Todo líder sabe que a comunicação durante uma crise é crítica. Quando os líderes se comunicam com urgência, transparência e empatia, isso ajuda as pessoas a se ajustarem às condições em constante mudança que as crises trazem. Um tom de urgência encoraja as pessoas a tomar decisões rápidas para mitigar os danos. A transparência cria confiança nos líderes e transmite respeito pelos funcionários, reconhecendo-os implicitamente como capazes de lidar com o que está sendo compartilhado. E mostrar empatia e transmitir uma mensagem convincente de esperança pode promover a resiliência ao enfrentar os desafios que estão por vir.

Além dessas recomendações básicas, ainda existem poucas pesquisas empíricas sobre o que comunicar aos funcionários em meio a uma crise. Como resultado, a maioria dos executivos provavelmente não pode responder à seguinte pergunta: Agora que estamos com vários meses de crise, como seus funcionários se sentem em relação à resposta da sua organização à pandemia?

Para ajudar os líderes a ajustar suas práticas de comunicação, criamos uma avaliação de 12 perguntas projetada para medir a satisfação dos funcionários com as interações gerais da organização com eles durante a crise do Covid-19 e revelar os fatores que levam a uma reação positiva. Enviamos a avaliação a funcionários de 10 organizações com e sem fins lucrativos e governamentais e recebemos um total de 830 respostas entre 24 de março e 22 de abril.

Foram cinco os principais argumentos para os líderes, que descrevemos abaixo em ordem decrescente de sua importância para influenciar a satisfação dos funcionários com a forma como seus empregadores estão lidando com eles durante a pandemia.

1. Comunique-se frequentemente.

A maioria dos líderes precisa se comunicar com a equipe com muito mais frequência do que acha necessário. A comunicação frequente reduz o medo e a incerteza e garante que os funcionários tenham ouvido a mensagem. Embora os líderes possam sentir fadiga ao repetir mensagens principais, eles precisam perceber que os membros da equipe precisam ouvir essas mensagens várias vezes. Pessoas diferentes podem precisar ouvir as mensagens de maneiras diferentes e através de canais diferentes.

No momento em que tantas pessoas estão enfrentando más notícias e consequências negativas em grande parte não próprias, os líderes precisam se lembrar de encontrar os pontos positivos e destacá-los. Da mesma forma, eles podem compensar más notícias, lembrando às pessoas as vezes em que enfrentaram desafios no passado e a organização se destacou (por exemplo, durante a crise do ponto.com no início dos anos 2000 ou na crise financeira de 2008).

Como os líderes organizacionais se comunicam pode fazer ou quebrar o comprometimento dos funcionários com suas organizações. Apesar dos muitos desafios que a pandemia trouxe, um entrevistado relatou: “[Nosso líder] liga conosco e as garantias de que a empresa está de costas são inspiradoras. Eu até usei isso como uma forma humilde nas mídias sociais para garantir que as pessoas saibam que ainda estamos contratando e que esse é o tipo de empresa em que você deseja trabalhar quando as coisas ficam difíceis.”

2. Forneça canais seguros para dar feedback.

Considere o comentário de um funcionário decepcionado que recebemos: “A maioria das informações na minha empresa nunca permanece segura. As informações sempre são divulgadas. Não sei se é um vazamento de RH ou as pessoas simplesmente não sabem parar de fofocar, mas as informações privadas nunca são seguras.” Os funcionários devem poder expressar suas preocupações aos líderes sem medo de represálias.

Os líderes organizacionais devem comunicar os canais disponíveis para oferecer feedback e enfatizar o quanto eles se preocupam em ouvir os funcionários de todos os níveis. Por exemplo, as organizações podem oferecer os seguintes meios para os funcionários se comunicarem: entrar em contato com o RH, conversar com um líder sênior, trazer problemas para uma reunião direta com um gerente e ter um canal de sugestões anônimo.

Ter uma variedade de opções é importante porque os funcionários individuais podem ver a segurança de um determinado canal de maneira diferente, com base em fatores como o relacionamento com os gerentes, se vêem o RH como favorável e as opiniões sobre a capacidade de resposta de canais formais anônimos. A escolha de como dar feedback ajuda a garantir que as pessoas o façam, o que, por sua vez, aumenta sua satisfação com as ações da empresa.

Finalmente, os líderes devem relatar periodicamente o que estão ouvindo com esse feedback. Compartilhar resumos cuidadosos das perguntas, preocupações e ações de acompanhamento aumentará a confiança na liderança neste momento crítico – confiança que provavelmente continuará após o desaparecimento da crise.

3. Ajude os funcionários a trabalhar em casa de maneira eficaz.

Os funcionários que sentem que têm o que precisam para permanecer produtivos e bem-sucedidos enquanto trabalham remotamente têm mais chances de ficar satisfeitos com a resposta geral de sua organização à pandemia.

Se a organização deseja manter a produtividade, pode valer a pena investir em equipamentos de trabalho em casa. Para muitos, ter equipamentos comuns no escritório (por exemplo, fones de ouvido, segundos monitores, cadeiras e mesas confortáveis) pode fazer uma grande diferença, afetando sua produtividade. Como disse um funcionário: “Como não conseguimos trazer todos os equipamentos que costumamos usar para realizar nossos trabalhos diariamente, foi um desafio fazer as alterações necessárias para continuar executando no mesmo nível que realizamos enquanto estávamos no trabalho.”

Da mesma forma, muitos funcionários podem precisar de ajuda para ajustar as expectativas de tempo com base em situações específicas de cuidados com a família e crianças. E, considerando os desafios associados à fadiga do Zoom, os gerentes podem querer usar chamadas telefônicas em vez de videoconferências quando se conectam para discussões individuais ou em pequenos grupos com pessoas que já se conhecem.

4. Abordar preocupações sobre segurança no trabalho.

Compreensivelmente, as pessoas estão preocupadas com seus empregos. Tendo isso em mente, os líderes devem garantir aos membros da equipe que seu emprego é seguro quando esse for realmente o caso. Quando não é, os funcionários gostam de saber tudo o que podem o mais rápido possível para planejar adequadamente. O anúncio de 5 de maio da AirBnB de que haveria demissões profundas é um bom exemplo de como fornecer notícias tão difíceis de maneira oportuna e franca.

5. Forneça um plano para o futuro.

Sem dúvida, este está relacionado às preocupações dos funcionários em relação ao próprio trabalho. Dada a crise extraordinária que estamos enfrentando agora, não surpreende que muitas pessoas estejam ansiosas com o futuro de sua própria organização e procurem pistas em busca de líderes. Portanto, ao se comunicar, enfatize o que está indo bem para a organização. Além disso, compartilhe o máximo possível sobre sua estratégia e planejamento para o futuro. E não se esqueça de reconhecer os funcionários que se esforçaram para gerar resultados de negócios ou ajudar colegas; pode ter um efeito cascata positivo.

Dada a rapidez e drasticamente a pandemia mudou a vida pessoal e profissional das pessoas e toda a incerteza que se avizinha, as pessoas estão mais do que nunca buscando orientação e apoio aos seus líderes. Como líder, o que você diz e como transmite isso desempenhará um papel importante na determinação de como suas organizações se comportam durante e após esses tempos difíceis.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/07/5-tips-for-communicating-with-employees-during-a-crisis