São 50 minutos em uma reunião de uma hora. O item final da agenda foi resolvido e está claro que terminaremos mais cedo. Outros podem ficar satisfeitos com essa reviravolta, mas eu me encolho, me preparando para a linha que eu sei que está chegando: “Eu vou te dar 10 minutos de sua vida de volta!”

Alguma versão dessa alegre declaração parece coroar todas as reuniões que terminam com alguns minutos de sobra. É redigida como uma notícia bem-vinda, essa inesperada dádiva do tempo. Mas a linguagem é generativa, e a maneira como falamos sobre nossas reuniões define o que acontece nessas reuniões. Ao enquadrar alguns minutos extras como uma oportunidade de devolver às pessoas seu tempo, como se esse tempo tivesse sido indevidamente roubado, prejudicamos nossa colaboração. Involuntariamente, enviamos uma mensagem poderosa que as reuniões de nossa organização levam dos membros da equipe, em vez de contribuir para as realizações coletivas de nossa equipe.

Mesmo em um momento em que tanto está além do nosso controle, continuamos no controle de nossos próprios padrões de fala. E assim, à medida que líderes e funcionários continuam a repensar como deve ser o local de trabalho moderno, incluindo como nos reunimos, talvez seja um momento oportuno para banir certas frases do léxico “reunião-fala”. Para saber quais refrões os outros ficariam felizes em nunca mais ouvir em uma reunião, fiz um pouco de crowdsourcing nas mídias sociais e entre colegas. Aqui estão algumas das respostas que mais ressoaram.

Vamos esperar cinco minutos para que todos participem.

Muitas vezes entre as primeiras palavras pronunciadas por um organizador de reuniões online, essa prática desonra o tempo de quem entrou na hora e não faz nada para estabelecer uma cultura de pontualidade nas reuniões. Ao mesmo tempo, existem razões legítimas pelas quais um indivíduo pode se atrasar para uma reunião do Zoom (ou pessoalmente). Para aproveitar ao máximo esses inevitáveis minutos em que você espera por retardatários, uma ideia é começar com breves exercícios de definição de tom. Costumo começar pedindo a todos que removam uma distração. Isso pode significar tirar algo da mesa, abrir uma janela do quarto ou fechar uma janela do computador. Outro exercício que gosto é pedir a todos que escrevam sua intenção ou objetivo para a reunião. Isso não é algo que será compartilhado publicamente, mas a prática de pensar nos objetivos de alguém antes do início de uma reunião pode ser fundamental.

Você está no mudo.

Para ter certeza, essas palavras sinalizam rapidamente que um falante precisa clicar no botão para ativar o som. Mas a frase – muitas vezes pronunciada por várias pessoas ao mesmo tempo – tornou-se notoriamente irritante. Também faz com que a pessoa que recebe o comentário se sinta boba, como se (dois anos de trabalho remoto generalizado) ainda não soubesse como localizar o botão com o ícone do microfone. Um colega meu sugere o mais gentil, mais afirmativo: “Se você está falando, não posso ouvi-lo”. Em vez de fazer o orador silencioso se sentir bobo, essa reformulação mostra a eles que você realmente quer ouvir o que eles têm a dizer.

Estamos construindo o avião enquanto voamos nele.

Um amigo que trabalha na resposta a desastres humanitários (e, portanto, tem uma noção aguçada do que poderia acontecer se você realmente fizesse isso) ofereceu essa implicância. “Se for esse o caso, seu avião vai cair!” ele observa. Muitos de nós já ouvimos essa metáfora em muitas reuniões. Mas o que o orador está realmente dizendo sobre a iniciativa que está sendo descrita? Está voando a uma velocidade tão rápida que não podemos esperar que entendamos ou questionemos suas falhas? Essa mudança de frase é uma desculpa para a execução aleatória? Se não, talvez possamos ser mais específicos identificando as partes do projeto que descobrimos, no que ainda estamos trabalhando, o que ainda não sabemos e como planejamos fazer ajustes com base no que aprendemos.

Vamos deixar isso offline.

Sem uma menção clara e rápida de como e quando essa conversa “off-line” ocorrerá, essa é uma maneira jargônica de descartar a ideia de alguém e adiá-la indefinidamente. E como qualquer acompanhamento significativo provavelmente ocorrerá on-line, também não faz mais sentido. Por que não ir com algo assim: “Esse é um tópico importante que está além do escopo desta reunião. Enviarei um e-mail para você quando terminarmos.”

Eu vou te dar 10 minutos da sua vida de volta.

Vou terminar voltando a esta linha, porque continua sendo a que eu ficaria mais feliz em nunca mais ouvir. Isso não quer dizer que eu me oponha a reuniões que terminam cedo. Mas se eles forem bem estruturados, bem administrados e surpreendentemente concisos, devemos comemorar os frutos de nossa colaboração e aguardar ansiosamente nosso próximo encontro.

A próxima vez que você se sentir tentado a oferecer a seus companheiros de equipe alguns preciosos “minutos de sua vida de volta”, considere dizer: “Uau. Como todos foram tão produtivos, terminamos 10 minutos antes. Muito obrigado pela presença e participação. Tenha um ótimo dia.” Essa simples reformulação tem o poder de reformular seu trabalho.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2022/01/please-stop-using-these-phrases-in-meetings