As organizações hoje são cada vez mais colaborativas, consistindo em equipes interdependentes que estão em constante evolução e mudança na composição conforme as empresas crescem (ou diminuem) e se reorganizam para permanecer ágeis. Você ou um de seus colegas pode ser novo em um trabalho, uma equipe ou uma organização, resultando na necessidade de colaborar com alguém que você nunca conheceu antes.

A colaboração pode ser uma faca de dois gumes. Pode levar a maior inovação e melhores resultados. Um estudo de Stanford descobriu que trabalhar juntos aumentou a motivação intrínseca, com os participantes persistindo até 64% mais em tarefas desafiadoras e tendo mais interesse e energia para eles. Mas a desvantagem da colaboração, como todos sabemos muito bem, é que ela pode desacelerar significativamente a tomada de decisões e resultar em reuniões, chamadas e e-mails intermináveis, estimados em 80% do tempo de um funcionário – deixando pouca largura de banda para um próprio trabalho. Acrescente outros fatores, como estilos de trabalho diferentes e expectativas pouco claras, e pode ser uma jornada acidentada com muita frustração.

No entanto, colaborar com alguém que você nunca conheceu antes pode produzir resultados de sucesso e construir novos relacionamentos. Uma dessas experiências minhas não apenas resultou em uma conferência de mulheres bem-sucedida, mas também levou a uma amizade de duas décadas com minha copresidente.

Embora muitos de nós sejamos inclinados a mergulhar e “começar a trabalhar” após as apresentações rápidas, dar um passo atrás para primeiro discutir as seguintes questões com seu novo colega irá ajudá-los a se conhecerem melhor e a trabalharem juntos de forma mais eficaz.

Quais são nossos objetivos e processos para este projeto? Aproveite o tempo para articular a definição de sucesso de cada pessoa e a visão do caminho em direção a ele. Você quer ter certeza de que está “remando na mesma direção” e não trabalhando com objetivos contrários. Esteja você construindo um novo site, cortejando um novo cliente ou lançando um novo produto, definir os objetivos e o roteiro irá ajudá-lo a entender o que é importante para cada pessoa e começar a construir confiança e compromisso com seu objetivo comum.

Quem fará o quê e até quando? Uma pesquisa de 2019 realizada pela Slack identificou responsabilidades claras como uma das características mais importantes da boa colaboração no local de trabalho – mas também as destacou como um dos problemas mais comuns em pequenas empresas emergentes e em empresas maiores. Esclarecer as responsabilidades antecipadamente pode ajudá-lo a equilibrar a carga de trabalho e evitar inadvertidamente pisar no dedo do outro ou realizar trabalho duplicado e pode ajudar a prevenir o comportamento territorial. Estabelecer em conjunto a responsabilidade pelo progresso em várias entregas e seu tempo pode criar ainda mais clareza e solidificar um senso de propriedade. Além disso, estabelecer check-ins regulares com seu colega para revisar o progresso pode aumentar a probabilidade de que as metas sejam atingidas em 95%.

Quais são nossos pontos fortes e estilos de trabalho individuais preferidos? As diferenças de estilo podem ser uma fonte de irritação ou conflito. No entanto, se discutidos e entendidos com antecedência, eles podem permitir que vocês trabalhem juntos de forma ainda mais eficaz. Compreender os pontos fortes de cada um pode não apenas ajudar a determinar a divisão de trabalho, mas também sinalizar onde você pode querer consultar ou encaminhar para seu colega. Quando conheci minha cofundadora da minha empresa de desenvolvimento de liderança, seu foco no panorama geral, ideias inovadoras e experiência em marketing ajudaram a moldar a visão, definir o mercado-alvo e gerar demanda para um programa de grande sucesso que lançamos ao abrir nossa empresa. Meu foco prático nos detalhes e logística, junto com minha perspicácia financeira, ajudaram a garantir uma execução tranquila e lucrativa. Se não estivéssemos cientes de nossas diferenças em estilos e pontos fortes quando começamos nosso empreendimento, eu poderia ter pensado que suas ideias eram muito “confusas” e ela poderia ter pensado que meu pragmatismo era muito restritivo. Em vez disso, usamos essas diferenças a nosso favor.

Um cliente anterior meu, sócio de uma empresa de consultoria de gestão cujas equipes mudavam a cada poucos meses, criou um documento descrevendo seus pontos fortes e estilos de trabalho preferidos, que chamou de “Guia do Usuário para Raj”. Ele iria compartilhar com os novos membros da equipe e pedir-lhes que compartilhassem as mesmas informações sobre si mesmos para que as diferenças pudessem ser aproveitadas em vez de se tornarem uma fonte de mal-entendidos ou conflitos.

Quando e como daremos feedback um ao outro sobre nossa relação de trabalho? Estabelecer um processo de feedback quando o relacionamento é novo pode torná-lo muito menos complicado mais tarde, quando você tiver um feedback a dar. Além disso, pode ajudar a construir o relacionamento entre você e seu colega. Você pode realmente apreciar a criatividade que seu colega de equipe trouxe para o projeto, mas o fato de ele não estar preparado para sua última reunião significou que você teve que adiar uma decisão importante. Da mesma forma, você pode ter pontos cegos sobre suas próprias contribuições e o que seu colega gostaria de ver mais (ou menos) de você.

O que precisamos uns dos outros para fazer nosso melhor trabalho? Freqüentemente presumimos que os outros operam como nós ou sabem o que precisamos deles. Não apenas não é o caso, mas a questão é ainda mais importante para discutir se vocês nunca se encontraram antes. Para realmente entender como vocês podem apoiar um ao outro para fazer seu melhor trabalho, você precisa ser claro sobre suas necessidades. Por exemplo, você pode dizer: “Consigo contribuir melhor quando tenho tempo para pensar sobre os tópicos com antecedência. Você pode me enviar uma agenda de alto nível antes de nossas reuniões para que eu possa refletir e reunir minhas idéias antes de nossa discussão? ” Se você sente que está tolerando algo de seu colega, não é apenas uma oportunidade de feedback; é um pedido silencioso que você ainda precisa fazer. Por exemplo, “E-mails de fim de semana realmente me estressam. A menos que seja urgente, você pode esperar até segunda-feira para enviá-los? ”

Fazer e responder a essas perguntas com seu novo colega garantirá que sua colaboração alcance resultados bem-sucedidos e uma relação de trabalho positiva.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/12/collaborating-with-someone-you-dont-really-know