Enquanto empresas de todos os tamanhos lutam para saber como e quando retornar ao escritório físico, fica claro que as reuniões virtuais vieram para ficar, com todos os desafios e aborrecimentos que vêm com elas. À medida que mais pessoas retornam aos encontros pessoais, o encontro híbrido seguirá o exemplo.

Agora que resolvemos (na maior parte) os desafios técnicos de encontrar o botão “mudo” e aprender como compartilhar nossos slides (mas não nossos desktops), somos confrontados com o desafio mais adaptativo de liderar um sistema eficaz e eficiente reunião virtual. Nos resultados de nossa recente pesquisa de benchmarking, descobrimos que as pessoas estão fazendo menos apresentações devido à pandemia, mas estão falando mais do que nunca em reuniões virtuais. E eles estão ficando frustrados. Em nossos workshops de comunicação de liderança virtual, estamos ouvindo as mesmas perguntas de clientes, independentemente de trabalharem em pequenas organizações sem fins lucrativos ou empresas globais da Fortune 50:

“Como faço para falar em uma reunião virtual? Como minha equipe e eu evitamos falar um em cima do outro?”

E pode estar custando a receita da sua empresa, como mostra esta anedota de um de nossos clientes:

“Minha equipe e eu estamos constantemente interrompendo uns aos outros, e é constrangedor quando fazemos isso na frente de nossos clientes.”

Como escrevi em um artigo anterior da HBR, nossa prontidão de liderança é medida em parte por nossa disposição de falar nas reuniões. Na ausência de oportunidades pessoais, o modo como nos envolvemos com outras pessoas em um ambiente virtual é o principal motivador de nossos relacionamentos, profissionais ou não. Com isso em mente, aqui estão três dicas para se manifestar em uma reunião virtual e três avisos sobre quando se conter.

Como Falar

1. Prepare-se com antecedência. Se você sabe que gostaria de dizer algumas palavras em uma próxima reunião, avise o facilitador com antecedência. Dessa forma, eles podem reconhecê-lo facilmente para que você não tenha que interromper alguém enquanto fala.

Observação: Eu recomendo fortemente o uso de um facilitador ou líder para qualquer reunião de cinco ou mais pessoas. Essa pessoa o manterá focado e pontual. Com os clientes, garante uma frente unida e profissional que defende a sua marca.

2. Use uma palavra de preenchimento como uma cunha estratégica para entrar na conversa. Em um artigo da HBR de 2019, discuti quando palavras de preenchimento como “um” e “ah” podem realmente ser úteis. Usar um preenchimento estratégico como “na verdade” ou “então” em uma reunião virtual permite que outras pessoas saibam que você gostaria de falar. Use-o quando sentir que alguém concluiu um pensamento, para que a plataforma ative o seu vídeo e avise com antecedência às pessoas que você vai contribuir.

Observação: se alguém tentar fazer isso quando você for o orador e ainda não terminar de falar, você pode dizer com segurança: “Segure esse pensamento. Vou passar a palavra para você em um minuto. “

3. Elogie e construa: Minha técnica favorita para reuniões pessoais ainda se aplica aqui. Se você precisar interromper, elogie a pessoa que está falando (“Obrigado por esse ótimo argumento, Jeff, gostaria de continuar com isso”) e, em seguida, leve o ponto na direção que desejar. Isso mantém a credibilidade do palestrante atual, ao mesmo tempo que lhe dá espaço para intervir. Se você acha que pode estar interrompendo alguém, mas quer falar de qualquer maneira, admita: “Vou correr o risco de interromper Jeff aqui, mas quero aproveitar seu ponto de vista dizendo…” Isso é particularmente eficaz para reuniões híbridas, quando você é virtual e não consegue ler a linguagem corporal dos outros.

Observação: O que acontece quando duas pessoas falam ao mesmo tempo e não há um facilitador? Em vez de fazer a dança “Desculpe … você vai primeiro” por 30 segundos, tente isto (mantendo as culturas locais e a política organizacional em mente):

• Se você já se manifestou nesta reunião, conceda à outra pessoa dizendo: “Por favor, vá primeiro” e deixe a outra pessoa falar.
• Se você ainda não se manifestou nesta reunião, diga “Obrigado, serei breve” e continue.

Por outro lado, algumas de nossas maiores frustrações se concentram naqueles que passam muito tempo falando na reunião. Se você acha que pode ser essa pessoa, quando deve se conter?

Quando se Conter 

Quando a reunião deveria terminar, cinco minutos atrás. Hoje em dia, nossos clientes estão lamentando sobre as reuniões virtuais consecutivas, sem nem mesmo um minuto para respirar. Se você sabe que a reunião está ultrapassando o tempo previsto e o que você tem a dizer não é crítico, espere.

Quando o que você tem a dizer não exige uma decisão das pessoas na chamada. Se sua contribuição puder ser enviada por e-mail aos participantes como um “para sua informação”, considere esse método em vez de falar e usar o tempo precioso da reunião.

Se você falou durante a maior parte da reunião. Algumas pessoas passam mais tempo do que outras formulando seus pensamentos. Se você gosta de falar imediatamente, pode estar aproveitando a oportunidade de um colega que tem algo igualmente valioso a dizer.

Como cada organização retorna ao escritório em horários diferentes, teremos reuniões virtuais e híbridas em um futuro próximo. O versátil comunicador precisará navegar perfeitamente por essa realidade a qualquer momento. Use essas dicas para estar preparado e eficaz, independentemente de você estar pessoalmente ou virtual. Você economizará tempo, reduzirá a frustração e criará um ambiente de trabalho mais produtivo.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/05/stop-talking-over-each-other-in-virtual-meetings