Estamos todos perseguindo o mesmo sonho indescritível: uma caixa de entrada de e-mail organizada, atualizada e vazia. Mas vamos encarar, a caixa de entrada zero é difícil – e às vezes até impossível – de alcançar. Não importa quantas subpastas criamos ou boletins informativos dos quais cancelamos a assinatura, os e-mails chegam e a ressaca nos puxa para baixo da corrente.

O instinto de gerenciar apenas nossa caixa de entrada pessoal é insuficiente. É hora de inverter o roteiro de como lidamos com o e-mail. O segredo? Concentre-se em proteger as caixas de entrada de outras pessoas, e não as suas. A inversão pode parecer contra-intuitiva. Mas é eficaz – e quando todos fazem isso, leva ao que chamamos de cultura de e-mail compassiva, onde as equipes trabalham juntas para reduzir o tráfego geral de e-mail. Mude o foco: priorizem uns aos outros.

O Básico da Etiqueta de E-mail

Proteger as caixas de entrada de seus colegas começa com o básico. Vamos revisar:

• Organize e concentre sua lista de destinatários antes de clicar em enviar. Todo mundo realmente precisa estar na lista de discussão? Remova qualquer pessoa desnecessária; eles sempre podem ser adicionados posteriormente.
• Escreva de forma sucinta e organizada. O conteúdo de cada mensagem deve ser claro e específico: qual é a pergunta, a solicitação que você precisa aprovar ou as informações que você precisa entregar?
• Aplique consciência situacional. Pergunte a si mesmo: essa conversa realmente precisa acontecer por e-mail? Em vez disso, poderia ser um telefone ou uma videochamada? Muitas mensagens podem ser adiadas até a próxima conversa casual ou reunião de rotina agendada.

Esses princípios básicos permanecem essenciais à medida que adicionamos três hábitos estratégicos que ajudarão sua equipe a se mover em direção a uma cultura de e-mail compassiva: a cópia oculta (BCC); bom momento; e plug-ins.

Considere BCC

Muitos de nós ignoramos completamente o BCC – sabemos que existe, mas não temos certeza de como ou quando usá-lo. A verdade é que o BCC pode e deve ser utilizado para emails frequentes e em grupo (duas ou mais pessoas). Use BCC para qualquer e-mail que não exija comunicação direta entre os destinatários. Isso elimina a possibilidade de que as conversas se expandam desnecessariamente ou saiam do assunto. Se for necessária uma discussão em grupo, considere uma reunião.

Para entender como usar o BCC, é importante primeiro entender como não usá-lo. Devido à sua funcionalidade – todos os destinatários na linha BCC são cegos ou invisíveis para todos os outros no e-mail – o BCC tem uma reputação mista. Muitas vezes, é visto como uma forma de facilitar a correspondência secreta ou permitir que alguém monitore furtivamente uma linha de comunicação. Não recomendamos essa prática; consideramos essa etiqueta pouco profissional, desrespeitosa, injusta e pode minar rapidamente a confiança em uma equipe.

Portanto, é fundamental sempre esclarecer no corpo quem está recebendo o e-mail, mesmo que esteja na linha BCC. Por exemplo, escreva “Prezado David M. e Beverly J.” ou “Olá, equipe de gerenciamento” no início do seu e-mail e coloque essas partes na linha BCC. Essa transparência cria confiança, clareza e segurança psicológica. Além disso, protege os destinatários que não desejam que seus endereços de e-mail sejam compartilhados.

Além disso, o uso de BCC reduz o risco de respostas para todas as pessoas, que podem rapidamente bagunçar a caixa de entrada de todos. Imagine um e-mail enviado para um departamento inteiro a respeito de um evento de arrecadação de fundos ou um jantar festivo. Com todos os destinatários endereçados na linha “Para”, aquele único e-mail pode chegar a dezenas de respostas para todo o grupo. Uma abordagem mais cuidadosa? Solte todos para a linha BCC, escreva a saudação para quem você está enviando e-mail e envie. Se você precisar de uma resposta de indivíduos, tudo bem; eles podem responder diretamente a você. Se necessário, você pode resumir as respostas ao grande grupo via BCC em um único e-mail de acompanhamento único.

Seja Cuidadoso Com o Tempo

O horário comercial varia (especialmente em um ambiente de trabalho híbrido), mas geralmente é seguro presumir que são das 9h às 17h, de segunda a sexta-feira. Faça o possível para garantir que o tempo de entrega do e-mail corresponda às horas de trabalho dos destinatários. A correspondência fora do horário comercial distrai injustamente o destinatário, que pode, por reflexo, sentir a necessidade de responder naquele momento. Este efeito dominó puxa então o destinatário do lazer merecido e de volta ao local de trabalho. O e-mail compassivo pode ser usado para mensagens “fora do trabalho” – se o seu colega estiver de férias ou de licença com a família, siga as regras e dê-lhes espaço adiando o e-mail. Respeitar o relógio significa defender os limites da sua equipe.

Nós entendemos. É difícil evitar responder a um e-mail depois que ele chega. Você é livre para redigir um e-mail fora do horário comercial e programá-lo para ser implantado sempre que o destinatário estiver on-line novamente (mais sobre isso em um segundo). E se algo é tão urgente e absolutamente não pode esperar, o e-mail provavelmente é a forma errada de comunicação, de qualquer maneira: pegue o telefone e faça uma ligação.

Use Plug-ins

Quando se trata de agendar mensagens com antecedência, os aplicativos de assistente de e-mail, como plug-ins como Boomerang e Hubspot, são seus amigos. Alguns serviços de e-mail (Gmail e Microsoft Outlook, por exemplo) possuem recursos integrados para agendar a entrega de e-mail. Com essas ferramentas, você pode redigir um e-mail após o expediente em uma sexta-feira e programá-lo para ser enviado na segunda-feira de manhã. Essa prática não é ineficiente; pense nisso como algo compassivo para com os outros e sua caixa de entrada.

O outro caso de uso importante para plug-ins que protegem a caixa de entrada de sua equipe: agendar reuniões. Os e-mails que começam com “Podemos nos encontrar na próxima semana?” Não são eficientes: eles levam facilmente a uma troca de mensagens antes de encontrar uma data e hora adequadas. Em vez disso, corte os e-mails e agende reuniões usando os plug-ins de calendário disponíveis na maioria das plataformas de e-mail. Softwares de terceiros, como o Calendly, podem programar reuniões automaticamente com base na disponibilidade da equipe, preencher calendários e incluir automaticamente um link de reunião virtual. E se você não quiser usar software adicional, ainda pode evitar com eficiência idas e vindas desnecessárias sobre reuniões. Declare antecipadamente os horários em que você tem liberdade para se encontrar e peça ao seu colega para confirmar um horário final na resposta. Depois de confirmado, você não precisa responder – basta enviar um convite da agenda e o local da reunião (ou link de videoconferência). Inclua links e documentos relevantes para referência no convite para evitar outro e-mail.

Alguns programas de software de e-mail, como o Microsoft Outlook, incluem um recurso “curtir”, que envia uma notificação com um clique que é tanto uma mensagem de recebimento quanto de apoio. Esta é uma ferramenta simples, mas poderosa, que ajuda a reduzir possíveis respostas de e-mail a um beleza. Se sua plataforma de e-mail inclui essa função, tente usá-la solicitando um “curtir” de seus destinatários como um marcador de acordo.

Conclusão

Aproveitar esses conceitos poderosos, junto com a prática dos fundamentos da etiqueta de e-mail, ajudará você a proteger as caixas de entrada de seus colegas e promover uma cultura de e-mail compassiva. Conforme você passa por essa mudança, inicie uma discussão contínua com sua equipe para determinar e concordar sobre as melhores práticas de e-mail, identificar áreas de melhoria e formar expectativas realistas como uma equipe.

Ao considerar a caixa de entrada de e-mail do seu grupo de trabalho, todos verificarão menos os e-mails. Reconhecemos que essa mudança pode exigir uma reconfiguração de seus hábitos usuais, o que pode ser difícil. Erros e exceções serão cometidos, nós também os cometemos. Mas se a comunidade coletiva começar a respeitar a carga de trabalho e a programação dos outros, haverá menos e-mails em todos os lugares. Nesse modelo, todos ganham.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/03/what-a-compassionate-email-culture-looks-like