À medida que o COVID-19 se espalha pelo mundo, cada vez mais pessoas começam a trabalhar em casa. À luz dessa mudança global (e todos os nossos níveis de estresse elevados), é crucial tomar medidas para evitar falhas de comunicação ao trabalhar como parte de uma equipe virtual.

Passamos os últimos quatro anos estudando a ciência das emoções e sua interseção com nossas vidas no trabalho. Conversamos com milhares de trabalhadores em todo o mundo, e uma das perguntas mais comuns que as pessoas nos fazem envolve exatamente isso: como melhor se comunicar na era digital. Como você evita o envio de um Slack agressivo passivo (“vamos conversar”.) Ou e-mail? Como você atinge o tom certo sobre o texto? Você foi longe demais ao adicionar esse ponto de exclamação?

Abaixo estão as nossas principais dicas táticas para manter-se conectado e continuar apoiando sua equipe, mesmo quando você não está no mesmo local.

1. Adicione emojis (mas proceda com cautela).

Os emojis podem nos ajudar a expressar tom, significado e sinais emocionais. Se Liz adicionar um “:P” para seu texto de “Não se atrase!”, ela facilita para Mollie ver que ela está brincando. Mas um derramamento de emojis, especialmente quando você não conhece bem a outra pessoa, pode prejudicar seu profissionalismo. É melhor esperar até que você tenha uma ideia de como a outra pessoa receberá emojis antes de enviar vários smileys. Como regra geral, um emoji por e-mail ou mensagem de folga é apropriado – a menos que seja a primeira vez que você se comunica com essa pessoa; nesse caso, é melhor deixá-los de fora.

2. Perceba erros de digitação e envie uma mensagem.

Os erros de digitação revelam que estávamos com pressa ou aumentamos o estado emocional quando clicamos em enviar (ou que somos o chefe e não precisamos nos preocupar com erros de digitação). O pesquisador Andrew Brodsky descreve erros de digitação como amplificadores emocionais: se Mollie envia a Liz um e-mail nervoso e cheio de erros, Liz imaginará Mollie martelando esse e-mail com raiva e perceberá a mensagem como realmente zangada. Mesmo se você estiver com pressa, é melhor gastar esses dois minutos extras revisando seu trabalho ou, melhor ainda, lê-lo em voz alta para detectar erros de digitação que seus olhos pulam rapidamente ao ler na sua cabeça.

3. Revise emocionalmente suas mensagens.

Erros de digitação não são a única coisa para a qual você deve revisar suas mensagens. Brian Fetherstonhaugh, diretor mundial de talentos do The Ogilvy Group, nos disse que frequentemente pergunta aos funcionários se eles já conseguiram resolver um problema emocional por email. A resposta é inevitavelmente não. Mas quando ele pergunta ao mesmo grupo se eles já inflamaram um problema por e-mail? “Todo mundo levanta a mão”, disse ele. Sempre leia novamente o que você escreveu antes de clicar em Enviar para garantir que sua mensagem seja clara e transmita o tom pretendido. Enviar “Vamos conversar” quando você quer dizer “Essas são boas sugestões, vamos discutir como trabalhar com elas no rascunho” deixará o destinatário desnecessariamente ansioso. É fácil que os e-mails de uma linha ou as mensagens com folga sejam percebidos como agressivos e passivos no tom. Imagine como você se sentiria se recebesse uma mensagem dizendo: “Pelo meu último e-mail, só acompanhando” ou “Ajude-me a entender”.

4. Os sinais de pontuação são ainda mais importantes para frases de uma palavra ou sentenças muito curtas.

Respondendo “Ok.” com um ponto pode parecer mais negativo no tom do que “OK” sem um ponto. Colocar um ponto adiciona uma finalidade à sua afirmação e aumenta a emoção negativa. Ele pode comunicar: “Esta conversa acabou” em vez de “Ok, claro, estamos de acordo”. Ao conhecer alguém, preste atenção ao seu estilo de pontuação. Você pode encontrar pessoas com quem trabalha que sempre adicionam pontos após a palavra ok e, assim, pode parar de analisar demais a pontuação deles.

5. Use canais de comunicação mais ricos quando se conhecerem pela primeira vez.

É mais provável que interpretemos a ambiguidade como negativa quando estamos enviando mensagens de texto ou e-mail para pessoas que não conhecemos bem ou com colegas mais experientes. Digamos que Liz envie um e-mail para Mollie, a quem ela conhece muito bem: “Seu email para o editor poderia ter sido melhor.” Mollie aceitará o email pelo valor de face. Mas se Mollie receber o mesmo e-mail de seu chefe ou de um novo colega, ela poderá se sentir ansiosa e achar que seu e-mail era tão flagrante que nunca mais poderá enviar um e-mail a um editor. O uso da videoconferência ao começar a trabalhar com alguém novo ajuda a criar confiança. Em geral, ver as expressões faciais um do outro permitirá que você leia melhor nas entrelinhas, converse e desenvolva relacionamentos genuínos. Depois de conhecer a pessoa, você pode usar o email com mais frequência.

6. Devina vídeo como padrão em geral, quando puder.

No Trello, uma empresa de software de gerenciamento de projetos, se apenas uma pessoa em uma equipe trabalhar remotamente, o grupo fará uma vídeo-chamada; isso garante que todos se sintam incluídos e reduz a probabilidade de perda de informações. Estudos mostram que cerca de 65% da comunicação é não verbal. Quando você não está no vídeo, está perdendo sinais emocionais provenientes da expressão facial e da linguagem corporal. Reconhecemos que o vídeo nem sempre é possível, mas é melhor criar um hábito quando você puder.

7. Comunique seu nível de urgência no Slack.

Não nos entenda mal – adoramos o quão informal o Slack é, mas é de longe a forma mais fácil de comunicação digital para enviar uma mensagem não muito pensada. Você está apenas a uma mensagem rápida de perguntar a alguém: “Você pode dar uma olhada rápida nisso?” ou “Você poderia adicionar suas ideias a este documento?” Ao enviar essas mensagens, você está despejando trabalho em outras pessoas. A natureza em tempo real do Slack significa que as pessoas interpretam suas solicitações como urgentes e sentem que precisam responder imediatamente. Portanto, antes de enviar uma solicitação que levará tempo, pergunte: “Este é um bom momento?” Se você não precisar de uma resposta imediata, diga: “Sem pressa, mas você poderia me ajudar com alguma coisa quando tiver chance?” E se alguém tiver o modo “Não perturbe” ativado, respeite-o.

8. Não entre em pânico.

Se um e-mail o deixar enfurecido, ansioso ou eufórico, aguarde até o dia seguinte para responder. Melhor ainda, fale cara a cara quando se acalmar. Depois de se acalmar, você poderá articular melhor suas emoções e as necessidades por trás delas, em vez de apenas suas reações imediatas. Quando você responder, releia seu rascunho pelos olhos da outra pessoa. Pode ser mais fácil imaginar como seu leitor interpretará seu email se você enviar para si mesmo primeiro. (Dica adicional: sempre deixe o campo “Para:” em branco até que você esteja pronto para clicar em Enviar; um amigo nosso perdeu uma oferta de emprego porque acidentalmente enviou um e-mail de negociação salarial pela metade).

9. Evite o e-mail quando precisar de um “sim”.

Uma solicitação pessoal tem mais de trinta vezes mais êxito do que uma solicitação por e-mail. Pesquisas mostram que as pessoas veem as solicitações de email como não confiáveis e não urgentes. Se você entrar em uma negociação por e-mail, conversar pessoalmente primeiro, por bate-papo por vídeo ou por telefone ajuda. Em um experimento (intitulado “Converse ou Perca”) que colocou os estudantes de MBA um contra o outro, metade recebeu apenas o nome e o email de seu colega. A outra metade recebeu uma fotografia da outra pessoa e foi instruída a falar sobre hobbies, planos de trabalho e cidades natais antes de negociar. Setenta por cento do primeiro grupo foi capaz de chegar a um acordo, em comparação com quase todos no segundo.

10. Não envie e-mails ou mensagens de folga durante o horário de folga, se não for urgente.

“Estou fora do escritório e verificando e-mails de forma intermitente. Se seu e-mail não for urgente, provavelmente ainda responderei. Estou com um problema”, twittou a conta de paródia Academics Say. Mesmo que você escreva “não leia/responda até amanhã/segunda-feira”, é provável que o leitor ainda pense no seu e-mail durante todo o fim de semana (e talvez sinta pressão para responder imediatamente). Tente salvar o email na sua pasta de rascunho ou agende-o para enviar mais tarde.

A maioria das falhas de comunicação digital ocorre porque não temos acesso a pistas não verbais, incluindo tom de voz, linguagem corporal e expressões faciais, que nos dão um contexto emocional valioso quando discutimos pessoalmente. Portanto, essas dicas podem ajudar, mas a solução à prova de falhas é atender o telefone ou fazer uma vídeo chamada.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/03/10-digital-miscommunications-and-how-to-avoid-them