Hoje, poucas pessoas têm o luxo de trabalhar em um único projeto de cada vez; a maioria de nós está atendendo às demandas de muitas equipes ao mesmo tempo. Em teoria, esse sistema de “multi-equipe” oferece várias vantagens: você pode implantar sua experiência exatamente onde e quando é mais necessário, compartilhar seu conhecimento entre grupos e alternar entre projetos durante os períodos de pausa, evitando o tempo de inatividade dispendioso.

A realidade, porém, como descobrimos em nossa pesquisa nos últimos 15 anos, é muito mais complicada. Para muitas pessoas, ser atraído por vários projetos diferentes é estressante e menos produtivo do que a teoria sugere. Mudar a atenção entre tarefas leva tempo e consome seu foco e energia. Movendo-se entre equipes, você provavelmente também precisará se ajustar a diferentes funções – você pode ser o chefe de uma, mas um membro júnior de outra, por exemplo – o que muda não apenas seu nível de responsabilidade, mas também sua capacidade de manipular recursos quando chegar um momento de crise. Equipes diferentes abrangem culturas próprias, incluindo relacionamentos, rotinas, símbolos, piadas, expectativas e tolerância à ambiguidade, o que requer energia para lidar. E, a menos que você planeje e negocie cuidadosamente sua contribuição em cada equipe, você pode acabar fazendo um trabalho repetitivo, em vez de pressionar seu próprio desenvolvimento.

Como você pode gerenciar seu tempo, estresse e desenvolvimento se estiver em várias equipes? E como você pode se concentrar no que é mais importante? Comece com um planejamento inicial e siga algumas regras simples:

Priorizando e Sequenciando Seu Trabalho

Obtenha uma visão geral. Concentrar-se estreitamente no trabalho de um determinado dia coloca você em um modo reativo de combate a incêndios. Programe uma verificação de status regular em todos os seus projetos para observar marcos. Ao identificar proativamente os tempos de crise quando vários projetos têm altas demandas, você pode gerenciar melhor seu tempo e definir expectativas. A velocidade e as demandas de seus projetos determinam a frequência ideal de check-ins, e o estilo de gerenciamento e a antiguidade de suas partes interessadas definem o tom para o estabelecimento de prioridades quando o assunto é empurrar.

Sequencie estrategicamente. Escolha uma tarefa e concentre-se nela intensamente, em vez de ficar fazendo malabarismo. Comece com a tarefa que requer maior concentração e dê a sua atenção total. Decida sobre um conjunto distinto de resultados que devem ser alcançados, defina quais ações são necessárias para alcançar apenas esses resultados e cumpra-os sem dó. A pesquisa mostra que o resíduo da atenção – pensamentos retidos em um projeto do qual você está em transição – ocupa um espaço mental valioso; portanto, quanto menos mudanças você puder fazer em um determinado dia, melhor. Se você precisar executar várias tarefas ao mesmo tempo, coordene e agrupe quaisquer tarefas compatíveis. Por exemplo, se você sabe que precisará atender ligações em intervalos aleatórios, trabalhe em outra tarefa que possa ser interrompida a qualquer momento.

Definindo e Comunicando Expectativas

Se proteja. Quando você estiver focado em uma tarefa de alta prioridade, adquira à si mesmo uma fuga mental de invasões desnecessárias. Por exemplo, quando estou escrevendo – minha tarefa de maior concentração -, respondo automaticamente ao meu e-mail dizendo às pessoas que não checo as mensagens até uma determinada hora do dia e ofereço meu número de celular em caso de emergência. Ao dizer às pessoas para não esperarem uma resposta instantânea, você ganha um tempo para se concentrar, assegurando-as de que prestará atenção – mais tarde. Incluir o seu número de telefone indica sua vontade de responder, mas também faz as pessoas pensarem duas vezes se a solicitação deles realmente precisa de atenção imediata.

Documente e comunique progresso. Ver o momento ajuda os líderes de sua equipe a se sentirem mais empoderados e controlados. Seja honesto quando surgirem problemas. Quanto mais cedo você diz: “Tenho um conflito e posso ter problemas para dar meus 100%”, mais os líderes confiarão em você. Um membro experiente da nossa equipe disse que muitas de suas respostas aos pedidos da equipe são simplesmente duas palavras: “Estou nessa”. Mesmo essa resposta super breve comunica aos colegas que ele recebeu seus pedidos, para que eles saibam que ele os acompanhará quando puder fornecer mais detalhes.

Otimizando Seu Desenvolvimento 

Conheça a ti mesmo. Uma grande desvantagem da multi-equipe é a exposição truncada a especialistas de diferentes áreas, reduzindo a chance de aprender com eles e a capacidade de criar uma impressão. Sob pressão do tempo, a tentação é que cada pessoa contribua onde já possui um conhecimento profundo, em vez de investir no aprendizado e no crescimento dos membros. Você precisa possuir seus objetivos de desenvolvimento e seu progresso em direção a eles. Descubra a quem mais da equipe você deseja se expor. Torne explícitas suas metas de desenvolvimento, tanto para o líder da equipe quanto para esses especialistas.

Force a si mesmo. Após identificar suas metas de desenvolvimento, bloqueie o tempo para o aprendizado real. Pesquisas mostram que um determinante crítico do aprendizado é o tempo gasto refletindo e integrando novas informações. Esse é um desafio, porque a multi-equipe nos obriga a pular entre projetos com o objetivo expresso de reduzir o tempo de inatividade. Portanto, você precisa agendar intencional e explicitamente o tempo para reflexão. Obviamente, você não pode exagerar e se tornar um gargalo apenas para reduzir o tempo de contemplação, mas certifique-se de que os membros da equipe vejam a reflexão como “trabalho real”.

Em todo o mundo, os significativos benefícios financeiros da multi-equipe significam que ela se tornou um modo de vida, principalmente no trabalho do conhecimento, apesar das tensões e riscos que pode representar para as pessoas que trabalham em várias equipes ao mesmo tempo. Como um desses membros da equipe, você pode gerenciar as vantagens de trabalhar em uma organização super comprometida e colher alguns dos benefícios.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2017/11/how-to-stay-focused-if-youre-assigned-to-multiple-projects-at-once