A maioria dos gerentes sabe que integrar novos funcionários virtualmente é simplesmente difícil, e muitos reconhecem o impacto de longo prazo que uma experiência de integração ruim pode ter sobre seus funcionários. A integração é mais do que logística, tal como garantir que seu novo funcionário tenha um computador. As partes mais críticas e decisivas da integração incluem:

• Começar rapidamente para dar ao seu novo colega conforto e confiança desde o início – fazendo com que ele se sinta bem-vindo.
• Estabelecer uma base para relacionamentos sólidos em toda a organização.
• Construir uma compreensão da cultura e de como o trabalho é feito.
• Definir expectativas claras e conectar o trabalho do indivíduo à missão, visão e metas organizacionais mais amplas.

Acontece que a maior barreira para a criação de uma experiência de integração intencional e diferenciada geralmente é a mentalidade. Da mesma forma que levou tempo para a televisão encontrar as melhores maneiras de explorar o novo meio (e ir além dos primeiros programas de TV, que eram apenas programas de rádio filmados com câmeras), as empresas também precisarão desenvolver programas de integração personalizados aos tempos e à tecnologia.

Quer uma empresa seja pequena e embarque novos funcionários um de cada vez, ou seja uma empresa maior que traz grupos maiores de novos contratados que passam pela integração juntos, as quatro recomendações a seguir podem ajudar os programas de integração a ter sucesso:

1. Comece rapidamente.

Pense em seu primeiro dia em seu trabalho atual. Você provavelmente não dormiu bem na noite anterior. Sua mente estava girando com antecipação, dúvida e incerteza. Isso pode ser especialmente verdadeiro se você estiver iniciando um novo trabalho na ambigüidade de um ambiente virtual. Os poucos momentos de conforto que normalmente se apresentam no início do dia – a ligação rápida com um colega no corredor, ou seu novo chefe ou colegas de equipe levando você para almoçar – não estão disponíveis em um contexto remoto.

Também é improvável que um novo funcionário ingressando na sua organização hoje tenha experimentado um processo de integração totalmente virtual, já que mesmo empresas com forças de trabalho remotas frequentemente optaram por fazer sua integração pessoalmente antes da pandemia. Com essa sensibilidade em mente, crie um plano para alavancar uma variedade de estratégias que podem mitigar os nervos do primeiro dia e permitir que seus funcionários se sintam bem-vindos e ganhem confiança desde o início.

Identifique, nomeie e comunique um contato de integração dedicado. Mesmo no escritório, é uma boa ideia ter alguém para desempenhar o papel de mentor informal para apoiar uma nova contratação, mas é ainda mais crítico remotamente, porque o novo líder não terá colegas por perto para fazer perguntas espontaneamente quando surgirem. É importante que esse mentor informal seja uma pessoa diferente do gerente da pessoa, para que o novo funcionário se sinta confortável para fazer qualquer pergunta, grande ou pequena. Qualquer novo funcionário terá e deve ter perguntas intermináveis, e a última coisa que você quer é que eles não tenham certeza de quem perguntar. Idealmente, o contato de integração irá proativamente alcançar o novo funcionário antes do primeiro dia e se estabelecer como a pessoa responsável pelo novo indivíduo.

Crie uma conexão com a empresa antes do primeiro dia. Assim que o candidato aceitar a oferta de emprego, encontre uma oportunidade de fazer com que ele se sinta parte da família. Reckitt, a empresa global de produtos de consumo, envia um pacote de cuidados para as casas dos novos funcionários antes da data de início. É preenchido com os produtos da empresa e uma nota calorosa ligando os produtos à missão da empresa.

Configure a tecnologia antes da data de início. Oferecer a cada novo funcionário uma sessão de TI para mostrar a ele como a plataforma de videoconferência, os canais de comunicação e outros sistemas da empresa funcionam pode aliviar a ansiedade no primeiro dia. Fazer isso antes da data de início minimiza problemas técnicos e permite que novos funcionários estejam totalmente presentes e mais confortáveis no primeiro dia. Algumas organizações enviam aos novos funcionários um novo laptop e/ou telefone antes da data de início, totalmente configurado com as configurações da empresa e protocolos de segurança corretos. Isso cria uma conexão com a organização e reduz a ansiedade dos novos funcionários.

2. Estabeleça relacionamentos fortes em toda a organização.

Em um ambiente virtual, você não pode confiar tanto na construção orgânica e espontânea de relacionamentos que acontece nos corredores, durante almoços e em eventos de escritório. É por isso que é melhor ser proativo e intencional sobre a criação de uma mistura de interações individuais formais e informais entre o novo contratado e outros indivíduos. Além disso, é importante organizar uma mistura de diferentes discussões em grupo para que o novo contratado possa desenvolver uma compreensão contextual da dinâmica da equipe. Por último, um risco do trabalho virtual é que ele pode tornar mais fácil para um indivíduo ou líder operar em silos ou com a mesma rede de pessoas regularmente. A criação de uma rede central forte e de uma rede mais ampla em toda a organização permitirá que o executivo tenha mais sucesso a longo prazo. Para fazer isso, crie uma série combinada de experiências formais e informais que visam criar comunidade e construir pontos de contato.

Construa relacionamentos fortes de 1: 1. Para combater a falta de oportunidades espontâneas de conversa fiada e outra construção de relacionamento que normalmente aconteceria em um escritório, incentive seu novo contratado e seus colegas de equipe a estabelecer uma mistura de conversas formais, para cobrir regras, responsabilidades e objetivos de negócios e mais curtos , interações informais durante um café, almoço ou debriefing sobre uma reunião recente. Assim como na entrevista virtual, uma vantagem da integração virtual é a disponibilidade geral de colegas por vídeo, portanto, essas reuniões devem ser facilmente agendadas.

Reconhecer a dinâmica da equipe e construir uma rede mais ampla. A pesquisa mostra que é mais poderoso ter uma rede ampla do que profunda, especialmente quando alguém se torna cada vez mais sênior em uma organização. Principalmente quando um novo líder entra no grupo, a organização deve ajudá-lo a construir intencionalmente uma ampla rede, começando internamente. Embora as reuniões individuais sejam poderosas para estabelecer relacionamentos fundamentais, confiança e harmonia, fazer com que seu novo contratado comece a participar de discussões em grupo desde o primeiro dia pode ajudar essa pessoa a colocar os indivíduos no contexto de como o trabalho é feito. Algumas empresas estabelecem uma “semana sombra” em que o novo contratado participa de uma ampla variedade de reuniões de equipe e grupos de partes interessadas, mesmo aquelas que podem parecer menos diretamente relevantes para as responsabilidades essenciais do novo contratado.

3. Explique a cultura da empresa e como o trabalho é feito.

Os novos funcionários devem aprender sobre a cultura da empresa desde o início. Passe mais tempo do que você geralmente gastaria em um ambiente face a face falando sobre o que é típico e atípico em várias dimensões culturais. Crie espaço para que seus novos colegas também perguntem sobre como as coisas são feitas.

Torne as suposições implícitas explícitas. Muitas organizações contam com formas orgânicas de comunicar histórias e normas compartilhadas. Seja virtualmente ou não, memorizar a história de uma empresa em vídeos, na seção “sobre nós” do seu site e em documentos pode ajudar a acelerar um processo que poderia demorar mais para ser capturado em uma série de muitas interações com membros antigos da organização. Mesmo que pareça estranho, uma orientação explícita sobre normas que muitas vezes são tidas como certas – o tom da empresa e o nível de formalidade, código de vestimenta, etiqueta virtual em videoconferências, normas de mensagens e horários de trabalho – pode ser útil. Não deixe os novos funcionários adivinharem essas questões; fazer isso pode criar ambigüidade e estresse.

Designe um amigo de cultura. Designar uma pessoa a quem o novo funcionário possa recorrer com perguntas sobre a cultura pode ser especialmente eficaz. O amigo pode fazer um balanço após uma importante discussão em grupo, sinalizando para o novo funcionário sobre ações que não estão de acordo com a cultura ou como seu estilo pode ser percebido pelos outros.

4. Defina expectativas claras e conecte o trabalho do indivíduo à missão, visão e metas organizacionais mais amplas.

Um novo contratado deve ter uma imagem clara de como será o sucesso nos primeiros 100 dias e depois. Os novos contratados devem reconhecer como suas responsabilidades se encaixam no sucesso geral da empresa. Quando um indivíduo se junta à equipe, o gerente de contratação deve compartilhar as principais comunicações e apresentações feitas pela liderança da organização sobre a direção e os objetivos da empresa para que o novo contratado possa colocar seu trabalho no contexto do todo .

Ter um conjunto claro de responsabilidades e resultados pode ser fundamental para ajudar um novo funcionário a priorizar e sequenciar o trabalho e realizar algumas vitórias rápidas que criam uma base sólida e impulso para o sucesso futuro do indivíduo. No longo prazo, embora uma função possa evoluir, se adaptar e se tornar mais complexa e ambígua, ter clareza desde o início criará uma base a partir da qual o indivíduo pode se adaptar mais prontamente.

Integração é um dos mais importantes impulsionadores do sucesso dos funcionários. Começar com força cria impulso. Começar de maneira ruim quebra a confiança de um novo funcionário e leva a organização a questionar a sabedoria da contratação. O que separa as empresas que fazem melhor integração – presencial ou virtual – é que o trabalho é intencional e não termina após a primeira semana, os primeiros 30 dias ou mesmo os primeiros 100 dias. Seu programa de integração deve ser apenas o início de uma base de desenvolvimento contínua que continua a fortalecer o alinhamento cultural de seus funcionários, os relacionamentos em sua organização e o desempenho em suas funções.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/05/how-to-set-up-a-remote-employee-for-success-on-day-one