Com a pandemia Covid-19 em andamento, a mudança para um local de trabalho online se espalhou e pode perdurar. Mas, como muitas organizações estão aprendendo, gerenciar o fluxo de comunicação entre equipes remotas é complicado.

Nossas últimas descobertas de pesquisa levaram a percepções que podem ajudar. Elas se concentram nos conceitos de explosão, diversidade de informações e sincronia fisiológica, cuja atenção pode estimular a criatividade, otimizar processos, reduzir o estresse da multitarefa e melhorar o desempenho da equipe.

Explodindo

A comunicação humana é naturalmente “explosiva”, pois envolve períodos de alta atividade seguidos por períodos de pouca ou nenhuma. Nossa pesquisa sugere que essas explosões de comunicações rápidas, com períodos mais longos de silêncio entre elas, são marcas registradas de equipes de sucesso. Esses períodos de silêncio ocorrem quando os membros da equipe costumam formar e desenvolver suas ideias – um trabalho profundo que pode gerar as próximas etapas de um projeto ou a solução para um desafio enfrentado pelo grupo. Explosões, por sua vez, ajudam a concentrar a energia, desenvolver ideias e alcançar o fechamento de questões específicas, permitindo assim que os membros da equipe avancem para o próximo desafio.

Para se comunicar de forma explosiva, os membros de uma equipe devem evitar pensar na comunicação baseada em mensagens, como e-mail e mensagens de texto, como assíncrona, com todos simplesmente enviando mensagens uns para os outros sempre que quiserem. Em vez disso, eles devem alinhar suas rotinas de trabalho e, em seguida, se comunicar em curtos períodos, quando todos podem responder de forma rápida e atenta. Esse é o caminho para um alto desempenho.

Para facilitar a explosão, você precisa encontrar um tempo em que os membros da equipe possam realmente se concentrar em tarefas individuais. Isso pode ser desafiador se eles também estiverem gerenciando creches e educação em casa, ou cuidando de outros membros da família, e podem não ter acesso a um espaço de trabalho dedicado. Algumas equipes conseguiram encontrar flexibilidade e horários comuns muito cedo ou no final do dia. Coordenar isso pode ser complicado e estressante, mas descobrir quando as equipes podem estar explosivas pode ajudar a suavizar as arestas irregulares de nossas restrições de trabalho remoto induzidas pela Covid.

Como os gerentes podem criar ambientes que promovam explosões de atividade? A maneira antiga de fazer isso seria programar blocos de tempo quando as pessoas estão abertas para reuniões e, em seguida, fazer uma explosão de comunicação durante esses blocos. A tecnologia mais recente pode ajudar a facilitar as oportunidades de sincronização com outras pessoas de forma mais orgânica, permitindo que as pessoas sinalizem se estão ocupadas ou disponíveis em horários diferentes durante o dia de trabalho. A tecnologia de calendário pode permitir que os colaboradores vejam se alguém está em uma reunião agendada e, portanto, não disponível. Outra tecnologia torna possível rastrear padrões de atividade em documentos ou em sites relacionados ao trabalho, o que pode ajudar a deixar claro quando as pessoas estão disponíveis para uma interrupção. Esse rastreamento pode permitir que as organizações identifiquem bons momentos para cutucar os membros da equipe para ser mais explosivo. Ferramentas adicionais, como uma nova chamada Minglr, na qual nossa equipe trabalhou, podem permitir o chat de vídeo ad-hoc que não requer reuniões pré-agendadas ou a necessidade de enviar convites de Zoom. As organizações também podem se concentrar na definição de tempos de “trabalho profundo” e, em seguida, podem reservar outros intervalos de tempo para interações explosivas.

Nossa pesquisa mostrou que grupos bem coordenados caem naturalmente nesses padrões, e que encorajar tais comportamentos leva a melhores resultados do que obrigá-los. Por exemplo, se os membros da equipe reconhecem que tendem a ser mais responsivos uns aos outros em certos momentos, é melhor se eles começarem a mudar suas agendas e se concentrar em seu trabalho compartilhado nesses momentos para que possam iterar rapidamente nas tarefas. Os gerentes e as equipes devem trabalhar para encontrar novas maneiras de desenvolver a consciência e amplificar essas dicas para que todos na equipe saibam quando os outros estão disponíveis.

O resultado final: preocupe-se menos em despertar a criatividade e a conexão por meio de interações do tipo bebedouro no mundo físico e concentre-se mais em facilitar a comunicação explosiva.

Menos é mais

A diversidade de informações que comunicamos é crítica para uma comunicação eficaz. A diversidade nas equipes também desempenha um papel importante, pois facilita a troca de uma maior diversidade de informações, o que, por sua vez, potencializa o desempenho da equipe.

Nossa pesquisa sugere que cada peça de comunicação deve se concentrar em um pequeno conjunto de tópicos, porque isso cria mais diversidade de informações entre as mensagens. Pequenos pedaços de informações ajudam a enfocar a mente e organizar as comunicações. Você já tentou gerenciar vários e-mails de seus colegas de equipe que abrangem um globo inteiro de tópicos? Nessa situação, é perigosamente fácil se perder em busca de informações ou apenas se distrair do que é realmente o tópico mais importante do momento.

Para otimizar a diversidade de informações, esforce-se para tornar cada mensagem o mais focada possível. Em vez de enviar um longo e-mail que cobre três tópicos, por exemplo, envie três separados. Quanto menor o número de ideias envolvidas em uma determinada mensagem, mais fácil será aprofundar e trocar ideias sobre cada uma delas.

Dito isso, nosso trabalho sugere que há uma troca envolvida entre diversidade e explosão. A diversidade de informações é mais importante se você não estiver envolvido em uma comunicação explosiva e vice-versa.

Melhor sincronizado

A sincronia fisiológica também importa. Nosso trabalho sugere, por exemplo, que a videoconferência nem sempre é benéfica para uma comunicação eficaz. Isso pode parecer contra-intuitivo, mas acontece que as videoconferências podem interromper as pistas não-verbais que aumentam a colaboração e a inteligência coletiva.

Quando nos encontramos e trabalhamos juntos pessoalmente, a sincronia visual – especialmente a expressão facial – se mistura com a sincronia vocal, o que leva a uma comunicação interpessoal harmonizada. É assim que as pessoas sabem quando é apropriado falar sem interromper ou como um grupo entende que concordou coletivamente com uma solução.

Em nossa pesquisa sobre comunicação remota, descobrimos que não ter acesso a dicas visuais, como é o caso em chamadas apenas de áudio, na verdade aumenta a igualdade no tempo de conversação. Isso afeta positivamente a inteligência coletiva. Descobrimos que adicionar vídeo a essas chamadas reduz a igualdade no tempo de fala – e, portanto, a inteligência coletiva. Em muitos casos, isso significa que reuniões remotas apenas com áudio podem ser mais eficazes.

O ponto principal de nossas descobertas é simples, embora surpreendente: muitas vezes é uma boa ideia priorizar o áudio sobre o vídeo. As conversas focadas em tarefas, em particular, geralmente são melhores quando conduzidas por áudio, com os participantes simultaneamente focando em um documento ou quadro branco que captura e exibe seu trabalho.

No entanto, as conversas que envolvem nuances emocionais sutis tendem a ser diferentes. Em tais situações, dicas visuais podem ser muito úteis. E ainda há momentos e locais para interações ad-hoc em torno do refrigerador de água virtual, desde que uma conexão de vídeo estável e confiável seja possível. Nessas ocasiões, as equipes podem se sincronizar por meio da expressão facial e da voz para transmitir qualidades humanas fundamentais, como atenção compartilhada e empatia.

Equipes remotas mais inteligentes

Nossa pesquisa sobre comunicação eficaz em equipes remotas começou anos antes da pandemia, e as percepções que surgiram de nosso trabalho serão úteis, independentemente de quando e como retornaremos ao escritório. Sempre que as equipes estão fisicamente separadas em ambientes de trabalho, os gerentes devem trabalhar para desenvolver a explosão, promover a diversidade de informações, estabelecer períodos de trabalho profundo sem interrupção e adaptar o uso de tecnologias de áudio e vídeo para atender às necessidades de interações específicas. Essas práticas ajudarão a impulsionar o desempenho das equipes remotas em nosso novo normal emergente.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/10/successful-remote-teams-communicate-in-bursts