Uma grande fonte de estresse para muitos é a sensação generalizada de que nunca há tempo suficiente. Em resposta, muitos de nós recorremos ao gerenciamento do tempo. Tentamos espremer reuniões de uma hora em sprints de meia hora sendo “mais eficientes” ou encaixamos tarefas menores em lacunas em nosso calendário para minimizar o tempo improdutivo. Ainda assim, paradoxalmente, o gerenciamento do tempo muitas vezes aumenta o estresse que enfrentamos, em vez de reduzi-lo. À medida que nos tornamos mais eficientes, abrimos espaço para ainda mais tarefas e sentimos ainda mais pressão. Quando nos sentimos oprimidos, somos mais bem atendidos atacando as causas básicas: o grande volume de tarefas, decisões e distrações.

A Armadilha da Gestão do Tempo

A mudança para o trabalho remoto após o início da pandemia Covid-19 forneceu um experimento natural interessante que ilustra o paradoxo do gerenciamento do tempo. Mais de três quartos das pessoas relatam que trabalhar em casa economiza tempo, normalmente relacionado ao deslocamento e às viagens de negócios, e cerca de metade dos trabalhadores remotos relatam que são mais produtivos.

Apesar dessas economias de tempo e ganhos de produtividade auto-relatados, os dados da empresa de software empresarial Atlassian mostram que o dia de trabalho médio aumentou em 30 minutos em todo o mundo – o oposto do que esperaríamos com as pessoas usando seu tempo de forma mais produtiva. Para agravar o problema, os 30 minutos adicionais de trabalho vieram principalmente às custas do que normalmente é o tempo de lazer à noite.

A administração do tempo nos promete que, se nos tornarmos mais eficientes, podemos criar espaço para acomodar confortavelmente todas as nossas tarefas. E, no entanto, gerenciar o tempo é como cavar um buraco na praia: quanto maior o buraco, mais água entra para enchê-lo. Em um mundo de demandas potencialmente infinitas, liberar uma hora em seu calendário é semelhante a disparar um sinalizador anunciando sua capacidade de pular em outro projeto ou assumir uma função adicional.

Isso não quer dizer que o gerenciamento do tempo não tenha valor. A produtividade é importante. Mas em um mundo onde o burnout está acelerado, também precisamos de estratégias para eliminar o volume em vez de simplesmente acomodá-lo. Existem três coisas que você pode fazer para escapar da armadilha.

1. Reduza o Volume de Tarefas

As tarefas representam um acordo: “Cuidarei da atualização do orçamento para a reunião da semana que vem”, “Comprarei algo para jantar no caminho para casa” ou “Enviarei a você o deck de PowerPoint atualizado mais tarde esta noite. ”

Assim que um acordo é firmado, ele começa a criar pressão para entregar. Se tivermos de quebrar ou renegociar o acordo, acrescentamos o estresse adicional de uma conversa desafiadora e a culpa de decepcionar alguém. Para reduzir a pressão do volume da tarefa, mantenha a linha adiantada para não ser forçado a renegociar mais tarde. Como você se mantém na linha depende se sua pilha de tarefas tende a crescer com as tarefas que lhe foram atribuídas ou com as tarefas que você escolhe realizar.

Para as tarefas atribuídas a você, pense em termos de prioridades, não de tempo. Quando um superior lhe pede para fazer algo, responder com “Não tenho tempo para isso” pode parecer muito abrupto. Em vez disso, considere perguntar: “Onde você gostaria que eu priorizasse isso em relação a x, y e z?” Isso realiza duas coisas. Em primeiro lugar, o ônus da priorização é colocado sobre o superior, não sobre você. Em segundo lugar, ele reformula a troca de uma escolha binária para uma discussão colaborativa sobre o que é mais importante.

Para tarefas que você está pensando em adicionar à si mesmo, primeiro bloqueie o calendário. Muitas vezes nos sobrecarregamos porque somos excessivamente otimistas quanto à nossa capacidade. Olhamos para o nosso calendário, vemos um pouco de luz do dia e pensamos: “Ok, provavelmente posso terminar isso na sexta-feira.” E então vem a sexta-feira, e – vejam só – temos que renegociar.

O desafio é que o seu calendário geralmente mostra apenas as declarações sobre o seu tempo que envolvem trabalho síncrono (tarefas que você realiza com outras pessoas ao mesmo tempo que elas): reuniões, ligações, bate-papos no café e assim por diante. Suas tarefas são uma lista paralela de acordos com outras pessoas para trabalho assíncrono (tarefas que você realiza por conta própria e não em tempo real com outras pessoas) que tem um valor de seu tempo. A solução? Combine seu calendário e lista de tarefas, bloqueando o tempo em sua agenda para cada uma de suas tarefas. Ao obter uma visão completa dos compromissos que você assumiu, você pode ver sua capacidade real antes de concordar em assumir mais.

2. Substitua Decisões Por Princípios

Nosso último ano foi caracterizado por um desfile interminável de decisões: Devo mandar meus filhos para a escola? Posso visitar meus pais? É seguro voltar ao escritório? O enfrentamento contínuo de decisões com consequências importantes e informações imperfeitas pode levar ao que os cientistas chamam de sobrecarga cognitiva, na qual as demandas do trabalho mental que precisamos realizar superam nossas habilidades de enfrentamento. A sobrecarga cognitiva aumenta a probabilidade de você cometer erros e contribui significativamente para se sentir sobrecarregado.

Você pode começar a reduzir sua carga cognitiva substituindo as decisões por princípios absolutos. Por exemplo, a ciência do controle da perda de peso nos diz que é muito mais eficaz dizer: “Não vou comer depois das 19h” do que “Vou limitar meus lanches depois das 19h”. Este último cria um número infinito de decisões subsequentes: “Posso tomar este copo de iogurte? Que tal um pedaço de fruta? ” O princípio absoluto de não comer depois das 19 horas fecha a porta de uma vez por todas. As decisões desaparecem.

Tim Ferriss, um autor e podcaster de sucesso, chama isso de “encontrar a única decisão que remove 100 decisões”. Para Ferriss, isso significava estabelecer um princípio de não ler livros recém-publicados em 2020. Depois de anos sendo inundado por autores ávidos e seus publicitários para ler, revisar ou divulgar dezenas de livros novos ou futuros por semana, esse princípio geral o livrou de centenas de decisões livro a livro.

Steve Jobs famosamente decidiu usar a mesma coisa todos os dias para eliminar o cansaço da decisão de escolher uma roupa todas as manhãs. Jon Mackey, o diretor administrativo das operações canadenses da empresa de busca de executivos Heidrick & Struggles, estabeleceu o princípio de nenhuma reunião às sextas-feiras. Depois de falhar em proteger o tempo para um trabalho profundo por meio de decisões individuais sobre quais reuniões aceitar ou rejeitar, ele criou um dia da semana no qual pode se concentrar.

3. Use Estrutura, Não Força de Vontade, Para Minimizar Distrações

As distrações nos impedem de realizar nossas tarefas e de tomar nossas decisões mais importantes. As distrações contribuem particularmente para o sentimento de opressão, porque nos impedem de sentir que estamos progredindo contra as fontes de pressão.

Quando você tenta usar a força de vontade para bloquear distrações como a mídia social, você está se colocando contra um exército das maiores mentes de nossa geração. Eles estão focados incansavelmente em como explorar o que o presidente fundador do Facebook, Sean Parker, chama de “vulnerabilidade na psicologia humana” para roubar uma fatia de sua atenção. Quando se trata de distração, a estrutura sempre vence a força de vontade.

Vários líderes com quem trabalhei em negócios estabeleceram períodos durante o dia em que desligam o Wi-Fi de seus laptops para se concentrarem. Outros criaram sessões permanentes de 30 minutos durante as quais sua equipe pode aparecer para esclarecer dúvidas e obter orientações. Isso reduziu drasticamente o número de pessoas que perguntam: “Posso pegar você emprestado por cinco minutos?” ao longo do dia.

A ex-CEO da Deloitte, Cathy Engelbert, eliminou o agendamento de reuniões consecutivas. Em vez disso, ela fez sua assistente deixar intervalos de 10 minutos para o que ela chamou de PMDRs – pequenos momentos de reflexão. Essa rápida pausa para se recuperar significa que ela não se distraiu no final das reuniões com o que estava por vir ou levando a reunião anterior para a atual.

Em todos esses casos, a solução não é se tornar mais eficiente para acomodar mais tarefas, mais decisões e mais distrações. O imperativo é claro: simplifique. Reduza o número de tarefas que você assume, substitua decisões por princípios e crie uma estrutura para eliminar distrações.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/06/time-management-wont-save-you