menos eficiência do que antes, resultando em cargas de trabalho mais excessivas e menos equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, dois principais fatores de estresse no local de trabalho. Hoje, 83% dos trabalhadores americanos sofrem de estresse no local de trabalho, com a Gallup descobrindo que um número semelhante de pessoas em todo o mundo – 85% – não está engajado no trabalho.

A pandemia, é claro, exacerbou tudo isso, já que esta meta-análise publicada na Nature observa taxas mais altas de ansiedade e depressão em todo o mundo devido ao Covid-19. Isso é nada menos que trágico quando consideramos que a maioria dos adultos passa cerca de metade de suas horas de vigília no trabalho.

Mudando a Forma Como Fazemos Trabalho Remoto

Uma mudança para uma maneira melhor de trabalhar remotamente é desesperadamente necessária. E isso gerou apelos de vários governos e líderes empresariais em todo o mundo para legislar o direito de se desconectar – um direito humano proposto com relação à desconexão de comunicações eletrônicas relacionadas ao trabalho fora do horário de trabalho, algo que a França introduziu em 2016. Mas dizer às pessoas para fazer logoff às 17h perde totalmente o ponto, porque falha em abordar a razão para cargas de trabalho excessivas e aumento do estresse – ou seja, como trabalhamos.

Soluções band-aid bem-intencionadas alcançam pouco se as normas tóxicas que roubam a autonomia e o controle dos trabalhadores do conhecimento permanecerem em vigor. Podemos ajudar os trabalhadores remotos a controlar suas cargas de trabalho e mitigar os conflitos de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, afastando-nos da hiper-responsividade e da comunicação em tempo real para uma comunicação mais assíncrona – o tipo que realmente dá às pessoas a liberdade de decidir quando e onde trabalhar.

No entanto, como diz James Clear, autor do best-seller Atomic Habits: “Você não sobe ao nível de seus objetivos. Você cai ao nível de seus sistemas. ”

As ferramentas a seguir podem ajudar os líderes a implementar sistemas para influenciar como trabalhamos para melhor.

Quadros de Tarefas

Em média, uma pessoa envia e recebe cerca de 121 emails comerciais por dia, gasta cerca de 23% do seu tempo em emails desnecessários e envia cerca de 200 mensagens instantâneas por semana por meio de plataformas como o Slack. Essa dependência de e-mail e mensagens instantâneas deixa as pessoas em um ciclo de hiper-responsividade, verificando o e-mail uma vez a cada 6 minutos como resultado e, provavelmente, permanecendo logadas no Slack o dia todo.

Os quadros de tarefas, que fornecem uma fonte única e transparente de veracidade para o status das tarefas do projeto, nos dão uma visão clara do que nossos colegas estão trabalhando, quando e quanto progresso foi feito.

Quer se trate de um quadro de tarefas do Trello, Asana, Monday ou Basecamp, os quadros permitem que os usuários deixem comentários e façam perguntas de uma forma que promova respostas assíncronas em vez de puxar em tempo real por e-mail e mensagens instantâneas.

Essa transparência exerce pressão negativa sobre os leads de comunicação associados a relatórios e atualizações de status e ajuda as pessoas a priorizar seu trabalho de forma alinhada com os objetivos de longo prazo. Isso ajuda a evitar que sejam vítimas de sempre atender à tarefa arbitrariamente urgente em vez da importante.

Horário Comercial e Ferramentas de Agendamento

A Lei de Bartleby postula que as reuniões desperdiçam 80% do tempo de 80% das pessoas presentes. Um estudo de 2017 liderado pela professora da Harvard Business School Leslie Perlow dá crédito a essa ideia, com 71% dos executivos seniores dizendo que as reuniões são improdutivas e ineficientes. Diante disso, e dado que a pessoa média gasta entre 35% e 50% do seu tempo em reuniões e sofre de fadiga do Zoom, encerrar a loucura da reunião nos oferece um caminho claro para liberar o tempo das pessoas.

Para fazer isso, precisamos encerrar a reserva indiscriminada de tempo nos calendários de nossos colegas com pouca consideração por suas prioridades e compromissos. O horário de expediente é um conceito que pode ajudar nesse sentido, popularizado por Cal Newport, autor de Deep Work. Basicamente, refere-se a um período de tempo que as pessoas reservam para reuniões diárias ou semanais. Idealmente, os intervalos de tempo são limitados a não mais que 30 minutos, não obstante as circunstâncias urgentes ou extraordinárias, e estão alinhados com os padrões de trabalho preferidos das pessoas. Por exemplo, os madrugadores são mais aconselhados a bloquear suas manhãs para um trabalho profundo, enquanto os noturnos provavelmente farão o mesmo com as tardes. Ferramentas como Calendly, x.ai e outras podem facilitar a reserva de horários que não sacrificam as prioridades de outras pessoas e podem ajudar a melhorar a eficácia da reunião.

Documentos Compartilhados

Documentos compartilhados permitem que as pessoas trabalhem no mesmo documento de forma assíncrona, sem arcar com o fardo do controle de versão. Exemplos simples disso incluem Google Docs e estendem-se ao Dropbox Paper e à ferramenta de design de interface do usuário, Invision, todos com suporte para anotações em documentos e marcação de membros da equipe.

Plataformas de colaboração visual, como Miro e Mural, suportam quadros brancos em tempo real e assíncronos para brainstorming e trabalho estratégico. O uso de documentos compartilhados durante chamadas Zoom em tempo real também garante que mensagens importantes não sejam perdidas na tradução, diminuindo a probabilidade e o custo de retrabalho no futuro.

Plug-ins de Mensagens Instantâneas

Os plug-ins podem ajudar a desacelerar efetivamente aplicativos como o Slack, tirando-nos de um ciclo de visualização e compartilhamento de toneladas de gifs de gatos e memes da cultura pop a cada dia, levando-nos a um uso mais assíncrono de plataformas de mensagens instantâneas. Podemos escapar da sobrecarga de informações com o plug-in Must-Read, que exibe apenas mensagens que os colegas marcaram você. O AutoResponder do TryRoots permite que outros usuários do Slack saibam que você está ausente, quando estiver online novamente, e oferece um caminho de recurso, se necessário. Plug-ins como Team Standup aliviam a pressão de tarefas rotineiras, como standups diários, e permitem que as pessoas respondam a perguntas relacionadas à carga de trabalho do dia por meio de um bot automatizado, como e quando lhes convém.

Email

Plug-ins como BlockSite, Freedom ou Inbox Pause podem bloquear o fluxo constante de e-mail durante alguns períodos do dia. Plug-ins do Gmail, como o Quick Compose, abrem apenas a janela de composição de e-mail quando precisamos escrever um e-mail e nos ajudam a evitar a caça de coelhos peludos em tocas de coelho.

P2

À medida que o controle remoto se torna parte do curso para as organizações em todo o mundo, uma nova onda de ferramentas provavelmente surgirá. Uma dessas ferramentas vem da equipe da Automattic. Eles anunciam o P2 como uma plataforma para as equipes compartilharem, discutirem e colaborarem abertamente, sem interrupção. “As conversas nos P2s ocorrem em linha, são atualizadas em tempo real e fornecem espaço para respostas encadeadas”, diz Mullenweg, fundador da Automattic. P2 está sendo usado para apoiar a colaboração do projeto e a integração de novas contratações remotas.

Acima de tudo, no entanto, as ferramentas digitais são tão eficazes quanto a eficácia com que você as usa, e o alinhamento entre gerentes e funcionários é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa de transformação digital.

Os líderes devem dar o exemplo e comunicar que não há problema em não responder às coisas em tempo real, que não há problema em recusar solicitações de reunião, que não há problema em desligar notificações e que não há problema em não ficar online o dia todo. Isso não apenas dará às pessoas uma chance de lutar contra o estado crônico de estresse e engajamento no local de trabalho em todo o mundo, mas também as ajudará a vencer a batalha pelo talento, algo que só pode ser bom para os resultados financeiros.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/12/remote-work-should-be-mostly-asynchronous