As organizações de hoje estão sob pressão para adaptar suas infraestruturas e processos a um mercado mais dinâmico e digital. Para se manterem competitivas, as empresas têm adotado cada vez mais uma estrutura ágil de gerenciamento de projetos – e o acesso a informações oportunas e relevantes é mais valioso do que nunca. Como tal, os gerentes de projeto dependem cada vez mais de painéis baseados em atividades para relatar informações oportunas e fáceis de usar para as partes interessadas do projeto que desejam compreender como as atividades do projeto afetam os objetivos de desempenho provisórios.

Os painéis têm um apelo óbvio. Eles fornecem relatórios numéricos e visuais oportunos e fáceis de entender dos KPIs correspondentes às atividades do projeto, oferecendo às partes interessadas uma visão de alto nível das métricas essenciais que mostram o estado de desempenho do projeto. Os gerentes de projeto podem ver mais facilmente as variações entre as métricas reais e esperadas que sinalizam quebras de processo, permitindo-lhes tomar as ações necessárias mais rapidamente para manter o progresso do projeto. Os componentes subjacentes dos painéis (por exemplo, fontes de dados, análises e funcionalidade) também melhoraram rapidamente, pois a era digital produziu fontes de dados descritivos adicionais, feeds de dados em tempo real aprimorados e visualização robusta, todos os quais os tornam úteis para um público cada vez mais amplo.

No entanto, apesar de suas vantagens, os painéis também costumam ter limitações. Eles podem incluir muitos dados, produzindo sobrecarga de informações e dificultando o suporte a decisões claras. Além disso, os relatórios do painel fornecem informações retrospectivas. Simplificando, as informações disponíveis fornecem uma atualização sobre o que é ou o que aconteceu com um indicador-chave de desempenho. Os usuários podem perguntar: “Por que meus KPIs estão na zona vermelha?” ou “O que está fazendo com que nosso desempenho esteja tão longe de nossas estimativas?” mas o acesso aos dados subjacentes normalmente não faz parte da funcionalidade do painel. Uma pesquisa recente mostrou que gerentes e executivos têm dificuldade em extrair todo o potencial das informações fornecidas nos painéis. Os líderes de negócios lutam para encontrar um equilíbrio entre os painéis que apresentam visões abrangentes de indicadores operacionais ou financeiros e aqueles preenchidos com KPIs detalhados ou um foco rígido em indicadores específicos.

Apesar da crescente dependência de painéis para gerenciamento de projetos, descobrimos que a maioria dos gerentes de projeto sente que não tem suporte de decisão suficiente de plataformas analíticas para gerenciar projetos de maneira eficaz. Em uma pesquisa realizada para entender melhor a importância da análise no gerenciamento de projetos, obtivemos feedback de 25 gerentes de projeto em atividade em todos os setores, incluindo farmacêutico, manufatura, tecnologia e tecnologia de saúde. Suas respostas indicaram que, embora eles se apoiassem fortemente nessas plataformas de relatórios – a maioria as usava quase diariamente – quase três quartos achavam que seus painéis não tinham as ferramentas de que precisavam para ter sucesso.

Este era um problema familiar: um de nós (D’Cruz) havia navegado recentemente na função de gerente sênior de análise da Honeywell Inc. Lá, ele liderou uma iniciativa para redesenhar os painéis da empresa para dar aos gerentes de projeto acesso não apenas aos KPIs, mas também os dados descritivos mais detalhados por trás deles. Ao fornecer essas informações oportunas, acessíveis e detalhadas, ele descobriu que os gerentes de projeto eram mais capazes de entender o que estava impulsionando seus KPIs e estabelecer previsões de orçamento mais precisas e gerenciar o desempenho contínuo de seus projetos. Esse parecia ser o tipo de ferramenta que nossos entrevistados sentiam que faltava. Veja como a empresa fez isso.

Construindo um Painel Melhor na Honeywell

O processo desenvolvido pela Honeywell foi em resposta aos problemas de uma equipe. Uma iniciativa de projeto estava apresentando uma grande variação em seus custos em relação ao que foi projetado. Isso trouxe rapidamente a divisão de finanças devido à necessidade de reajustar os requisitos de capital, o que por sua vez criou atrasos.

O esforço para corrigir essa situação começou com a equipe de finanças, que percebeu grandes variações nas estimativas de orçamento do projeto proposto. Os gerentes de projeto estavam subestimando ou exagerando suas previsões, o que deu origem a dois problemas: 1) Previsões superestimadas resultaram em alocação incorreta de capital, evitando gastos em outros investimentos, e 2) Previsões subestimadas causaram solicitações de mudança de orçamentos, levando a um tempo de colocação no mercado mais lento.

A equipe de dados e análises da Honeywell foi capaz de adaptar a funcionalidade de um painel para fornecer suporte de decisão eficaz, envolvendo as partes interessadas nos processos de design e implantação. Ao fornecer um painel interativo intencionalmente personalizado – ou seja, um painel que permitia aos usuários acessar dados pertinentes, quase em tempo real – as partes interessadas podiam adquirir as informações detalhadas e oportunas de que precisavam para entender o que estava impulsionando as variações de KPI, permitindo-lhes gerenciar melhor os recursos em todo o projeto.

O Estágio de Design

Para corrigir o problema de previsão de custos, a equipe decidiu criar um painel front-end que permitiria aos gerentes de projeto ter acesso a dados financeiros reais e estimativas mais detalhadas em uma interface mais em tempo real do que antes. O pensamento aqui era que em uma estrutura ágil com prioridades e requisitos em evolução, os gerentes de projeto precisavam da habilidade e flexibilidade para entender como seus projetos e despesas estavam evoluindo. Como tal, era necessário transformar a maneira como os gerentes de projeto viam e planejavam as finanças de um projeto.

Comece com a perspectiva do usuário: a primeira etapa no projeto da estrutura analítica foi entender claramente os dados envolvidos e como os gerentes de projeto confiaram e acessaram esses dados. As fontes primárias de dados foram gastos internos em recursos e gastos externos (despesas de parceiros / fornecedores – mão de obra, tecnologia, etc.). Eles foram colocados em um banco de dados centralizado. A próxima etapa foi decidir a lista de KPIs / métricas que seriam úteis para as partes interessadas. Isso envolveu a interação com a equipe de gerenciamento do projeto para identificar como eles seriam relatados.

A engenharia de dados pode ajudar: Os dados que são inseridos nos sistemas de origem são carregados em um data warehouse, que requer um processo de extração, transformação e carregamento (ETC). Para alimentar os recursos visuais do painel, a equipe de engenharia usou os requisitos de relatório descritos pelos gerentes de projeto para construir diferentes tabelas, junções e filtros no banco de dados. Isso permitiu que a camada de visualização se conectasse aos dados de origem, facilitando uma capacidade mais contínua de interagir e exibir as informações desejadas e criar imagens das métricas necessárias.

Torne sua interface amigável: por meio da incorporação de guias, que fornecem direção de detalhamento para a navegação do usuário, os PMs foram capazes de acessar atributos detalhados do que estava gerando custo ou horas de trabalho e também exibiram direcionadores de custo ao longo do tempo. Essas métricas de atividade do projeto foram atualizadas conforme ocorreram, dando aos usuários suporte a decisões quase em tempo real. O painel interativo conecta PMs para acessar uma variedade de dados detalhados, como:

• Horas de trabalho internas aplicadas às atividades de acordo com a área funcional (até um nível de funcionário individual)
• Custos de fornecedores / parceiros externos conforme ocorrem por atributo (por exemplo, software faturado, horas de trabalho etc.)
• Drivers de custo de recursos do projeto e projeções de versos de variações em uma base diária e ao longo do tempo

Crie documentação e treinamento fáceis de usar: a fim de impulsionar o uso da plataforma, a equipe analítica forneceu suporte contínuo às partes interessadas do projeto sobre como acessar dados por meio do painel e incluiu documentação instrutiva de autoatendimento e conteúdo de vídeo que os usuários podiam acessar para saber rapidamente como identificar os dados necessários para compreender o consumo de recursos.

Resultados

O valor da análise em um lançamento de painel é fornecer suporte à decisão, ou simplesmente, fornecer informações relevantes em tempo hábil para que os usuários entendam melhor as tarefas que estão gerenciando. O cenário representado neste projeto atingiu seu objetivo em algumas frentes. A equipe de análise monitorou o uso do painel após a implementação e determinou que a maioria dos PMs se conectava ao sistema regularmente, o que aborda um grande obstáculo de implementações de sistemas (por exemplo, adoção do usuário).

Conforme o tempo passou, a equipe também identificou uma maior precisão de previsão dos projetos, o que reduziu os “pings” do projeto, ou pausas disruptivas nos projetos e os efeitos propagadores das atividades correspondentes. Um resultado importante foi uma alocação mais ideal de recursos de capital no nível organizacional, já que os PMs estavam mais bem equipados para solicitar financiamento adicional dependendo do escopo adicional, o que ajudou a evitar orçamentos excessivos para cobrir possíveis mudanças de escopo em uma estrutura ágil. Isso foi realizado por meio do acesso a informações mais detalhadas sobre os direcionadores de custos à medida que ocorriam, o que capacitou os PMs a manter uma estrutura de projeto flexível. Em alguns casos, os PMs conseguiram realmente reduzir os orçamentos do excesso de capital não utilizado.

À medida que as empresas dependem cada vez mais de abordagens ágeis, ter os dados certos em mãos para tomar decisões importantes torna-se cada vez mais essencial. Os painéis podem ser ótimas ferramentas para orientar os gerentes de projeto ao longo do caminho, mas está claro que agora muitos dos gerentes sentem que não têm todas as ferramentas de que precisam. Mas não se deve esperar que esses funcionários paguem com informações incompletas em uma tarefa tão vital. Dar a eles as ferramentas de que precisam para ter sucesso beneficiará a todos.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/07/build-a-better-dashboard-for-your-agile-project