Estudos têm mostrado que os prazos são um dos aspectos mais estressantes do local de trabalho – especialmente quando nós (ou nossos chefes) superestimamos a rapidez com que podemos concluir uma tarefa e, em seguida, acabamos lutando para cumprir um cronograma excessivamente apertado. E não se trata apenas de se sentir um pouco estressado. A pressão do tempo devido a prazos irrealistas também tem um impacto negativo significativo na criatividade, eficácia e desempenho geral.
O que pode ser feito a respeito dessa fonte aparentemente inevitável de estresse? A solução mais óbvia para um prazo irreal é pedir uma prorrogação. Muitos prazos são muito menos rígidos do que podem parecer e alguns são totalmente arbitrários. Na verdade, meus colegas e eu recentemente conduzimos uma pesquisa com mais de 1.000 trabalhadores adultos nos EUA, na qual os entrevistados relataram que quase metade de seus prazos de trabalho importantes eram ajustáveis.
Existem muitos motivos pelos quais um prazo pode ser mais flexível do que parece. Se o seu gerente pedir que você envie um rascunho do memorando até o final da semana, por exemplo, ele pode realmente precisar que ele seja concluído a tempo de ser incluído em um relatório com vencimento no próximo mês. Embora o prazo para o relatório final possa ser inegociável, o prazo interno para o seu rascunho de memorando é provavelmente muito mais fácil e menos oneroso de estender. Em outros casos, um prazo pode não estar vinculado a nenhum requisito externo. Por exemplo, às vezes um prazo serve apenas como um dispositivo de compromisso para incentivar um funcionário a terminar um projeto e pode ser ajustado sem impactar negativamente ninguém.
Mas apesar do fato de que muitas vezes é uma opção, muitos de nós ainda se sentem relutantes em pedir mais tempo. Minha equipe conduziu uma série de estudos com um total de mais de 4.000 adultos trabalhadores para explorar as barreiras – reais ou imaginárias – que impedem as pessoas de pedir extensões, mesmo quando isso poderia ajudá-las a se sentirem menos estressadas e produzir um trabalho melhor.
Barreira 1: Medo de julgamento
Em nosso primeiro estudo, recrutamos 900 profissionais americanos em tempo integral de uma ampla gama de indústrias e pedimos que completassem uma tarefa de redação. Intencionalmente, dificultamos a conclusão da tarefa no tempo alocado e demos aos participantes a opção de solicitar uma prorrogação a qualquer momento antes do prazo expirar. Dissemos a eles que outro participante atuaria como seu gerente: Os gerentes avaliariam a qualidade de seu trabalho e decidiriam se mereciam receber um bônus em dinheiro. Em seguida, dissemos a um grupo de participantes que seus gerentes seriam notificados se pedissem uma extensão, enquanto o outro grupo foi informado de que seus gerentes não saberiam se eles haviam solicitado mais tempo.
Embora todos os participantes tenham sido claramente instruídos de que seus escritos seriam julgados apenas com base no mérito, quando eles também foram informados de que seus gerentes saberiam se solicitassem uma prorrogação, eles tiveram 31% menos probabilidade de solicitá-la. Além disso, os participantes que tomaram mais tempo, sem surpresa, forneceram respostas escritas mais longas e de melhor qualidade (conforme avaliado por outros participantes) do que aqueles que usaram apenas o tempo originalmente concedido. Isso sugere que os funcionários hesitam em solicitar extensões por medo de que seus supervisores as julguem negativamente por fazê-lo e, como resultado, eles perdem a chance de melhorar seu desempenho de uma maneira que seus supervisores se importariam.
Verificamos essas descobertas em um segundo estudo, no qual pedimos a mais de 1.000 participantes que atuassem como supervisores e avaliassem as tarefas de escrita de nosso primeiro estudo. É importante ressaltar que todos os supervisores foram informados se os redatores de cada resposta por escrito solicitaram ou não tempo adicional, mas foram instruídos a classificar as respostas apenas com base na qualidade. Em média, os supervisores novamente classificaram as respostas por escrito dos participantes que solicitaram tempo adicional como de melhor qualidade e, ainda, classificaram esses participantes como significativamente mais competentes e motivados do que aqueles que não pediram tempo extra.
Barreira 2: Suposições sobre a importância da velocidade vs qualidade
Além da preocupação de que pedir uma prorrogação fará com que pareçam incompetentes, nosso próximo estudo demonstrou que muitos funcionários também superestimam até que ponto seus chefes se importam com a rapidez com que concluem seu trabalho.
Pedimos a 200 funcionários em tempo integral e 200 gerentes que imaginassem um cenário com um prazo ajustável no trabalho. Pedimos aos gerentes que classificassem o quanto eles priorizariam a velocidade de seus relatórios em relação à qualidade neste cenário, e perguntamos aos funcionários se eles solicitariam mais tempo e o quanto eles acreditavam que seus gerentes se preocupavam com velocidade versus qualidade. Descobrimos que os funcionários sempre superestimaram até que ponto os gerentes se preocupavam em concluir o trabalho rapidamente, levando à hesitação em pedir mais tempo. Embora não haja dúvidas de que a velocidade é realmente mais importante do que a qualidade, nossa pesquisa sugere que esses casos são muito menos comuns do que a maioria dos funcionários pensa.
Claro, isso não significa que os funcionários devam sempre pedir mais tempo. Em particular, pesquisas anteriores sugerem que tanto pedir mais tempo após um prazo já ter expirado, quanto pedir extensões repetidas vezes, pode levar a avaliações negativas do supervisor.
Da mesma forma, embora alguns prazos sejam fáceis de ajustar, descobrimos em outro artigo que pedir extensões de prazos mais caros para ajustar pode ter consequências negativas. Dito isso, esta pesquisa também descobriu que, mesmo para esses prazos menos flexíveis, os funcionários ainda tendiam a superestimar até que ponto pedir mais tempo causaria uma má impressão.
Então, por que fazemos essas suposições erradas? A pesquisa mostrou que as pessoas tendem a otimizar para métricas que são facilmente quantificáveis, como o tempo de conclusão, em vez de medidas de desempenho mais qualitativas (embora muitas vezes mais relevantes), como o quão bem escrito ou criterioso é o produto final. Gerentes e funcionários geralmente veem as habilidades de gerenciamento do tempo como a marca registrada de um profissional de alto desempenho, e a capacidade de usar o tempo com eficiência é amplamente vista como um sinal de competência, habilidade e até mesmo posição social. Dessa forma, não é de surpreender que muitos funcionários se preocupem com o fato de que pedir mais tempo os fará parecer incompetentes e ineficientes – embora nossos dados mostrem que o oposto costuma ser verdadeiro.
A solução: comunicação clara
Dados esses fatores, é importante que os gerentes comuniquem explicitamente se os prazos podem ser ajustados. Em vez de esperar que os funcionários adivinhem se está certo pedir uma prorrogação, os gerentes devem formalizar políticas que esclareçam quando os funcionários serão julgados pela velocidade de seu trabalho e quando a qualidade é mais importante. Isso pode ajudar os funcionários a se preocupar menos com a aparência de incompetentes caso solicitem uma extensão do prazo, melhorando, por sua vez, seu estado mental e a qualidade de seu trabalho.
Pedir mais tempo não elimina as inúmeras fontes de estresse que todos enfrentamos no trabalho. Mas encorajar os funcionários a expressarem quando estão se sentindo sobrecarregados e a pedir proativamente por mais tempo quando precisarem pode ser vantajoso para as duas partes, tanto para reduzir o estresse quanto para melhorar o desempenho. Na maioria das vezes, a qualidade é mais importante do que a velocidade. Em caso de dúvida, peça essa extensão ao seu chefe – eles são muito menos propensos a julgá-lo por isso do que você imagina.
Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/12/go-ahead-and-ask-for-more-time-on-that-deadline
