Apesar de contratar mentes brilhantes e mãos hábeis, os gerentes muitas vezes se encontram sobrecarregados de tarefas. As melhores práticas dizem aos indivíduos para se concentrarem nas prioridades mais altas e delegar tarefas a outros, especialmente se oferecer a oportunidade de crescimento e desenvolvimento de sua equipe. Embora essa ideia seja ótima em teoria, muitas pessoas enfrentam problemas. A delegação é uma boa ideia, mas muitas vezes falha na prática.

Considere Ali. Sua empresa de 1.000 pessoas está na vanguarda da inovação – atribuindo-lhe uma avaliação de quase US $ 1 bilhão em uma aquisição. Ainda assim, ele é a pessoa que mais trabalha em sua empresa, não tem força de trabalho em sua equipe executiva e costuma decepcionar sua esposa por perder tempo com a família.

Durante uma sessão de coaching, Ali e eu discutimos como ele poderia aliviar sua carga e aumentar a capacidade de seus subordinados diretos. Uma ideia inicial óbvia era delegar mais. No entanto, Ali disse: “A delegação nunca funciona. Eu acabo refazendo o trabalho ou desfazendo os danos sempre que entrego uma tarefa importante. ”

Descobrimos que Ali estava usando uma abordagem universal para delegar – uma estratégia fadada à derrota. Ele identificou um item para delegar e, em seguida, confiou em seus subordinados diretos para descobrir como executá-lo ou para fazer perguntas, se necessário. Infelizmente, nem todos os itens ou até mesmo todos os funcionários eram adequados para esse processo e os problemas eram revelados apenas no prazo. Isso deixou Ali correndo para juntar os cacos no último minuto.

Elaboramos uma estratégia com mais nuances, gerando maior produtividade e menos frustração ao redor. No cerne deste plano está reservar um tempo antes de entregar a tarefa para entender os desafios que podem ocorrer quando o trabalho sair de nossas mãos e resolvê-los preventivamente. Aqui estão quatro razões comuns pelas quais a delegação falha e o que fazer a respeito.

Falta de Pensamento Crítico

Ali frequentemente ouvia um feedback comum para executivos que eu treino: “Ele é brilhante. Ele pode se aprofundar e ver as coisas de uma forma em 15 minutos que ninguém mais havia pensado em um mês de preparação. ” Embora muitos de nós queiram ser considerados inteligentes, focar em como os outros o veem pode ser problemático quando exagerado. Se você entrar muito cedo e muitas vezes com insights, seus colegas e subordinados nunca terão a oportunidade de desenvolver seus próprios conhecimentos. A confiança também é derrotada quando as pessoas entram em uma reunião sabendo que sairão sentindo-se menos do que seu gerente. E embora seus insights possam ser úteis, eles geralmente são oferecidos apenas depois que uma equipe investiu semanas de trabalho preparando uma apresentação. Também é perigoso ter apenas uma pessoa fazendo a maior parte do pensamento crítico em uma organização; você pode estar deixando sua empresa vulnerável a pontos cegos.

Para elevar a capacidade de sua equipe de pensar por si mesma, incorpore a prática de coaching no início do processo. Em vez de fornecer respostas, faça perguntas. A qualidade de seus insights será diretamente proporcional à qualidade de suas perguntas. Por exemplo, perguntando: “Como nosso principal concorrente responderia a essa estratégia?” um dos subordinados diretos de Ali imediatamente detectou uma deficiência em sua abordagem, em vez de precisar que Ali identificasse para ele. As perguntas abertas permitem que outras pessoas ampliem suas lentes e considerem novos ângulos, em vez de apenas consultas para coleta de dados. Em vez de fornecer a solução, você ativa as habilidades de pensamento crítico dos outros.

Falta de Iniciativa

Ali ficou surpreso ao descobrir que seus funcionários não tinham iniciativa para fazer movimentos ousados ou até mesmo acompanhar os menores, deixando-o irritante e no encalço. Eles concordariam com os itens de ação que deixaram incompletos ou deixariam de comunicar por que perderam um prazo. Ali também pareceu iniciar grande parte da discussão de acompanhamento e fornecer áreas nas quais as pessoas poderiam fazer mais lição de casa. Isso o deixou ressentido, irritado porque as tarefas “delegadas” ainda roubavam seu precioso tempo e deixava os outros se sentindo microgerenciados.

Se suas tentativas de delegação estão falhando porque você acha que os outros não têm iniciativa ou perseverança, trate disso de forma tática e estratégica. Designe alguém para fazer anotações, itens de ação, datas e propriedade antes do final de cada reunião, e comece a próxima reunião seguindo as promessas feitas. Embora isso possa parecer básico, quase metade das equipes executivas com as quais trabalho carece de higiene adequada no acompanhamento. Mais estrategicamente, considere a criação de um “descanso de mesa” – um documento de uma página (do tamanho de um descanso de mesa) que lista as principais prioridades. Um descanso de mesa sinaliza o que você planeja recompensar e fornece outra maneira de aumentar a motivação dos funcionários. Ao eliminar a execução desleixada e sinalizar o que realmente importa, você pode aumentar a responsabilidade e a motivação.

Falta de Qualidade

Ali desistiu de pedir à sua equipe que preparasse slides para as reuniões do conselho. Quando entregariam o baralho final, ele estava sem tempo – e tinha uma longa lista de problemas com o produto final. Frustrado, Ali costumava limpar o convés e sacrificar seu sono para recuperar o tempo perdido. Sua equipe registraria outro fracasso com o moral esmagado.

Em vez disso, libere a capacidade de sua equipe de contribuir com qualidade. Primeiro, forneça a eles uma lista de erros comuns e o que você gostaria em vez disso. Por exemplo, em vez de escrever o título de um slide para que seja mais curto, instrua sua equipe a entregar títulos de slides que não transbordem para uma segunda linha. Você pode até mesmo delegar a elaboração dessa lista a seus subordinados diretos com base no que eles já sabem sobre suas preferências. Segundo, em vez de consertar a falha, indique-a e solicite um reparo. Faça anotações em um documento com comentários, em vez de marcá-lo com edições diretas. Isso levará mais tempo no início, mas poupará tempo no longo prazo, pois sua equipe aprenderá o que você está procurando. Isso também pode exigir prazos anteriores, de modo que seus subordinados diretos não enviem produtos finais no último minuto – e tudo bem. Ao mostrar onde eles podem melhorar, você descobrirá que terá apresentações de melhor qualidade e mais tempo no futuro.

Falta de Velocidade

Ali não conseguia entender por que as pessoas demoravam muito mais tempo para realizar as tarefas do que ele. Quase todos os CEOs com quem trabalhei marcham no ritmo do “tempo do CEO” – um salto do tempo em que eles pensam que podem (ou conseguem) completar tarefas mais rápido do que os outros. Isso pode ser o caso porque o CEO é mais experiente, é claro sobre o que quer desde o início, não tem que perder tempo adivinhando ou repetindo para adaptar a tarefa e não levou em consideração o tempo extra gasto pelos funcionários porque eles querem parecer profissionais na frente do chefe.

Na próxima vez que você realizar o que considera uma tarefa “rápida”, pergunte ao membro da equipe quanto tempo eles acham que levará. Se houver alguma discrepância, pergunte sobre o processo e o motivo da estimativa. Se necessário, você pode ajudar a economizar tempo, mas removendo babados ou detalhes desnecessários. Por exemplo, eles podem não precisar criar uma bela apresentação de slides, mas simplesmente escrever dois parágrafos. Por outro lado, você começará a se informar melhor sobre o que e quanto tempo leva para concluir uma tarefa delegada e ajustará suas expectativas de acordo.

Os gerentes geralmente experimentam o empurrão e a atração da delegação. Impulsionamos o trabalho, apenas para puxá-lo de volta quando não atinge as expectativas. Ao mergulhar mais fundo no ponto de falha, podemos abordar melhor as causas subjacentes do fracasso da delegação e incentivar nossa equipe a ser mais motivada e produtiva.

Artigo Traduzido da Harvard Business Reivew. Fonte Original: https://hbr.org/2020/11/youre-delegating-its-not-working-heres-why