Somos mestres contadores de histórias. Contamos histórias fantásticas para nos motivarmos a realizar grandes quantidades de trabalho em pouco tempo. Anotamos tarefa após tarefa após tarefa, com a certeza de que podemos concluí-las todas em um dia de trabalho padrão. E, no entanto, no final do dia, ficamos surpresos ao descobrir que o trabalho continua inacabado e temos que correr para a linha de chegada. Não estamos nos enganando deliberadamente sobre o que podemos fazer com nosso tempo. Mas, apesar das evidências anteriores, no momento nossos motores de previsão engasgam e estamos convencidos de que seremos capazes de alcançar o extraordinário em um dia comum.
Bem-vindo à terra do pensamento mágico. Todos nós já viajamos para lá, perseguindo a quimera do tempo livre. Nós nos convencemos de que não há mal nenhum em planos ambiciosos demais porque eles nos ajudam a superar os objetivos. E, especialmente com o trabalho remoto, estamos convencidos da necessidade de mostrar aos outros nosso valor por meio do excesso de trabalho. No entanto, quando nos entregamos ao pensamento mágico, podemos desapontar outros que dependem de nós, perder prazos, sentir-nos esgotados e perder nossa inspiração.
Libertar-nos das fantasias do tempo é complexo. Nossos chefes gostam quando aparecemos em capas heróicas e nos recompensam generosamente quando entregamos resultados. Mas eventualmente – mais cedo do que imaginamos – todo herói se cansa.
Considere o caso de Francesca, pesquisadora de uma importante empresa de biotecnologia. Francesca é uma líder de pensamento proeminente e editora prolífica em seu campo. Ela também é uma valiosa colaboradora de vários colegas e mentores de dezenas de mulheres no início de suas carreiras, ao mesmo tempo em que adere a uma agenda de palestras implacáveis na conferência e apoia um sobrinho que sofre de uma condição debilitante. Embora Francesca se orgulhe de seu trabalho, ela percebe que não tem tempo para algumas de suas responsabilidades de gerenciamento de pessoas, exercícios ou planejamento de sua própria família. Francesca anseia por uma programação mais realista. À medida que começamos a trabalhar juntas, ela gradualmente percebeu que estava atrasada: comprometida demais, sobrecarregada e com poucos recursos. Não apenas sua saúde e relacionamentos pessoais estavam sofrendo, mas seus colaboradores estavam decepcionados e incomodados, carregando uma quantidade desproporcional de seu trabalho conjunto.
Os padrões de supercomprometimento de Francesca revelaram cinco elementos de pensamento mágico sobre seu tempo – armadilhas em que muitos dos meus clientes caem. Criamos antídotos para cada um.
Minha carga de trabalho pesada é apenas temporária.
Francesca sentiu-se tentada a dizer sim a uma posição atraente, presidindo uma conferência internacional, apesar das centenas de horas de trabalho exigidas. Ela concluiu que sua sobrecarga atual era temporária e citou três projetos que estavam quase concluídos, mas desconsiderou o fluxo interminável de novos pedidos. Era improvável que ela pausasse sua carga de trabalho de linha de montagem por um ano para presidir esta conferência. Se você, como Francesca, se entrega a essa fantasia comum, analise objetivamente seus principais projetos no ano passado. Quais foram planejados e quais foram oportunistas? Isso dá uma imagem mais realista de como seu calendário futuro será preenchido e facilita a priorização dos itens mais impactantes e a renegociação do restante ao dizer não, reduzindo as expectativas ou solicitando ajuda.
Da próxima vez será mais fácil.
A experiência é um professor sábio, mas com nosso ritmo de mudança, desafios adicionais aparecem a cada novo empreendimento. Francesca se acalmou acreditando que um novo projeto iria mais rápido do que o anterior, mas no final, ela teve mais noites tarde. Por fim, ela aprendeu que, apesar da experiência e do planejamento, certos tipos de projetos demoravam cerca de 20% mais do que o estimado. Ela aprendeu a criar um buffer e então adicionar ainda mais tempo após o tempo de buffer. Por exemplo, se ela pensou que escrever um resumo levaria dois dias, ela acrescentou meio dia à sua estimativa. Em vez de prometer entrega na terça-feira, ela estimou a conclusão do meio-dia na quarta-feira e se comprometeu a entregar no final do dia na quinta-feira. O armazenamento em buffer baseado em evidências ajuda a estimar de forma mais realista e empurrar as datas de entrega acomoda o inesperado, reduz o estresse e dá tempo para outras partes de sua vida.
Vou coletar recompensas imediatas.
Nosso desejo de agradar aos outros é um grande obstáculo para uma visão realista do tempo. A afirmação do chefe ou a validação dos colegas são recompensas extrínsecas por ser uma pessoa que pode fazer e com quem todos acreditam poder contar. A onda de dopamina associada nos leva a levantar a mão quando novas tarefas estão em jogo. Em vez disso, primeiro considere como os colegas se sentirão na linha de chegada se você enviar um trabalho de qualidade inferior, forçar atrasos aos membros da equipe ou se esforçar para entregar um trabalho de qualidade e em tempo hábil em compromissos assumidos impensadamente às pressas. Calcule o que você pode fazer razoavelmente com base em agradar os outros no final dos projetos, e não antes mesmo de serem lançados. A soma das partes de seu trabalho resultará em um todo administrável e seus relacionamentos também permanecerão intactos.
Outros seguirão minhas instruções.
Pessoas de toda a empresa (e às vezes de fora) buscaram a opinião de especialistas de Francesca antes de fazer declarações, escrever resumos ou embarcar em iniciativas. A maioria dessas pessoas cometeu erros repetidos. Para ajudar, Francesca escreveu um conjunto de melhores práticas para outras pessoas seguirem antes de enviarem seus trabalhos para ela. No entanto, a maioria de seus colegas ignorou suas diretrizes e continuou colocando trabalhos abaixo da média em sua caixa de entrada, esperando que ela fornecesse comentários extensos ou até mesmo reescritasse o documento – e muitas vezes ela fazia exatamente isso. Francesca teve que treiná-los novamente. Em vez de passar horas revisando um documento, ela simplesmente o devolvia e pedia que seguissem as diretrizes 5 e 7, por exemplo, antes de devolvê-lo. Quando você investe no fornecimento de documentação para ajudar outras pessoas a serem mais autossuficientes, não roube a oportunidade de autonomia pulando nos detalhes.
Sem mim, esse trabalho será de baixa qualidade.
Francesca raramente cometia erros e seu trabalho era amplamente citado e muito elogiado. Ela sabia que a qualidade era prejudicada quando não dedicava grande parte do tempo a um projeto, convencendo-se de que só ela poderia fazer certas coisas bem. Em vez disso, Francesca aprendeu a dedicar parte do tempo de reserva para treinar seus colegas em vez de fazer todo o trabalho sozinha. Demorou mais algumas iterações para obter uma prova, mas os muniu com habilidades para melhores resultados da próxima vez. Somos cúmplices em manter o mito de que somos indispensáveis ou mais inteligentes do que a maioria. Queremos ser desejados e apreciados. Mas quando afrouxamos nosso controle sobre o monopólio de ter as respostas, construímos capacidade em muitos, em vez de perpetuar a dependência de poucos.
Quando dependemos do pensamento mágico para vencer a tirania do relógio, diminuímos nossa capacidade de fazer as coisas. Ao confrontar nossas fantasias de forma realista, aumentamos nossa capacidade de fazer um progresso extraordinário sem esforço sobrenatural.
Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/03/be-more-realistic-about-the-time-you-have
