Ser interrompido no trabalho pode ser incrivelmente frustrante, irritante e estressante – mas tem que ser? As interrupções no local de trabalho geralmente são necessárias, fornecendo as informações e a colaboração em tempo real de que precisamos para realizar nosso trabalho. E como Slack, Zoom e inúmeras outras ferramentas de comunicação facilitam cada vez mais o contato, essas interrupções estão se tornando cada vez mais frequentes (e inevitáveis).

A boa notícia é que pesquisas recentes sugerem que as interrupções não precisam ser desagradáveis. Conduzi um estudo com o colega pesquisador de gestão David Greenway, no qual pedimos a 35 trabalhadores do conhecimento em tempo integral que acompanhassem todas as vezes que eram interrompidos ao longo do dia de trabalho (todos os dados foram coletados antes da pandemia). Através de uma análise de seus logs e uma série de entrevistas em profundidade, descobrimos que as interrupções percebidas positivamente eram quase tão comuns quanto as negativas: Das 251 interrupções relatadas por nossos participantes, 31% foram vivenciadas positivamente, enquanto 34% foram negativas e 35% foram neutras. Também descobrimos que 80% de nossos participantes relataram pelo menos uma interrupção positiva ao longo de sua jornada de trabalho, enquanto 86% registraram pelo menos uma interrupção negativa.

Por que alguém se sentiria bem em ser interrompido? Em nosso estudo, os participantes que relataram interrupções positivas descreveram como essas experiências despertaram emoções como felicidade, excitação ou satisfação. Por exemplo, uma especialista em RH explicou que, embora estivesse trabalhando em um plano de projeto, ficou feliz quando um colega a interrompeu para pedir que ela revisasse alguns materiais de marketing:

“Esta foi uma interrupção bem-vinda porque estava relacionada a outro projeto que eu esperava encerrar em breve… Mesmo que tenha interrompido meu trabalho no plano do projeto… Eu vi isso como positivo. Fiquei feliz que [o projeto de marketing] estava avançando… Era mais importante fazer isso naquele momento do que terminar o plano do projeto, que não era [tão] urgente.”

Da mesma forma, uma corretora de ações descreveu estar satisfeita quando seu novo contratado parou em sua mesa antes da abertura do mercado para o dia, mesmo que ela estivesse no meio de checar as notícias:

“Não aceitamos interrupções durante o horário de negociação, [mas] antes da abertura do mercado é um ótimo momento para [uma verificação]… Ele me contou o que havia feito no dia anterior, o que havia passado e perguntou , ‘No que devemos trabalhar hoje?’…Eu estava muito animada…Eu não tenho muitas chances de contratar alguém abaixo de mim [e] esta é a primeira pessoa que eu fui para batizar e disse que deveríamos contratar. Então me fez sentir bem que ele está indo tão bem… Colocá-lo no ritmo vai ajudar a longo prazo… [Isso] tornou uma experiência positiva.”

Claramente, como experimentamos uma interrupção pode variar substancialmente dependendo de como isso afeta nosso trabalho. Embora mudar de marcha e mudar nossas agendas para acomodar uma tarefa inesperada possa ser frustrante, as interrupções podem parecer positivas se parecerem um bom uso do nosso tempo. Essa interrupção me ajuda a progredir em algo que valha a pena? Essa nova tarefa é mais importante do que o que eu estava fazendo antes? Também somos mais propensos a experimentar interrupções de forma positiva se elas se encaixarem mais facilmente em nosso dia. Este é um momento conveniente para lidar com essa interrupção? Tenho tempo livre suficiente para adicioná-la à minha carga de trabalho? Já planejei mentalmente gastar tempo nessa tarefa?

Considerar esses fatores pode ajudá-lo a otimizar como, quando e quem você interrompe. Identificamos várias estratégias específicas que podem ajudar você a aumentar as chances de sua interrupção ser recebida positivamente:

1. Avalie quão crítica é a tarefa.

As pessoas são mais propensas a ver uma interrupção como algo que vale o seu tempo se a tarefa que estão sendo solicitadas a fazer parecer importante – especialmente se parecer mais importante do que aquilo em que estavam trabalhando anteriormente. Portanto, antes de interromper alguém, considere se o que você quer que ele faça provavelmente será uma prioridade para ele.

2. Não empilhe.

Da mesma forma, descobrimos que as pessoas tendem a reagir negativamente a uma interrupção se ela surgir em um momento em que já estão se sentindo sobrecarregadas. Para evitar acumular, pergunte a si mesmo o que você sabe sobre a carga de trabalho atual da pessoa. Se você souber que eles estão com problemas, considere interromper outra pessoa (se a tarefa for urgente) ou esperar até que a pessoa tenha menos tarefas (se a tarefa puder esperar).

3. Identifique a pessoa certa para interromper.

É sempre irritante quando você é interrompido por alguém, apenas para descobrir que você nem é a pessoa certa para o trabalho. Por exemplo, uma assistente de escritório em nosso estudo reagiu negativamente quando alguém lhe pediu para procurar material de embalagem, já que essa era uma tarefa que ela achava que poderia facilmente ter sido feita pelo próprio interruptor. Então, antes de bater na porta de alguém, pergunte-se: essa é a pessoa certa para assumir essa nova tarefa? Qual função os torna mais adequados para a tarefa em que você precisa de ajuda? As responsabilidades de quem normalmente incluem tarefas semelhantes? É muito mais provável que sua interrupção seja bem recebida se você se esforçar para determinar a melhor pessoa para perguntar.

4. Preste atenção aos sinais de ocupação.

Com base em experimentos de laboratório anteriores, nosso estudo descobriu que as interrupções são experimentadas de forma mais positiva se ocorrerem no que parece ser o momento “certo”. Isso normalmente significa esperar por um momento em que a pessoa que você deseja interromper não esteja profundamente absorta em outra tarefa, ou quando ela precisar de uma pausa em seu trabalho regular de qualquer maneira. Para determinar se é um bom momento para interromper, preste atenção aos sinais que a pessoa está enviando: ela está trabalhando com a porta fechada ou aberta? Eles estão listados como “ausentes” ou “disponíveis” online? Eles têm esta hora bloqueada em seu calendário? Essas dicas podem indicar como uma interrupção provavelmente será experimentada.

5. Diminua a carga de tempo.

Em nosso estudo, descobrimos que as percepções das pessoas sobre quanto tempo uma interrupção parecia durar influenciava como elas se sentiam sobre isso. Quando as interrupções pareciam se arrastar ou demorar mais do que “deveriam”, elas eram mais propensas a causar sentimentos negativos. Para resolver isso, pense criativamente em como você pode aliviar a carga e usar o tempo da pessoa com mais eficiência. Você pode apresentar o contexto da interrupção de forma mais sucinta? Existem etapas que você pode concluir antes de entregar a tarefa a outra pessoa? Importante, é tudo sobre como você é percebido – mesmo que esses detalhes não pareçam um grande problema para você, apresentar a interrupção de uma maneira que destaque seu respeito pelo tempo da outra pessoa pode ter um grande impacto em como ela reage.

6. Dê um aviso prévio.

As interrupções, por definição, sempre serão um tanto inesperadas. Mas elas não precisam ser totalmente inesperadas – em alguns casos, você pode informar a alguém que espera interrompê-los em um futuro próximo. Por exemplo, se você planeja pedir feedback a um colega de trabalho sobre o design de um site depois de terminá-lo, informe-o de que entrará em contato na próxima semana. Isso ajuda seu colega a planejar mentalmente a interrupção e a ter tempo para a tarefa, mesmo que o momento exato ainda seja desconhecido.

Especialmente porque muitas organizações mudam para modelos híbridos de longo prazo, é mais importante do que nunca pensar proativamente sobre como nos comunicamos no trabalho. O retorno ao escritório, seja em tempo parcial ou integral, trará de volta oportunidades de interrupções presenciais que eram impossíveis quando toda a comunicação era realizada online. Ao mesmo tempo, uma maior dependência de mensagens instantâneas, chamadas de vídeo e outras ferramentas digitais cria seus próprios desafios, pois muitas barreiras às interrupções (assim como as dicas visíveis que ajudam a determinar se uma interrupção é apropriada) são substancialmente reduzidas. Claro, sempre houve maneiras melhores e piores de interromper alguém – mas neste novo cenário complexo, cabe a todos nós prestarmos muita atenção às normas em evolução sobre o que significa ser um “bom” interruptor.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2022/02/how-to-interrupt-someones-workday-without-annoying-them