O vírus Covid-19 interrompeu e reorganizou o local de trabalho com uma velocidade impressionante. No período de uma semana, organizações de todos os setores enviaram milhões de funcionários para casa para trabalhar remotamente. Sem aviso prévio – e em muitos casos, sem qualquer tipo de preparação -, os gerentes foram colocados na posição de líderes de equipes virtuais, muitos pela primeira vez.

É bastante desafiador se autogerenciar em quarentena sem a interação humana presencial e a estrutura de um dia de trabalho típico. Agora, adicione a isso a tarefa de gerenciar uma equipe nessas condições, especialmente quando você nunca fez isso antes. É assustador.

Condições pressurizadas, maior incerteza e uma sensação geral de deslocamento tornam ainda mais difícil. Sob quarentena, todos os aspectos da função do gerente são ampliados e complicados. Você precisará redefinir as expectativas de como o trabalho é realizado e adaptar seu estilo de gerenciamento a um novo contexto.

Para ajudar os gerentes que são novos nisso – ou mesmo os gerentes experientes que precisam de orientação adicional nesses tempos difíceis – aqui estão minhas melhores recomendações para apoiar o aprendizado contínuo e o bem-estar emocional de seus funcionários.

Redefina suas expectativas. A maioria das equipes é socializada e acostumada ao trabalho e à padronização síncronos. Eles trabalham juntos, localizados no mesmo escritório, nas mesmas condições de trabalho, com o mesmo horário de trabalho. Em um ambiente em quarentena, os gerentes devem ajudar suas equipes a mudar imediatamente para o trabalho e a personalização assíncronos. Você precisará redefinir as expectativas de como o trabalho é realizado, deixando de lado quando e como as tarefas são realizadas, permitindo que os membros da equipe cumpram suas responsabilidades em seus próprios termos. Isso significa focar nos resultados e oferecer mais flexibilidade.

Mantenha contato regular. Pesquisas sociométricas comprovam que tempos de ciclo de comunicação mais curtos são mais efetivos na construção e manutenção do moral e do engajamento. Use mensagens instantâneas para manter contato regular. Não deixe um funcionário passar meio dia sem fazer o contato. Convém fazer uma reunião todos os dias, de preferência por vídeo, talvez alternando a responsabilidade por quem o lidera. Defina a expectativa de que todos estejam presentes e não se distraiam. Modele o que significa aparecer como um jogador de equipe virtual.

Apoie a aprendizagem contínua, mas mantenha-a curta. O aprendizado não precisa parar neste novo ambiente, mas pode ser mais prático usar o micro-aprendizado. Concentre-se em compartilhar lições curtas sobre um único tópico em um segmento de cinco a 10 minutos. Estes podem cobrir uma ferramenta, comportamento ou habilidade específica. Alterne a entrega dessas lições entre os membros da equipe e permita que eles identifiquem seus próprios tópicos para treinamento. Você pode pedir a um membro da equipe diferente para relatar a lição e liderar uma breve discussão sobre a aplicação, a relevância e as implicações do que todos aprenderam.

Designe amigos e treinadores de colegas para adicionar uma camada de apoio mútuo. Atender às necessidades de todos os membros da equipe esgotará rapidamente a capacidade da maioria dos gerentes. Para distribuir essa responsabilidade, organize os membros da equipe em pares, com cada indivíduo designado como colega e treinador de colegas para o colega designado. Esse modelo de liderança compartilhada cria uma segunda camada de apoio mútuo e protege contra o isolamento emocional. Peça aos amigos para fazer o contatp diariamente e avaliar o envolvimento e o bem-estar gerais. Se as pessoas não cumpriram esse papel antes, pode ser útil dar algumas orientações.

Interprete tom e voz como procura para feedback pessoal. É mais difícil ler as pistas emocionais do seu pessoal quando vocês não estão na mesma sala. Em vez de confiar em dados não verbais e linguagem corporal, agora você deve confiar em indicadores de procura, como texto, voz e comunicações de vídeo pouco frequentes. Preste muita atenção a: padrões no tom da comunicação escrita; frequência, volume, afinação e inflexão da comunicação por voz; e quaisquer gestos físicos na comunicação por vídeo. Se você conhece bem o seu pessoal, as mudanças nesses padrões ajudarão a identificar desde cedo que um membro da equipe pode precisar de algum suporte adicional.

Modele otimismo e drene a equipe do medo. Otimismo é contagioso. Os líderes que demonstram esperança e confiança no futuro estão mais aptos a ajudar os membros de sua equipe a encontrar significado e propósito no trabalho, especialmente em condições estressantes. E não se esqueça de usar o humor como uma válvula de alívio. Lembre-se de que o medo congela a iniciativa, amarra a criatividade e gera conformidade em vez de compromisso. Por fim, considere que as restrições costumam ser o fator que possibilita a inovação. Convide sua equipe a usar as condições de quarentena como estímulo para novas ideias.

Atualize mesmo se não houver atualização. A incerteza alimenta a ansiedade. Quanto mais você se comunica e compartilha, menor a chance de desenvolver um vácuo de informações em sua equipe. Comunique-se regularmente, mesmo que você não tenha novas informações para compartilhar. Manter a transparência através de uma crise com atualizações frequentes é a expressão máxima de boa fé, empatia e preocupação genuína com sua equipe.

Avalie continuamente os níveis de estresse e engajamento. Deixe claro para os membros da sua equipe que sua principal preocupação é o bem-estar deles. Reserve um tempo para monitorar o engajamento, fazendo periodicamente duas perguntas rápidas a cada membro da equipe. Primeiro, em uma escala de zero a 10, avalie o nível de estresse que você sente atualmente. Segundo, usando a mesma escala, avalie seu nível de envolvimento geral. Seu senso intuitivo ou impressionista do indivíduo pode estar errado, por isso ajuda a obter respostas quantitativas.

Os seres humanos são criaturas hiper-sociais que desejam pertencer. E a segurança psicológica – onde os membros de sua equipe se sentem incluídos, seguros para aprender, seguros para contribuir e seguros para desafiar o status quo, tudo sem medo de serem constrangidos, marginalizados ou punidos de alguma maneira – é fundamental mesmo em condições de quarentena. Quando você cria e sustenta essas condições, permite que continuem desempenhando e contribuindo e, talvez, o mais importante em um momento como esse, reconheça a humanidade deles.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/03/8-ways-to-manage-your-team-while-social-distancing