A crise da Covid-19 colocou muitas equipes de desenvolvimento de produto em uma situação difícil: eles estão sendo solicitados a acelerar rapidamente seus processos, mas a pesquisa mostra que a pressão extrema do tempo muitas vezes sufoca o trabalho criativo. As melhores práticas para inovação enfatizam a coordenação e sincronização iniciais, que levam tempo e não podem ser apressadas. É realmente possível para as organizações empurrar as equipes criativas para trabalhar mais rápido sem sacrificar a qualidade?

Nossa pesquisa recente sugere uma estratégia simples, mas não intuitiva, para fazer exatamente isso: as equipes encarregadas de inovar rapidamente devem renunciar a processos iniciais demorados e adotar uma mentalidade de coordenação mínima e adaptativa.

Para entender melhor quais estratégias são mais ou menos eficazes para inovação em ritmo acelerado, acompanhamos o desenvolvimento de 13 projetos de tecnologia da saúde em dois hackathons. As equipes ad-hoc tiveram apenas 72 horas para desenvolver tecnologias assistivas, como dispositivos respiratórios operados remotamente e dispositivos de alerta de convulsão, completamente do zero. Apesar dos desafios significativos que essas equipes enfrentaram, ficamos inspirados ao ver que seis das 13 equipes conseguiram acelerar o processo de desenvolvimento de produto – um processo que normalmente leva semanas ou meses – em apenas 72 horas.

Por que essas seis equipes tiveram sucesso enquanto o restante falhou? Examinamos tudo, desde as diferenças nas áreas de especialização dos participantes até a variação em suas experiências educacionais e profissionais, mas esses fatores não explicaram os resultados. Todas as equipes tinham níveis semelhantes de experiência, estavam lidando com problemas de tecnologia de saúde igualmente desafiadores e tinham acesso igual a recursos, materiais e tecnologias. O único denominador comum que encontramos foram os processos de trabalho das equipes. Especificamente, nossa análise determinou que todas as tentativas fracassadas compartilhavam duas armadilhas comuns:

Armadilha 1: Comprimir processos estabelecidos em um prazo curto.

As equipes menos bem-sucedidas importaram as melhores práticas de inovação padrão e as compactaram para caber no prazo mais curto. Por exemplo, um participante disse: “Acho que os métodos Agile e Scrum são realmente bons frameworks para uma equipe … Então, acelere isso no hackathon. A reunião em pé uma vez por dia, talvez a façamos a cada duas horas. ”

É natural se apegar a processos familiares quando confrontado com a incerteza. No entanto, muitos desses processos padrão simplesmente não funcionam quando compactados em um período tão curto de tempo, levando apenas à frustração e ao fracasso.

Armadilha 2: Tentar coordenar totalmente antecipadamente.

Em geral, investir tempo e esforço antecipadamente para coordenar e construir um entendimento compartilhado dos processos de trabalho torna as equipes mais eficientes. E sob pressão de tempo, a coordenação costuma ser ainda mais importante, pois reduz as dispendiosas falhas de comunicação. No entanto, quando se trata de inovação, essa abordagem pode sair pela culatra.

A coordenação inicial e o acordo sobre a direção do projeto impedem a flexibilidade necessária para inovar sob extrema pressão de tempo. Nos hackathons, as equipes que adotaram a abordagem de coordenação total continuariam a trabalhar em direção aos designs combinados, mesmo em face de desafios tecnológicos inesperados. Como um participante compartilhou em uma entrevista retrospectiva: “Em algum momento, pensamos em tentar uma abordagem diferente, mas pensamos que nossa abordagem [original] seria mais robusta”. Essa relutância em fugir do plano os impedia de testar opções novas, potencialmente melhores e mais rápidas.

Então, o que você e sua equipe podem fazer para evitar essas armadilhas? As equipes que projetaram com êxito dispositivos de tecnologia de saúde totalmente funcionais do zero em apenas três dias empregaram consistentemente as duas estratégias a seguir:

Estratégia 1: Abandone processos tradicionais.

Novas condições exigem novos processos. Em vez de tentar compactar os processos de inovação existentes e conhecidos para se ajustar ao período de tempo extremamente limitado, as equipes bem-sucedidas perceberam que um novo processo – e, mais importante, uma nova mentalidade – era necessário. Essas equipes abraçaram a ambigüidade e a incerteza da situação e reconheceram que seus métodos regulares de inovação organizacional não se aplicavam. “No trabalho, teremos uma reunião e discutiremos diferentes conceitos e, geralmente, escolheremos um caminho, mas aqui não tínhamos realmente esse luxo”, explicou um participante.

As seis equipes bem-sucedidas perceberam que definir claramente o projeto potencial desde o início provavelmente nem seria possível. Então, em vez de tentar seguir um manual de desenvolvimento de produto padrão, os projetos dessas equipes surgiram por meio de experimentação iterativa e rápida.

Estratégia 2: Minimize a coordenação inicial.

As equipes bem-sucedidas passaram menos de uma hora discutindo seus planos antes de se dividirem em grupos de uma ou duas pessoas para experimentar rapidamente diferentes soluções. Como um participante disse à equipe: “Precisamos resolver este problema, mas como vamos daqui para lá é bastante aberto”.

Na época, ao observarmos essas equipes, era difícil acreditar que essa pudesse ser uma estratégia vitoriosa. A coordenação mínima é extremamente complicada e não vem sem um custo. Essas equipes passaram por muitos momentos difíceis, como esforços de trabalho redundantes ou mal direcionados, que lhes custaram tempo e recursos valiosos. Mas eles também ganharam flexibilidade incrível, adaptando e pivotando repetidamente a direção do produto em resposta aos experimentos uns dos outros.

Por exemplo, em uma dessas equipes, uma pessoa presumiu que um componente exigia três botões de controle, enquanto dois de seus colegas de equipe, que estavam trabalhando em componentes relacionados, presumiram que haveria apenas dois botões. Eles levaram algumas horas para descobrir a falha de comunicação – mas quando descobriram, eles se adaptaram rapidamente, decidindo aproveitar a oportunidade para testar as duas opções.

A equipe abraçou totalmente a incerteza. Quando perguntamos a um dos membros da equipe qual iteração do componente ela achava que funcionaria, ela encolheu os ombros, surpresa com a pergunta, e respondeu: “Não tenho ideia. Vamos tentar os dois. ” A coordenação mínima e adaptativa permitiu à equipe iterar colaborativamente, levando a resultados melhores e mais rápidos – apesar (ou muitas vezes, por causa) dos soluços ao longo do caminho.

Embora possa ser contra-intuitivo, nossa pesquisa mostra que as equipes ad-hoc encarregadas de inovar sob extrema pressão de tempo serão mais eficazes se minimizarem a coordenação inicial e evitarem a tentativa de compactar os processos de trabalho estabelecidos para se ajustar a um período de tempo acelerado. É completamente natural buscar ordem e se limitar ao que é familiar quando as coisas ficam caóticas. Mas às vezes, a única maneira de ter sucesso é abraçar o caos.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/09/embrace-a-little-chaos-when-innovating-under-pressure