“A flexibilidade pode ser ótima em teoria, mas simplesmente não funciona para nós.”

Literalmente, ouvimos essa declaração centenas de vezes ao longo dos anos. Não importa de que setor estamos falando – seja tecnologia, governo, finanças, saúde ou pequena empresa, já ouvimos. Sempre há alguém que trabalha a partir da premissa de que “não há como políticas de trabalho flexíveis funcionarem em nossa organização”.

Na realidade, políticas de trabalho flexíveis podem funcionar em qualquer setor. Os últimos doze meses da pandemia provaram isso. Na verdade, um estudo recente da Harvard Business School Online mostrou que a maioria dos profissionais se destacou em seus empregos enquanto trabalhava em casa, e 81% não querem voltar para o escritório ou escolheriam uma programação híbrida pós-pandemia. É importante reconhecer, no entanto, que a flexibilidade nem sempre tem a mesma aparência – um tamanho definitivamente não serve para todos.

O Mito dos Cinco C’s

Você pode estar se perguntando: “Se você pode recrutar os melhores candidatos, aumentar suas taxas de retenção, melhorar seus lucros e promover a inovação incorporando uma iniciativa relativamente simples e barata, então por que mais organizações não desenvolveram políticas flexíveis?” Essa questão será ainda mais difícil de ignorar pelas organizações depois de termos experimentado um caso de teste crítico durante a pandemia de Covid-19.

Acreditamos que o medo criou obstáculos para muitas organizações no que diz respeito à flexibilidade. As empresas ficam congeladas pelo medo ou focadas pelo medo. É o foco que pode ajudar as empresas a se movimentar em tempos difíceis. Nos anos em que trabalhamos com empresas em flexibilidade, ouvimos inúmeras desculpas e mitos sobre por que elas não implementaram uma política flexível. Na verdade, a Aliança de Diversidade e Flexibilidade reduziu esses mitos ao medo de perder os 5 Cs:

1. Perda de controle
2. Perda de cultura
3. Perda de colaboração
4. Perda de contribuição
5. Perda de conexão

Enfrentando os Medos

Mito #1: Perda de Controle

Os executivos muitas vezes temem que abrirão a caixa de Pandora e abrirão um precedente perigoso se permitirem que alguns funcionários trabalhem com flexibilidade. Eles temem que, se deixarem alguns funcionários trabalharem em casa, o escritório sempre ficará vazio e ninguém estará trabalhando. A resposta para isso é estrutura e clareza. Podemos garantir virtualmente que qualquer organização que projete e implemente corretamente sua política de flexibilidade não perderá nada.

Para manter o controle e o bom funcionamento de sua organização, é fundamental que você defina padrões e os comunique com clareza. As organizações devem fornecer diretrizes claras sobre os tipos de flexibilidade oferecidos (por exemplo, trabalho remoto, horas reduzidas, horários assíncronos, compartilhamento de trabalho e / ou semanas de trabalho compactadas) e criar um processo de aprovação centralizado para flexibilidade para garantir que o sistema seja equitativo. Também é útil ter um sistema de calendário para rastrear quando e onde cada membro da equipe está trabalhando. Você também deve se comprometer a treinar todos sobre esses padrões – desde aqueles que trabalham em um horário flexível, aqueles que os supervisionam, a todos os outros colegas de trabalho. A educação e o treinamento ajudarão sua equipe a evitar o “estigma flexível”, em que os funcionários são prejudicados ou vistos como menos comprometidos devido à sua flexibilidade. O treinamento também pode ajudar as organizações a garantir que sistemas e estruturas bem-sucedidos que oferecem suporte à flexibilidade sejam mantidos.

Mito #2: Perda de Cultura

Embora você possa não ver todos os funcionários todos os dias e não possa almoçar com as pessoas todos os dias, a cultura não precisa sofrer com uma iniciativa de trabalho flexível. No entanto, é essencial que as equipes se reúnam pessoalmente ou por videoconferência regularmente. Na Alliance, recomendamos que as empresas e firmas definam primeiro o que a cultura significa para sua organização individual e, em seguida, determinem como podem manter essa cultura em um ambiente híbrido ou virtual.

Muitas organizações com as quais trabalhamos relataram que encontraram maneiras criativas de manter a cultura durante meses de trabalho remoto durante a pandemia. Muitos membros da Aliança organizaram funções sociais como aulas de exercícios virtuais, aulas de culinária, happy hours e exercícios de formação de equipes para manter a comunidade. Além disso, é importante aproveitar os dias em que todos estão fisicamente presentes para desenvolver relacionamentos, participar de eventos e passar um tempo individual com os colegas.

Mito #3: Perda de Colaboração

Contanto que as equipes que estão trabalhando em uma programação flexível se comprometam com reuniões regulares e comunicação consistente, a colaboração não será comprometida. É importante que todos os membros da equipe mantenham contato (mesmo que seja online), acompanhem todos os projetos e respondam a e-mails e telefonemas. Sempre recomendamos que as equipes remotas também se reúnam pessoalmente ocasionalmente para manter contato e relacionamentos pessoais. Para que a colaboração seja bem-sucedida, os funcionários remotos não devem obedecer a um padrão mais elevado do que aqueles que trabalham no escritório. Além disso, a tecnologia deve ser usada para aprimorar a colaboração. Por exemplo, quando as empresas estão reunindo equipes para sessões de brainstorming, as salas de descanso virtuais podem facilitar a colaboração de pequenos grupos e ajudar a garantir que todas as vozes sejam ouvidas. Alguns líderes organizacionais também incorporaram o horário de expediente virtual regular para feedback não programado e colaboração informal.

Mito #4: Perda de Contribuição

Muitas vezes ouvimos líderes dizerem: “Se os funcionários não estiverem fisicamente em suas mesas no escritório, como saberemos se eles estão realmente trabalhando?” Mas com as infinitas distrações disponíveis nos computadores hoje em dia (de compras online, Instagram, Facebook, etc.), você realmente não sabe o que seus funcionários estão fazendo em suas mesas, mesmo que estejam no escritório. Na verdade, eles podem estar procurando um novo emprego (que oferece flexibilidade!) bem diante de seus olhos. É importante comunicar claramente o que se espera de cada indivíduo e confiar que eles concluirão o trabalho dentro do prazo esperado. Todos os funcionários devem ser avaliados pela qualidade de seu trabalho e sua capacidade de cumprir objetivos de desempenho claramente definidos, ao invés do tempo gasto no escritório.

Mito #5: Perda de Conexão

A tecnologia agora permite que as pessoas se conectem a qualquer hora do dia em quase qualquer local. As reuniões podem ser realizadas por meio de uma infinidade de aplicativos de videoconferência. Além disso, os aplicativos de compartilhamento de calendário podem ajudar a coordenar as programações da equipe e auxiliar no conhecimento da disponibilidade dos membros da equipe. Até mesmo eventos de rede agora podem ser feitos virtualmente. Por exemplo, um dos membros da nossa equipe criou um sistema para agendar bate-papos virtuais informais sobre café entre parceiros e associados para manter oportunidades de networking e mentoria durante a pandemia.

É importante saber o que seus funcionários e partes interessadas preferem em termos de conexão presencial, híbrida ou apenas virtual. Em uma pesquisa recente realizada pelo BNI com mais de 2.300 pessoas de todo o mundo, a organização de rede perguntou aos participantes se eles gostariam que suas reuniões fossem: 1) apenas presencial, 2) apenas online ou 3) uma mistura de online e reuniões presenciais. Um terço dos participantes entrevistados disse que gostaria de voltar completamente para as reuniões presenciais. No entanto, 16% queriam ficar apenas com as reuniões online, e quase 51% dos entrevistados eram a favor de uma combinação de reuniões presenciais e online. Esta é uma transição substancial da prática organizacional anterior à pandemia, com dois terços da organização dizendo que prefeririam que algum aspecto das reuniões online fosse a norma no futuro.

Uma pesquisa recente de 2021 da KPMG CEO Outlook Pulse revelou que quase metade dos CEOs de grandes corporações em todo o mundo não espera ver um retorno ao “normal” este ano. Talvez o aspecto positivo da pandemia seja que os líderes corporativos superaram seus temores dos 5C e agora compreenderão como a flexibilidade pode beneficiar seus esforços de recrutamento e retenção – sem mencionar a produtividade e a lucratividade.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/06/5-myths-about-flexible-work