A pandemia do coronavírus forçou muitos de nós a uma triagem constante e implacável de tarefas e atribuições. Pode ser mudar para uma experiência de trabalho remota com nossas equipes, lutar para reter e adquirir clientes ou aumentar para atender a uma explosão de demanda. E isso é apenas trabalho. Em casa, continuamos a enfrentar uma miríade de desafios: tentar permanecer produtivo, cuidar de nossos entes queridos e fazer o nosso melhor para permanecer saudável. E agora, assim como podemos começar a encontrar um ritmo, precisamos criar planos para alguma forma de reabertura.

Com tudo isso, é fácil nos sentirmos sobrecarregados, deixando-nos sem saber por onde começar. Em tempos de crise (como este), pode ser útil nos concentrarmos em dois critérios em nossa tomada de decisão: importância e urgência. Considere esses dois critérios como parte de uma matriz dois por dois. De um lado está a importância e do outro a urgência. Quando você precisa priorizar suas atribuições, esta matriz pode ajudá-lo a decidir quando você pode delegar, eliminar ou adiar o menos essencial para se concentrar no que é crítico para a missão.

Como priorizar

Comece escrevendo uma lista abrangente de “coisas a fazer”, incluindo as tarefas que são o tema principal de todas as reuniões e aquelas que o deixam acordado à noite. Tire-os de nossa cabeça e coloque-os em um papel. Se isso for muito difícil, tente organizar tarefas por diferentes projetos, equipes ou esferas, como trabalho, casa, crianças.

A seguir, reserve algum tempo para definir os dois eixos. Primeiro, entenda como você mede a importância de uma tarefa. Isso pode incluir: probabilidade de sucesso, impacto (resultado ou indicadores principais), vantagem competitiva, alinhamento de valor, custo, risco ou obrigatório versus bom de ter. Em seguida, considere como você mede a urgência, seja definindo prazos (por exemplo, esta manhã, final do dia, esta semana, este mês) ou consequências ou benefícios de completar ou atrasar tarefas.

Finalmente, você precisará traçar suas tarefas na matriz. No canto superior direito, você colocará as tarefas que são importantes e urgentes. Essas são as principais prioridades que são urgentes e críticas para serem executadas. Em vez de falar sobre fazer isso de novo e de novo, enfrente-os de frente. Eles podem ser problemas críticos do cliente ou prazos de estoque do fornecedor ou tarefas que foram adiadas na semana anterior e agora são importantes e urgentes.

O canto superior esquerdo é para tarefas importantes, mas menos urgentes. Essas são tarefas essenciais para você alcançar seus objetivos, mas não precisam ser realizadas imediatamente. Para evitar que eles saiam do seu radar, agende um horário específico com um prazo final absoluto e externo. Talvez você precise criar um plano para pivôs estratégicos no horizonte, configurar entrevistas com clientes pós-lançamento ou fazer check-in com um novo contratado. Frequentemente, se esses itens forem ignorados, eles passarão de borbulhas na superfície para fervendo.

O canto inferior direito é para tarefas urgentes que são menos importantes. Essas tarefas não são centrais para seus objetivos e muitas vezes são oportunidades para capacitação e trabalho em equipe. Você pode realizar essas tarefas desbloqueando projetos que permitirão que outros tenham sucesso, incentivando a autonomia ou criando pares para resolver um problema. Muitas vezes, essas tarefas podem ser facilmente resolvidas com a ajuda de outras pessoas.

Finalmente, o canto esquerdo inferior é para tarefas que são menos importantes e menos urgentes. Você vai querer encontrar maneiras de fechá-las rapidamente. Comece eliminando tarefas desatualizadas. Para as tarefas restantes, determine se o adiamento é a decisão certa, avaliando o impacto negativo e a reversibilidade das consequências. Também podemos explorar se algumas tarefas podem ser convertidas em uma vitória rápida, concluindo-as com esforço reduzido.

Priorizar é para equipes também

Essa matriz importante / urgente também pode ser útil quando as equipes estão perdidas e desorganizadas. Reúna a equipe virtualmente ou cara a cara e analise as instruções para os diferentes quadrantes usando quadros brancos do Zoom ou post-its e flip-chart.

Se sua lista de “tarefas a fazer” ainda parece insustentável, tente fazer outra varredura e identificar as tarefas que estão claramente dentro de nosso círculo de controle e aprecie essa auto-capacitação. Para aquelas que você não pode controlar, mas pode influenciar, identifique as maneiras tangíveis de levar essas tarefas adiante. Pois tarefas que você não pode controlar e não pode influenciar, deixe-as de lado por enquanto e observe e espere as condições mudarem.

Mantenha essa matriz dinâmica revisitando e refazendo-a regularmente conforme você realiza suas tarefas, novas tarefas surgem e nossos pivôs de contexto. Com essa matriz urgente / importante, você pode investir sua energia onde ela é mais necessária.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/08/conquer-your-to-do-list-with-this-simple-hack