No ano passado, todos nós nos acostumamos a trabalhar em equipes dispersas. Mas agora que está se tornando possível voltar para o escritório e trabalhar lado a lado com os colegas, é natural perguntar quanto realmente iremos.

Os benefícios do trabalho em equipe disperso são bem documentados. Há muitas pesquisas para mostrar que reunir equipes além das fronteiras organizacionais ou geográficas permite que as empresas aproveitem a diversidade nas experiências, atitudes e capacidades das pessoas. Essa diversidade promove melhoria, criatividade e inovação. No entanto, a mesma pesquisa também reconheceu que problemas de comunicação, mal-entendidos culturais ou desacordos sobre quando e onde se reunir podem levar a custos de coordenação.

Em um esforço para descobrir se e em quais circunstâncias os benefícios superariam os custos, examinamos 5.250 equipes em uma comunidade online, muitas das quais estavam espalhadas por diferentes organizações e geografias. Os membros dessa comunidade trabalham para uma variedade de organizações, incluindo grandes organizações como Microsoft e Cisco, e as equipes que estudamos voluntariamente se reuniram para trabalhar no estabelecimento de padrões para a Internet.

Os resultados de nosso estudo foram surpreendentes: descobrimos que equipes dispersas eram mais eficientes do que equipes não dispersas, mas apenas quando o resultado do projeto era bem-sucedido. Por outro lado, as equipes co-localizadas foram mais rápidas em abandonar projetos com falha, mas foram menos eficientes no trabalho em projetos que tiveram sucesso.

Sucesso Mais Rápido

Em geral, as equipes dispersas gastam menos tempo e passam por menos iterações antes de alcançar o sucesso do que as equipes co-localizadas. Isso sugere que os membros da equipe estão cientes de que é difícil coordenar quando estão localizados em organizações diferentes ou quando precisam coordenar além das fronteiras geográficas. Portanto, se as próprias equipes escolherem quando vale a pena trabalhar além das fronteiras, é provável que o façam apenas em projetos que acreditam ter sucesso e que trabalharão mais arduamente para alcançar o sucesso.

Em contraste, as equipes co-localizadas não precisam fazer um esforço extra de coordenação para concluir seu projeto. Eles têm menos incentivos para trabalhar com eficiência. Eles também podem estar mais dispostos a correr riscos ao selecionar um projeto, pois perceberão custos de coordenação mais baixos.

Falha Mais Lenta

Em projetos que falharam em nossa amostra, descobrimos que equipes colocalizadas mudaram para outros projetos mais rapidamente do que equipes dispersas, que continuaram trabalhando em projetos com falha por mais iterações antes de abandoná-los. Isso pode ocorrer porque as equipes dispersas se sentem mais comprometidas com o que acreditam ser boas ideias ou pensam que sua equipe superior superará quaisquer obstáculos. Também observamos que equipes dispersas investiram mais esforços nos projetos no início do processo do que equipes não dispersas, o que as tornaria vítimas da falácia do custo irrecuperável e correria o risco de uma escalada de comprometimento.

Além disso, também pode ser que seja quando ocorre a falha que os custos de coordenação surgem: A pesquisa também sugere que os membros da equipe dispersos podem achar mais difícil se comunicar sobre uma falha ou chegar a um acordo sobre quando é hora de abandonar o projeto. Em contraste, as equipes co-localizadas podem achar mais fácil se reunir para discutir o andamento do projeto e concordar quando for a hora de abandoná-lo. Também pode ser mais fácil para equipes não dispersas iniciarem novos projetos, portanto, podem ser menos relutantes em abandonar projetos falhando.

A pesquisa em empreendedorismo mostrou os benefícios de incentivar as equipes a assumir riscos e abraçar as chamadas “falhas rápidas”, em que as equipes falham com frequência e rapidez para aprender. Nosso estudo sugere um qualificador para essa recomendação: se as equipes estiverem dispersas, elas podem não ser muito boas em fracassar rapidamente. E quando equipes dispersas se agarram a projetos com falha, é caro: os membros da equipe envolvidos são incapazes de aprender e seguir em frente rapidamente. Nesse ínterim, eles consomem recursos que poderiam ter sido liberados para investimento em outros projetos. Em outras palavras, os custos reais de equipes dispersas residem nos projetos fracassados que as equipes relutam em abandonar.

Então, como as empresas podem limitar os custos do fracasso em equipes dispersas?

Aumente a Eficiência da Falha

Equipes dispersas podem precisar de ajuda para identificar antecipadamente quais projetos têm maior probabilidade de sucesso ou fracasso. Implementar mecanismos de coordenação melhores também pode ajudar equipes dispersas a chegar a um acordo sobre quando é o momento de abandonar um projeto. Caso contrário, a administração pode ter que intervir.

1. Triagem

Equipes dispersas podem precisar de suporte para garantir que se comprometam com projetos que realmente têm maior probabilidade de sucesso. As ações a serem tomadas podem incluir o planejamento de cenários e riscos, a apresentação de ideias a colegas ou a gerência antes de se comprometer com os projetos ou a implementação de situações que permitam às equipes buscar informações críticas antecipadamente. Essas conversas também podem tornar os membros da equipe mais abertos ao fato de que o projeto pode falhar e, portanto, deixá-los mais prontos para abandonar projetos falhando.

2. Trabalho síncrono

Quando equipes dispersas se coordenam em fusos horários, elas geralmente estruturam as tarefas de modo que trabalhem nos projetos em momentos diferentes. Isso simplifica – e quando as coisas vão bem também é eficiente – fazer o trabalho, mas gera poucas oportunidades de comunicação quando o trabalho está realmente feito. Isso significa que as discussões de problemas que indicam que o projeto está falhando provavelmente serão atrasadas. Equipes dispersas podem, portanto, precisar implementar mecanismos pelos quais o trabalho seja feito nos projetos com alguma sobreposição no tempo para permitir conversas síncronas.

3. Intervenção de gestão

Os gerentes precisam acompanhar mais de perto as equipes dispersas do que co-localizadas, a fim de garantir que o progresso seja feito e procurar indicadores de quando os projetos começam a falhar. Equipes dispersas também podem precisar de mais ajuda para abandonar projetos quando eles começam a falhar. Com a intervenção no momento certo, falhas rápidas também podem ocorrer para equipes dispersas, de forma que os recursos sejam liberados rapidamente e possam ser redistribuídos em novos projetos. Quando se trata de equipes co-localizadas, a gerência pode precisar prestar atenção a quais projetos são iniciados, para não desperdiçar recursos em projetos com pouco potencial, ou seja, muitas falhas rápidas.

Enquanto os gerentes contemplam as lições do experimento gigante no trabalho disperso que a pandemia impôs, eles precisam examinar criticamente o que funcionou e o que não funcionou. Eles também devem se lembrar que a colocalização e a dispersão não precisam ser mutuamente exclusivas. Partes de um projeto podem exigir colocalização, outros componentes podem não. Seja qual for o design geral, porém, os gerentes de projeto precisam garantir que as deficiências de ambos os modos de trabalho sejam tratadas de forma adequada.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/05/research-dispersed-teams-succeed-fast-fail-slow