Com uma sacudida repentina em março de 2020, milhões de americanos que podiam fazer seu trabalho virtualmente estavam descobrindo que o estavam fazendo virtualmente. De acordo com um estudo da Pew Research, antes desse turno, cerca de 20% dos trabalhadores que podiam trabalhar remotamente o faziam; esse percentual subiu para 71%.

Essa mudança aconteceu com muito pouco aviso e deu aos funcionários pouca ou nenhuma escolha no assunto. Mas agora, enquanto as organizações estão fazendo uma transição séria de volta ao escritório, muitos funcionários terão mais opções do que nunca.

Se você se encontra em uma situação em que agora pode ou é obrigado a ter algum contato pessoal a cada semana e se sente inseguro sobre o que deve solicitar, aqui estão algumas estratégias que podem ajudar a orientar suas decisões de cronograma híbrido. Como um coach de gerenciamento de tempo, acho que considerar esses quatro fatores principais pode capacitá-lo a maximizar sua produtividade geral quando estiver (parcialmente) de volta ao escritório.

Que tarefas prefiro fazer no escritório?

Algumas das funções de negócios mais importantes acontecem com mais eficiência pessoalmente. Você vai querer estar “na mesa” literalmente quando se trata de negociações e decisões estratégicas de alto nível, sempre que possível. O que é comunicado e não comunicado virtualmente é substancialmente diferente do que pessoalmente.

Mas mesmo que você não esteja tomando decisões revolucionárias, existem tarefas que você pode preferir fazer no escritório. Por exemplo, se você tiver reuniões de projeto que exigem resolução de problemas, tomada de decisão, revisão de objetos tangíveis ou que tenham alto conteúdo emocional, é melhor fazê-las pessoalmente. Programe seus dias no escritório para quando essas reuniões de projeto forem realizadas. E se você tiver alguma autoridade sobre essas reuniões, considere pedir a outros membros da equipe que tentem chegar ao escritório também nesses dias. Você também pode flexibilizar essas preferências ao longo do tempo. Por exemplo, faça com que todos se encontrem pessoalmente quando você estiver dando início ao projeto, faça reuniões virtuais para atualizações padrão e, em seguida, incentive as pessoas a virem pessoalmente quando for hora de uma análise mais aprofundada dos resultados.

Quando que minha equipe precisa de mim?

Para maximizar a produtividade da sua equipe, você também deseja identificar que tipo de interação (pessoal ou virtual) será mais eficaz. Se você perceber que alguns de seus colegas – e especificamente, seus subordinados – compreendem melhor o que você está dizendo e podem reter e responder às informações de forma mais adequada quando estiver pessoalmente, tente planejar alguns dias para se alinhar com quando esses indivíduos também estarão presentes. Trinta minutos gastos pessoalmente podem poupar horas de dor de cabeça devido a comunicações não lidas ou mal-entendidas por escrito e por telefone. Alternativamente, se você descobrir que alguns de seus colegas compreendem melhor as informações por escrito ou por algum outro método virtual, continue realizando essas reuniões remotamente e reserve seu tempo no escritório para outras atividades.

Apesar de ter aprimorado nossas habilidades de comunicação virtual durante a pandemia, as pessoas podem ter preferências por comunicação pessoal, reuniões cara a cara ou opções remotas, portanto, considere o que faz sentido para cada indivíduo em sua equipe enquanto analisa sua programação.

Como posso maximizar minha produtividade?

Os dois primeiros fatores que compartilhei têm a ver com a maximização da produtividade do seu trabalho de projeto e de sua equipe. Mas os dois fatores finais referem-se à maximização de sua produtividade pessoal, começando com o gerenciamento de sua energia.

Se você tiver tendências mais introvertidas, pode achar eficaz não passar mais de dois dias seguidos no escritório. Por exemplo, talvez você tenha decidido ir na segunda, terça, quinta ou segunda, quarta, sexta. Ao intercalar seus dias no escritório com os dias em casa, você se dá a oportunidade de recarregar as baterias por ter menos estímulo de outras pessoas em seus dias remotos. Você também pode agrupar suas reuniões nos dias em que está no escritório, para que seus dias de trabalho em casa tenham períodos mais longos de tempo ininterrupto para realizar seu trabalho solo.

Por outro lado, se você tem tendências mais extrovertidas, ir ao escritório vários dias seguidos pode não ser um problema. E você pode ficar energizado em geral agendando reuniões tanto quando está no escritório quanto em casa, para ter oportunidades de se conectar com as pessoas diariamente. Quando estiver trabalhando remotamente, reserve algumas reuniões no início do dia de trabalho para se preparar e, novamente, à tarde, quando sua energia começar a diminuir.

Quando me sinto menos motivado?

Mesmo antes do êxodo do escritório, eu vi que meus clientes de coaching tendem a ter tendências de motivação ao longo da semana. Para alguns, eles começam na segunda-feira de manhã com um estrondo, mas na tarde de sexta-feira é extraordinariamente difícil para eles realizarem qualquer trabalho substancial. Para outros, é o oposto: leva um tempo para começar na segunda-feira, mas na sexta-feira eles estão eliminando as coisas facilmente e trabalhando até as 18h ou 19h.

O trabalho remoto também pode afetar esses níveis de motivação, especialmente se você for mais jovem. O mesmo estudo da Pew Research que mediu a grande mudança para o trabalho remoto, descobriu que 42% dos trabalhadores com idades entre 18 e 49 anos disseram que é difícil se sentir motivado para fazer seu trabalho remotamente. E a porcentagem é ainda maior para jovens de 18 a 29 anos, com 53% deles dizendo que é difícil para eles se sentirem motivados para fazer seu trabalho quando não estão pessoalmente com seus colegas. (Isso contrasta com apenas 20% dos trabalhadores com 50 anos ou mais se sentindo da mesma forma.)

Use o tempo no escritório para estimular aqueles momentos em que você está se sentindo menos motivado. Assim como ir à academia pode tornar muito mais fácil fazer exercícios, ir para o escritório torna muito mais fácil fazer o trabalho para algumas pessoas. Se você acha que fica mais motivado quando está perto de outras pessoas e desaparece com o decorrer da semana, solicite dias de expediente regulares na quinta e na sexta-feira. Se você descobrir que o oposto é verdadeiro e sabe que fará muito mais se for na segunda e terça-feira, faça disso o seu objetivo. Saiba quando você precisará de alguma pressão positiva dos colegas e planeje sua programação híbrida de acordo para grandes aumentos de produtividade.

Com mais e mais organizações voltando ao escritório, você provavelmente está enfrentando a possibilidade de uma programação que une o trabalho presencial e remoto. Considere estes quatro fatores ao tomar sua decisão sobre quando estar no escritório para que retornar ao local de trabalho funcione para você.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/10/how-to-set-a-hybrid-work-schedule-that-works-for-you