Você vê uma tarefa importante que precisa ser realizada, mas não é sua responsabilidade. Você deve fazer isso? Para alguns, a resposta é “Claro!” É bom ser um jogador de equipe e jogar sempre que possível. Para outros, a resposta é um retumbante não, não necessariamente devido à preguiça, mas sim ao medo da reprovação por pisar no calo de outra pessoa.

Na verdade, a frase “fique na sua pista” é comumente usada para afirmar a importância de fazer suas tarefas atribuídas e apenas suas tarefas atribuídas. Em um esforço para descobrir se a troca de faixa (ou seja, troca de tarefa fora da função, como líderes realizando tarefas de membros ou vice-versa) é útil ou prejudicial, exploramos esse fenômeno usando observações e gravações de socorristas completando simulações de incidentes com vítimas em massa (como vários acidentes com veículos motorizados e tiroteios em massa). Este tipo de treinamento é extremamente importante para preparar os primeiros respondentes. Embora nem todo mundo opere em ambientes tão turbulentos e complexos como esses, é informativo olhar para configurações que há muito lutam contra o caos para obter informações aplicáveis ao mundo cada vez mais dinâmico de hoje. Descobrimos que é essencial ter em mente três coisas ao decidir se devemos mudar de faixa no trabalho.

Cuidado ao alternar em ambientes turbulentos.

Antes de mudar para as tarefas de outra pessoa, pergunte-se: o que mais está acontecendo? Em um ambiente turbulento com intensa volatilidade, incerteza, carga de trabalho e urgência, é importante que os líderes e membros permaneçam em seus respectivos caminhos e mantenham o fluxo de informações esperado. Nessas configurações, as coisas estão mudando tão rápido que no momento em que um indivíduo volta para suas tarefas atribuídas, ele perdeu a consciência da situação e contribuiu para o caos e a confusão.

Este é um problema comum para líderes que preferem fazer as tarefas dos membros da equipe em vez de orquestrar o quadro geral. Durante momentos particularmente tumultuados, vimos muitos líderes que se prontificaram a ajudar no tratamento de pacientes perderem a consciência, esquecendo-se de solicitar recursos (como chamar mais ambulâncias) e direcionando membros para trabalhar nas tarefas erradas (como tratar pacientes com ferimentos leves em vez de pacientes gravemente feridos).

Também vimos membros realizarem tarefas de líder em um esforço para ajudar a gerenciar o caos, dando instruções incorretas e prejudicando ainda mais o desempenho geral. O redirecionamento dos esforços dos membros acabou retardando a realização da tarefa, pois menos pessoas cuidavam dos pacientes.

Em suma, os líderes e membros devem ser cautelosos para não adicionar mais mudanças a uma situação que muda rapidamente. Até mesmo enviar um e-mail para o destinatário errado ou esquecer que o vídeo do Zoom está ativado pode colocar um departamento em um modo de crise, pois de repente é necessário um esforço urgente para gerenciar o evento que se desenrola. Da mesma forma, interrupções na cadeia de suprimentos e solicitações de mudança do cliente podem criar mais trabalho para a equipe, que luta para lidar com a volatilidade e a ambiguidade. Durante esses tempos turbulentos, quando há muita pressão para manter a consciência e progredir, é um bom momento para permanecer na sua pista e evitar a troca de tarefas fora da função.

Cuidado ao cruzar os limites da equipe.

Como as equipes estão trabalhando cada vez mais em arranjos de várias equipes mais fluidos e interconectados, é comum que líderes e membros sejam tentados a gerenciar as outras equipes que influenciam sua entrada ou saída. No entanto, é improvável que um líder de equipe tenha uma compreensão detalhada o suficiente da situação precisa que outra equipe está enfrentando para intervir e liderar imediatamente de forma eficaz. É ainda menos provável que um membro tenha conhecimento suficiente das situações de ambas as equipes e seja capaz de gerenciar a mudança nos fluxos de informação (como quem dá instruções ou quem precisa ser atualizado).

Em nosso estudo, qualquer tentativa dos membros de liderar outras equipes foi imediatamente encerrada – às vezes com linguagem colorida. Alternativamente, quando os líderes tentavam liderar outras equipes, muitas vezes eles tinham permissão para fazê-lo. No entanto, acabou prejudicando ambas as equipes, já que uma equipe não recebeu orientações de um líder ausente e a outra recebeu orientações conflitantes de dois líderes diferentes. Assim, os líderes e membros devem exibir extrema cautela antes de “cruzar o mediano” e tentar liderar além dos limites da equipe. Além disso, os membros devem ser encorajados a rejeitar tentativas de outros líderes de equipe de exercer sua autoridade em lugares onde ela não se aplica.

Certifique-se de atualizar quando voltar.

Finalmente, uma mudança de faixa bem-sucedida envolve mais do que apenas saber quando e onde está tudo bem para mudar – o que você faz quando volta a trabalhar em suas tarefas atribuídas também importa. Em nosso estudo, vimos vários exemplos de líderes e membros envolvidos na troca de tarefas fora da função e, em seguida, retomando suas tarefas atribuídas como se nada tivesse acontecido. O problema é que coisas aconteceram. Por exemplo, outra pessoa moveu os pacientes gravemente feridos no carro verde, então agora é difícil saber qual paciente deve ser movido em seguida.

Quando os líderes não se atualizavam e / ou quando os membros se esqueciam de atualizar seus líderes, os líderes começaram a dar orientações com base em um entendimento desatualizado da situação, desperdiçando esforços e criando confusão. Testemunhamos esse mesmo fenômeno em várias organizações, pois alguns líderes acreditam erroneamente que podem aparecer aleatoriamente em qualquer reunião e assumir o controle, presumindo que nada importante mudou desde seu último check-in um mês antes. Por outro lado, também vimos membros falharem em manter seus líderes atualizados e explodirem de raiva quando o líder não sabe magicamente o que eles precisam ou os desafios que eles superaram. Como os líderes ainda não são oniscientes, os check-ins de atualização de status são importantes, especialmente em tempos de mudança. Esses check-ins podem ser feitos individualmente ou, se a situação for suficientemente estável, assumir a forma de reuniões de equipe com atualizações de status rápidas.

Ao considerar se você deve se envolver em tarefas importantes que precisam ser realizadas, mas não são de sua responsabilidade, considere cuidadosamente as implicações de fazê-lo, especialmente em situações tumultuadas, e se você tem o conhecimento para fazê-lo, especialmente além dos limites da equipe. Se você escolher mudar de faixa, certifique-se de atualizar as outras. Você não precisa necessariamente ficar na sua pista – apenas certifique-se de sair da sua pista e voltar de forma adequada.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/07/when-to-take-on-tasks-that-are-outside-of-your-job-description